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審核員必讀的十條審核規(guī)則!

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2023-12-05  來源:食品論壇網(wǎng)友轉(zhuǎn)載分享,僅供參考
核心提示:所有的審核員都接受過審核策劃、實(shí)施和報(bào)告的基本培訓(xùn)。遺憾的是,許多審核員只接受過這樣的基本培訓(xùn)。在此,我提出十條規(guī)則,或者說,你也可以將其視為指南。如果遵循這些指南,你將大大提高審核的有效性。各位審核員,對(duì)照一下,你都做到了嗎?
       所有的審核員都接受過審核策劃、實(shí)施和報(bào)告的基本培訓(xùn)。遺憾的是,許多審核員只接受過這樣的基本培訓(xùn)。在此,我提出十條規(guī)則,或者說,你也可以將其視為指南。如果遵循這些指南,你將大大提高審核的有效性。各位審核員,對(duì)照一下,你都做到了嗎?
 
 
規(guī)則一:讓受審核方成為審核組的成員
 
讓受審核方感覺自己就是審核組的成員要避免這樣的開場白,“不要擔(dān)心,我們不是來這里審核你們,而是審核你們的體系的。”
 
而應(yīng)該說:“我們要對(duì)××過程進(jìn)行一次評(píng)估,爭取識(shí)別過程的不足之處或者改進(jìn)的機(jī)會(huì)。為此,我們需要你們的幫助。希望你們帶我們走一遍整個(gè)過程,并解釋它是如何運(yùn)行的。我們可能需要你們回答一些問題或出示一些相關(guān)的記錄。如果有什么不足之處或者你們認(rèn)為會(huì)有讓過程變得更好的改進(jìn)措施,我們也愿意聽聽。如果你有什么問題,請隨時(shí)提出來?梢詥幔俊
 
這樣的開場白聽起來更真誠,真正反映出受審核方的角色,還讓受審核方成為審核組的成員,事實(shí)上也應(yīng)該如此。
 
這條規(guī)則的運(yùn)用,應(yīng)該讓受審核方不但愿意接受審核,而且還樂意積極協(xié)助審核。
 

規(guī)則二:漏斗法面談策略
 
審核員在與受審核方面談中,可以問三大類問題:開放式、封閉式和澄清性的問題。
 
評(píng)估開始時(shí),先問一些泛泛的開放式問題,審核員從開放式問題中得到的信息比封閉式問題多得多,然后采用澄清性的問題來彌補(bǔ)遺漏。封閉式問題需要回答是或否,或者明確對(duì)或錯(cuò)。所以受審核方在回答封閉式問題時(shí)面臨的“折戟沉沙”的機(jī)會(huì)更大。
 
通過運(yùn)用這種方式,開放式、封閉式和澄清性的問題,就構(gòu)成了我們所謂的漏斗法面談策略。采用漏斗法能夠提高審核效率,在最短的時(shí)間內(nèi)獲得最多的信息,而且也讓受審核方感到更安全,在與審核員面談過程中逐漸放松,積極配合。


規(guī)則三:做一個(gè)積極的傾聽者
 
積極傾聽的重要性不能過分夸大。人們常常提到的一條經(jīng)驗(yàn)是,審核員在審核過程中應(yīng)該只花10%的時(shí)間來說話,而用90%的時(shí)間去傾聽。
 
根據(jù)相關(guān)研究獲得的令人擔(dān)憂的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)顯示,所有談話交流中有近70%都被誤解了。雖然在這些錯(cuò)誤的溝通中,大部分對(duì)日常交往不會(huì)產(chǎn)生重大的影響,但是審核中的錯(cuò)誤傳達(dá)就會(huì)對(duì)受審核方和審核員雙方的信譽(yù)造成破壞性的影響。簡而言之,審核員必須做一名積極的傾聽者。


規(guī)則四:永遠(yuǎn)不要讓受審核方挑選抽樣
 
許多審核員會(huì)讓采購經(jīng)理列舉提供不合格產(chǎn)品的供應(yīng)商的例子。這樣一來,受審核方就可以自己選擇抽樣,而這樣就永遠(yuǎn)發(fā)現(xiàn)不了問題。
 
可取的辦法是,在審核采購部門之前先審核收貨部門,通過收貨部門的記錄發(fā)現(xiàn)幾個(gè)進(jìn)貨產(chǎn)品問題的例子。如果審核員想在與采購經(jīng)理的面談中實(shí)現(xiàn)這一要求,可以明確要求采購經(jīng)理出示這次訪問收貨部門發(fā)現(xiàn)的供應(yīng)商問題的檔案記錄。
 
審核員應(yīng)該檢查其檢查單上的每一個(gè)問題,然后自問,“我將如何驗(yàn)證受審核方的回答?我是否知道需要什么,以及如何選擇抽樣?”如果答案不確定,審核員應(yīng)該制定驗(yàn)證策略,并將其納入檢查單。


規(guī)則五:永遠(yuǎn)要通過現(xiàn)有的美元價(jià)值來識(shí)別審核發(fā)現(xiàn)的真正作用
 
優(yōu)秀審核員與普通審核員的不同之處在于,前者能夠?qū)徍税l(fā)現(xiàn)與真正的結(jié)果聯(lián)系起來。他們能夠?qū)徍税l(fā)現(xiàn)從技術(shù)違規(guī)轉(zhuǎn)變?yōu)橛绊懡M織的問題,他們能夠引起管理層的注意,并獲得管理層的支持。
 
審核員應(yīng)該總是努力確定不足之處是否對(duì)組織產(chǎn)生影響,如果是,其程度如何。


規(guī)則六:永遠(yuǎn)要與受審核方確認(rèn)你的審核發(fā)現(xiàn)
 
在離開之前,審核員永遠(yuǎn)應(yīng)該將審核發(fā)現(xiàn)告知受審核方。這一點(diǎn)在你認(rèn)為發(fā)現(xiàn)了不符合時(shí)尤其重要。
 
告知審核發(fā)現(xiàn),可以避免因溝通不暢導(dǎo)致的無效發(fā)現(xiàn)。記住,所有交流內(nèi)容中有70%存在誤解。訓(xùn)練有素的審核員如果積極傾聽,能夠大大減少誤解的概率。但事實(shí)上,有時(shí)我們恰恰不理解對(duì)方要表達(dá)的意思,或者對(duì)方不理解我們。有時(shí)候,我們認(rèn)為發(fā)現(xiàn)了不符合,但事實(shí)上并沒有發(fā)現(xiàn)。
 
在結(jié)束審核之前或者在發(fā)現(xiàn)問題時(shí),要當(dāng)場與受審核方溝通,這樣做可以讓受審核方有機(jī)會(huì)糾正可能導(dǎo)致發(fā)現(xiàn)無效的任何誤解,也保護(hù)了你作為審核員的利益。


規(guī)則七:不要舍本逐末
 
不要記錄沒有用的內(nèi)容。什么是沒有用的內(nèi)容?這里說的沒有用的內(nèi)容是指行政性質(zhì)的,對(duì)管理體系的績效沒有任何實(shí)際影響的審核發(fā)現(xiàn)。這樣的例子包括明顯的筆誤、在沒有要求或不必要的情況下在空白處沒有標(biāo)記“不適用”,以及明顯可以輕易糾正的行政監(jiān)督的疏漏。因?yàn)檫@些細(xì)枝末節(jié)有時(shí)違反了相關(guān)要求,審核員如何避免將其寫入報(bào)告呢?簡單的回答就是,不要舍本逐末。
 
關(guān)注重要的要求、問題和績效,不要專注于或者有意去尋找意義不大的小問題。


規(guī)則八:在報(bào)告中提供充分的背景信息
 
審核員必須始終牢記他們在為誰寫不符合報(bào)告。既不是為審核項(xiàng)目經(jīng)理,也不是為其他審核員,而是為了受審核方的管理者或被審核過程的負(fù)責(zé)人,為了要采取糾正措施的受審核方的管理者或過程負(fù)責(zé)人。
 
管理者或過程負(fù)責(zé)人在審核員發(fā)現(xiàn)問題的時(shí)候可能不在場,這就意味著審核報(bào)告必須要清晰,并且能夠直接追溯到違反的要求。對(duì)問題的描述不能留下疑點(diǎn),必須指出有什么問題以及為什么認(rèn)為是違反了要求。


規(guī)則九:具體指出優(yōu)勢所在
 
審核員難道不應(yīng)該在受審核方的出色表現(xiàn)方面給予肯定嗎?答案是肯定的。審核員應(yīng)該指出并肯定受審核方的出色表現(xiàn),尤其是當(dāng)這種出色的表現(xiàn)代表著真正的最佳實(shí)踐時(shí)。但是,這樣做的規(guī)則是一定要有針對(duì)性。在給予表揚(yáng)時(shí),關(guān)鍵在于指出值得表揚(yáng)的具體做法。
 
審核員很少有足夠的時(shí)間全面深入地評(píng)估整個(gè)體系或過程,也無法能夠肯定地說整個(gè)審核對(duì)象確實(shí)很好。
 
相反,要具體指出你所發(fā)現(xiàn)的出色方面。這種出色的表現(xiàn)可能是電子文件化的控制到位,或向文件用戶告知文件變更時(shí)所采用的方法?傊,不要泛泛而談。

 
規(guī)則十:審核員的就餐問題
 
除了審核員需要解決吃飯問題外,還有其他一些問題也與午餐有關(guān),需要妥善解決,尤其是在進(jìn)行場外審核的時(shí)候。這些問題中,最重要的問題是外出吃午餐還是叫外賣餐。
 
受審核方往往會(huì)邀請審核員外出吃午餐。審核組長要權(quán)衡接受邀請與完成審核之間的輕重。大多數(shù)審核員吃工作午餐,吃飯時(shí)討論審核進(jìn)展、需要深入審核的內(nèi)容以及如何調(diào)整下午的進(jìn)度等問題。許多審核員還利用午餐的時(shí)間寫審核記錄。如果審核組外出就餐,這些工作都無法完成。
 
此外,外出就餐一個(gè)小時(shí)內(nèi)難以返回。因?yàn)檫@些原因,大多數(shù)審核員傾向于叫外賣餐。當(dāng)然,對(duì)于內(nèi)部審核而言,這個(gè)問題就沒有意義了,審核員可以自行決定。


結(jié)果:
 
遵循這十條簡單規(guī)則或者說指南,將有助你更有效更高效地進(jìn)行審核,同時(shí)還有助于向所有參與人員樹立更積極的形象。
編輯:foodqm

 
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