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現(xiàn)場(chǎng)審核風(fēng)險(xiǎn)控制要點(diǎn)

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2023-06-15  來(lái)源:德信誠(chéng)咨詢
核心提示:現(xiàn)場(chǎng)審核風(fēng)險(xiǎn)控制要點(diǎn)
   現(xiàn)場(chǎng)審核在整個(gè)審核工作中占有非常重要的位置,審核工作的大部分時(shí)間是花在現(xiàn)場(chǎng)審核上,最后的審核結(jié)論都是依據(jù)現(xiàn)場(chǎng)審核的結(jié)果做出的,因此對(duì)現(xiàn)場(chǎng)審核的控制就成為審核成功的一個(gè)重要方面。
 
一、審核的原則
 
  現(xiàn)場(chǎng)審核的核心原則是客觀性、獨(dú)立性。一般情況下,在文件審核符合的情況下,才能進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)審核。
 
  文件審核重點(diǎn)是檢查質(zhì)量,管理體系文件與認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)的符合性、充分性、適應(yīng)性和可操作性;
 
  現(xiàn)場(chǎng)審核重點(diǎn)是檢查質(zhì)量體系等文件執(zhí)行過程的符合性、充分性、有效性。
 
  1、審核的客觀性的主要表現(xiàn)
 
  所獲得的審核證據(jù)必須是“與審核準(zhǔn)則有關(guān)的并且能夠證實(shí)的記錄、事實(shí)陳述或其他信息”。
 
  審核應(yīng)對(duì)收集到的證據(jù)根據(jù)審核準(zhǔn)則進(jìn)行客觀評(píng)價(jià),以形成審核發(fā)現(xiàn)。
 
  審核發(fā)現(xiàn)是“將收集的審核證據(jù)對(duì)照審核準(zhǔn)則進(jìn)行評(píng)價(jià)的結(jié)果”,審核發(fā)現(xiàn)可為合格(符合)項(xiàng)或不合格(符合)項(xiàng)。
 
  審核是一個(gè)形成文件的過程,包括審核計(jì)劃、檢查表、現(xiàn)場(chǎng)審核記錄、不符合項(xiàng)報(bào)告、審核報(bào)告、首末次會(huì)議記錄等。通過文件形式以確保審核的客觀性。
 
  2、審核的獨(dú)立性的主要表現(xiàn)
 
  審核是被授權(quán)的活動(dòng),授權(quán)可來(lái)自管理者的決策、公司的規(guī)定、合同的要求等。
 
  審核員在審核的整個(gè)過程中應(yīng)保持公正,避免利益沖突。
 
  審核是應(yīng)具備開展相應(yīng)審核工作的能力,且是與受審核活動(dòng)/區(qū)域無(wú)直接責(zé)任的人員。在提不出相反的審核證據(jù)時(shí),應(yīng)對(duì)受審核方使用“無(wú)罪推定”原則。
 
二、現(xiàn)場(chǎng)審核風(fēng)險(xiǎn)的控制要點(diǎn)
 
  1、審核前期準(zhǔn)備
 
  編制受審核方現(xiàn)場(chǎng)審核流程性文件,確定審核原則,規(guī)定對(duì)受審核方現(xiàn)場(chǎng)審核的類型和時(shí)機(jī),確定需要參加現(xiàn)場(chǎng)審核的部門及各部門的職責(zé)、明確現(xiàn)場(chǎng)審核工作程序、審核準(zhǔn)則及審核結(jié)果判定標(biāo)準(zhǔn)、需完成和提交的審核記錄等,對(duì)現(xiàn)場(chǎng)審核進(jìn)行全面的策劃,指導(dǎo)現(xiàn)場(chǎng)審核的實(shí)施。
 
  實(shí)施現(xiàn)場(chǎng)審核前進(jìn)行策劃,包括確定審核類型、審核時(shí)間安排、使用的檢查表、根據(jù)產(chǎn)品特性明確審核側(cè)重點(diǎn)、審核人員的分工等。
 
  同時(shí),要對(duì)參加現(xiàn)場(chǎng)評(píng)估的人員資質(zhì)進(jìn)行要求,因?yàn)樵u(píng)估小組人員的判斷水平及判斷習(xí)慣,影響了供應(yīng)商選擇的合理性,評(píng)估小組的整體合作不暢及人員水平的參差不齊,會(huì)導(dǎo)致工作效率低下,甚至出現(xiàn)工作上的失誤。
 
  此外,參加審核的人員要具有一定審核知識(shí)和專業(yè)知識(shí)的人員參加,能夠更多地發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商在質(zhì)量管理和產(chǎn)品生產(chǎn)過程控制中的問題,保證現(xiàn)場(chǎng)審核的質(zhì)量。
 
  2、國(guó)家或行業(yè)對(duì)特殊過程的特殊要求
 
  在現(xiàn)場(chǎng)審核中,審核員都特別注意特殊過程是否得到有效的控制。凡是有特殊過程的組織,此過程必定作為重點(diǎn)審查的內(nèi)容。
 
  但筆者在審核中感覺到對(duì)特殊過程的檢查,除了按質(zhì)量體系標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定對(duì)其工藝規(guī)范、過程參數(shù)監(jiān)控及設(shè)備和操作人員的鑒定等要求進(jìn)行檢查外,還應(yīng)注意國(guó)家或行業(yè)對(duì)該過程的特殊要求。
 
  3、不合格的控制及糾正預(yù)防措施
 
  一個(gè)組織由于各種因素的影響,在某些過程中會(huì)產(chǎn)生一些不合格品,關(guān)鍵是如何對(duì)不合格品進(jìn)行控制。
 
  一個(gè)組織如能通過對(duì)不合格品的評(píng)價(jià),確定出產(chǎn)生不合格的原因,從而采取糾正和預(yù)防措施,以防再發(fā)生,那么這個(gè)組織就具有一個(gè)自我發(fā)現(xiàn)問題和解決問題的能力,即形成了一個(gè)自我完善和不斷改進(jìn)的機(jī)制。這個(gè)組織的質(zhì)量體系應(yīng)該是可以信任的。
 
  所以,在現(xiàn)場(chǎng)審核中,也應(yīng)特別注重對(duì)不合格品的控制和糾正預(yù)防措施的審核。
 
  4、把握審核關(guān)注的重點(diǎn)
 
  現(xiàn)場(chǎng)審核時(shí),對(duì)現(xiàn)場(chǎng)作業(yè)活動(dòng)的審核很重要。
 
  現(xiàn)場(chǎng)審核是一個(gè)綜合性的現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查和對(duì)管理部門的工作進(jìn)行驗(yàn)證的過程,因此,審核中要把關(guān)注的重點(diǎn)放在現(xiàn)場(chǎng)作業(yè)活動(dòng)上,這將有益于尋找改進(jìn)的機(jī)會(huì),F(xiàn)場(chǎng)審核中,對(duì)過程的監(jiān)視和測(cè)量的審核也同樣應(yīng)引起審核員的關(guān)注。
 
  審核員對(duì)過程的監(jiān)視和測(cè)量進(jìn)行審核時(shí):
 
  首先,對(duì)過程的監(jiān)視和測(cè)量的策劃是否適宜、適用進(jìn)行審核,通過查閱文件等方式進(jìn)行,該項(xiàng)策劃應(yīng)分布在組織的各個(gè)過程策劃之中。
 
  其次,按策劃的要求檢查其實(shí)施情況,評(píng)價(jià)實(shí)施是否有效,是否起到應(yīng)有的作用。對(duì)實(shí)施情況的檢查需要靈活地收集相關(guān)證據(jù),其范圍包括質(zhì)量管理體系的所有過程。
 
  第三,當(dāng)出現(xiàn)問題時(shí),檢查是否采取了相應(yīng)的改進(jìn)措施,并評(píng)價(jià)所采取措施的有效性。
 
  5、產(chǎn)品最終檢驗(yàn)和試驗(yàn)的有效性
 
  建立、健全質(zhì)量管理體系最根本的目的,就是確保組織能夠達(dá)到持續(xù)穩(wěn)定地生產(chǎn)合格產(chǎn)品的要求。
 
  判斷產(chǎn)品合格與否,主要依據(jù)應(yīng)是該組織生產(chǎn)該產(chǎn)品的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。所以產(chǎn)品的最終檢驗(yàn)和試驗(yàn)是否按國(guó)家或有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn)和試驗(yàn)并達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定要求,且不得漏檢或錯(cuò)檢,這也是我們?cè)诂F(xiàn)場(chǎng)審核中必查的內(nèi)容,是審核員的責(zé)任。
 
  在現(xiàn)場(chǎng)審核中應(yīng)注重產(chǎn)品最終檢驗(yàn)和試驗(yàn)的檢查,將該組織提供的產(chǎn)品最終檢驗(yàn)和試驗(yàn)記錄(包括檢驗(yàn)項(xiàng)目和數(shù)值)與產(chǎn)品技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行一一對(duì)照,必要時(shí)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)測(cè)試驗(yàn)證,以確保產(chǎn)品最終檢驗(yàn)和試驗(yàn)記錄的真實(shí)性和有效性。
 
  6、記錄可追溯的證據(jù)
 
  在做現(xiàn)場(chǎng)審核記錄時(shí),審核員往往把審核時(shí)間花費(fèi)在記錄上,將面談的內(nèi)容和資料的詳細(xì)細(xì)節(jié)全部記錄下來(lái),有的審核員甚至向受審核方索取工藝流程、工藝卡、測(cè)試報(bào)告作為記錄的附件。這樣,既浪費(fèi)了審核時(shí)間,又可能導(dǎo)致抓不到應(yīng)該審核的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。
 
  實(shí)際上,記錄的重點(diǎn)應(yīng)記錄與面談人交談的主要內(nèi)容,以及提供的有關(guān)證據(jù)的文件、表單編號(hào)或名稱以及結(jié)論性意見,必要時(shí)記下有關(guān)人員的姓名和交談日期。
 
  至于觀察工藝文件的執(zhí)行情況,則要記下文件編號(hào)、操作要求或特性值、參數(shù)要求范圍,以及觀察到的實(shí)際數(shù)據(jù)或事實(shí),如有不符合應(yīng)進(jìn)一步調(diào)查和取證,記錄相關(guān)事實(shí)并做出評(píng)價(jià)。
 
  7、注重審核溝通技巧
 
  審核中要針對(duì)不同對(duì)象盡可能用他們熟悉的語(yǔ)言提問和交談。
 
  現(xiàn)場(chǎng)審核中對(duì)一些不易理解的標(biāo)準(zhǔn)條款應(yīng)針對(duì)不同的被審核對(duì)象盡可能用通俗易懂,或他們熟悉的語(yǔ)言提問和交談、采用這樣有針對(duì)性、啟發(fā)式的詢問審核方式,一方面可收集到更多真實(shí),有用的審核發(fā)現(xiàn)為客觀、公正地作出審核判定提供依據(jù);另一方面,可以使被審核方打破對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的神秘感和畏懼感,有利于他們加深對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的正確理解,為其今后持續(xù)改進(jìn)理清思路。
 
  此外,審核中要充分利用審核組與認(rèn)證組織領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議的時(shí)機(jī)現(xiàn)場(chǎng)審核有一個(gè)重要程序就是審核組與認(rèn)證組織領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議。它的主要任務(wù)是雙方就現(xiàn)場(chǎng)審核的情況進(jìn)行溝通,以便達(dá)成共識(shí),為未次會(huì)議召開奠定良好基礎(chǔ)。同時(shí),它也為審核組指出認(rèn)證組織貫標(biāo)中存在的問題,幫助其持續(xù)改進(jìn)提供了契機(jī)。其實(shí),現(xiàn)場(chǎng)審核的過程也是現(xiàn)場(chǎng)診斷的過程。有些認(rèn)證機(jī)構(gòu)把現(xiàn)場(chǎng)審核中發(fā)現(xiàn)的不合格分為書面不合格和口頭不合格。并要求審核組在與認(rèn)證組織領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議上一并提出,對(duì)認(rèn)證組織管理體系的持續(xù)改進(jìn)起到了很好的促進(jìn)作用,這種做法應(yīng)該發(fā)揚(yáng)廣大。
 
  綜上所述,現(xiàn)場(chǎng)審核是一項(xiàng)艱巨的任務(wù),為高質(zhì)高效地完成供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)審核,減少因?qū)⿷?yīng)商現(xiàn)場(chǎng)審核而花費(fèi)的時(shí)間和費(fèi)用,企業(yè)在制定年度供應(yīng)商審核計(jì)劃時(shí),可將供應(yīng)商的現(xiàn)場(chǎng)審核與供應(yīng)商所在地理位置、供應(yīng)商類別、供應(yīng)產(chǎn)品的特性和重要性及其他相關(guān)工作結(jié)合起來(lái),這樣可以最大限度節(jié)省時(shí)間和費(fèi)用。
編輯:foodqm

 
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