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如何開好管理評審會議

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2024-09-02  來源:管理體系架構(gòu)師  作者:尹錦花
核心提示:管理評審是質(zhì)量管理體系運行中的重要環(huán)節(jié)之一。評審包括評價改進的機會和質(zhì)量管理體系變更的需求,包括質(zhì)量方針和質(zhì)量目標變更的需求。不少企業(yè)在實際開展的管理評審時,由于對標準的理解不透徹,在執(zhí)行過程中仍存在著一些問題。
   管理評審是 質(zhì)量管理體系運行 中的重要環(huán)節(jié)之一,GJB9001B-2009要求企業(yè)最高管理者按策劃的時間間隔評審質(zhì)量管理體系,以確保體系持續(xù)的適應性、充分性和有效性。
 
  評審包括評價改進的機會和質(zhì)量管理體系變更的需求,包括質(zhì)量方針和質(zhì)量目標變更的需求。
 
  管理評審工作是否規(guī)范和富有成效,是衡量一個企業(yè)質(zhì)量管理體系運營效果和質(zhì)量高低的一把尺子,也是衡量一個企業(yè)最高管理者對質(zhì)量管理體系的重視程度和理解程度。
 
  不少企業(yè)在實際開展的管理評審時,由于對標準的理解不透徹,在執(zhí)行過程中仍存在著一些問題。
 
一、管理評審中存在的主要問題
 
  1、管理評審會不是在最高管理者主持下召開的。
 
  由于最高管理者將質(zhì)量管理體系的建立、實施和保持均授權(quán)給管理者代表負責,所以,最高管理者認為管理評審也應是管理者代表主持,這是對標準的誤解。
 
  GJB9001B-2009要求“最高管理者應按策劃的時間間隔評審質(zhì)量管理體系,以確保體系持續(xù)的適應性、充分性和有效性”。
 
  有的時候,按策劃的時間進行管理評審時,最高管理者出差在外,就委托管理者代表主持,這也是不符合標準要求的。
 
  2、管理評審輸入資料有漏項、不完整或泛泛而談,沒有實際內(nèi)容。
 
  管理評審輸入是管理評審的前提和條件,輸入資料不全就不能保證管理評審的質(zhì)量。
 
  有的企業(yè)對標準理解不到位,沒有按標準要求的8個方面去做,有一定的隨意性,導致輸入資料有漏項、不完整,不符合標準的規(guī)定。
 
  有的部門領(lǐng)導不重視管理評審會,讓部門質(zhì)量管理員代寫,而質(zhì)量管理員對于本部門存在的問題并不清楚,了解的也不全面,也不調(diào)查,所以編寫的輸入資料內(nèi)容空泛;
 
  有的部門認為問題寫的多了,又沒有解決辦法,無法改進,所以在輸入資料中不提問題。這也是不符合要求的。
 
  3、評審會議沒有討論發(fā)言的記錄,特別是看不到最高管理者的發(fā)言。
 
  企業(yè)有時候會邀請顧客代表參加評審,由于有顧客在場,各部門領(lǐng)導只講成績,不講存在的問題,這樣的管理評審會難免是走過場、做給顧客代表看樣子,不可能解決質(zhì)量管理體系運行中存在的實際問題。
 
  4、管理評審會作出的決定或糾正措施是質(zhì)量部門確定的。
 
  最高管理者由于對管理評審不了解,前期資料準備都由質(zhì)量部門負責,最高管理者只是臨時主持會議,并把它當成召開中干會議,作指示,而沒有圍繞標準要求的內(nèi)容展開。
 
  5、糾正措施籠統(tǒng)、不具體,沒有可操作性。
 
  由于最高管理者對標準 要求的不理解,提出的要求往往是框架式或口號式要求,沒有可操作性,也無法落實,無法進行檢查。
 
  6、對管理評審提出的糾正措施沒有進行落實或落實不到位。
 
  管理評審會議提出的措施,有些是長效管理要求,但由于部門領(lǐng)導對管理評審的不理解和不重視,沒有把管理評審措施結(jié)合實際工作進行落實,等下一年度管理評審前對措施進行檢查時發(fā)現(xiàn)措施還沒有落實。
 
二、管理評審中存在問題的解決措施
 
  1、最高管理者要親自組織評審會議,對質(zhì)量管理體系的適宜性、充分性和有效性進行評審。
 
  在前期進行管理評審會議策劃時,就應明確最高管理者為會議組織召開者和會議主持人,并在策劃案中明確會議流程、會議主題和各部門發(fā)言順序,以便最高管理者和各部門領(lǐng)導提前做好準備工作。
 
  2、管理評審前發(fā)出通知,明確各個部門要準備的資料,最終由質(zhì)量部門審核管理評審的輸入資料。
 
  在召開管理評審會議前,最好提前一個月發(fā)出通知,根據(jù)GJB9001B-2009標準要求的8個方面,一一分解,明確相關(guān)職能單位需要提供的資料內(nèi)容,同時強調(diào)各單位提出質(zhì)量管理體系運行中存在的主要問題或建議。
 
  各部門準備的資料集中到質(zhì)量部門后,由質(zhì)量部進行審核整理管理評審的輸入資料。
 
  這樣,使管理評審輸入的內(nèi)容更全面、客觀,也能全面分析和總結(jié)質(zhì)量管理體系運行中存在的主要問題。
 
  3、在管理評審前質(zhì)量部門將各部門輸入資料提出問題進行核查,溝通,明確具體的糾正措施。
 
  質(zhì)量部門要匯總各部門提出的問題,篩選出比較典型或重要的問題,針對典型或重要問題進行核查和溝通,在調(diào)查了解實際情況的基礎(chǔ)上,確定報告中要提出的問題,同時提出解決該問題的具體措施,在管理評審會議前,將輸入報告提交最高管理者,管理者代表可以和最高管理者事先溝通,以便于最高管理者進行決策。
 
  這樣,可以在管理評審時可以突出重點,控制會議主題,提高管理評審會的質(zhì)量。
 
  4、做好會議記錄,為擬制管理評審報告奠定基礎(chǔ)。
 
  會議記錄內(nèi)容主要是各部門領(lǐng)導的發(fā)言,大家提出的問題和建議,特別是最高管理者對質(zhì)量管理體系運行情況的評價和對存在問題提出的措施要求。
 
  5、管理評審的輸出報告措施要具體,整改單位和時間明確,便于檢查。
 
  管理評審結(jié)束后,相關(guān)部門整理管理評審報告,報告的內(nèi)容明確評審輸入中提出問題的具體糾正措施,包括責任單位和完成時間。
 
  管理評審報告經(jīng)管理者代表會簽,最高管理者批準后下發(fā)實施。
 
  6、檢查管理評審糾正措施的落實情況和效果并報告給最高管理者。
 
  管理評審會議的目的是確保持續(xù)的適宜性、充分性和有效性。管理評審會議確定的改進措施是否得到解決,由質(zhì)量部門按期根據(jù)管理評審報告要求進行跟蹤檢查,并驗證措施的完成效果,將檢查結(jié)果報告給管理者代表和最高管理者,使評審工作形成閉環(huán)管理。
 
三、結(jié)束語
 
  管理評審就是對質(zhì)量管理體系運行一定時間間隔后的一個總結(jié),以確保體系能持續(xù)的適宜、充分和有效,然后提出下一階段的目標和改進措施。
 
  所以,如果管理評審會開的富有成效,對下一階段質(zhì)量管理體系的運行起到很好的指導和引導作用,促進質(zhì)量管理體系運行質(zhì)量的提升。
編輯:foodqm

 
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