如果說企業(yè)的體系文件是樹干,那么每一個生產(chǎn)記錄就是一片樹葉。記錄是記載過程狀態(tài)和過程結(jié)果的文件,是質(zhì)量管理體系文件的一個重要組成部分。記錄必須如實記載產(chǎn)品質(zhì)量的形成過程和最終狀態(tài),真實、有效地反映企業(yè)質(zhì)量控制的狀況,同時也能為檢驗檢疫人員的日常監(jiān)管和評審提供重要依據(jù)。
但在工作中,筆者常發(fā)現(xiàn)有些企業(yè)即使有完備的體系文件,各項記錄表格齊全,但由于人員素質(zhì)或企業(yè)質(zhì)量控制能力等原因,現(xiàn)場記錄往往出現(xiàn)偏差,甚至虛假記錄,使記錄失去了應有的作用,既影響了食品質(zhì)量監(jiān)控,也影響了檢驗檢疫人員對食品質(zhì)量監(jiān)管和評審。因此,規(guī)范食品企業(yè)的質(zhì)量記錄管理很有必要。
記錄中常見的問題
盲目記錄 記錄的設置目的、功能不明或者記錄不是為管理、改進所用,而是為了應付檢查。在監(jiān)管及評審中常發(fā)現(xiàn)企業(yè)沒有意識到內(nèi)審和管理評審對于企業(yè)提高自身質(zhì)控能力的重要意義,為了應付檢查而胡亂找?guī)讉不痛不癢的問題了事。
記錄混亂 記錄填寫不規(guī)范,無審核,且丟失和涂改現(xiàn)象嚴重,寫錯別字,語言表達不清,填寫錯誤。如:把豆豉的“豉”字寫成了“鼓”字,樣板的“板”寫成了“辦”。
保存松懈 保管存檔,責任不清,未作統(tǒng)一的規(guī)定。比如有關(guān)溫度的記錄未能按規(guī)定保管兩年以上。
記錄的設置
記錄的充分性和必要性 記錄作為基礎性和依據(jù)性的數(shù)據(jù),應盡可能全面地反映產(chǎn)品質(zhì)量形成的過程和結(jié)果以及質(zhì)量管理體系的運行狀態(tài)和結(jié)果。為此,食品企業(yè)既要從總體上評價記錄的充分性,力求使原始記錄完整,同時又要對每一記錄的必要性進行逐一評審和取舍,選擇那些必要的原始數(shù)據(jù)作為記錄。
記錄的規(guī)范化和標準化 記錄應做到規(guī)范化和標準化,清理廢除多余的,修改不適用的,沿用有價值的,增補必需的。
記錄的填寫要求和注意事項
記錄用筆要求 記錄用筆可以用鋼筆、圓珠筆或簽字筆,這些筆能夠確保記錄不易褪色,不應用紅筆或鉛筆。另外,盡量選用不帶筆帽的記錄筆,以避免筆帽脫落或丟失而在生產(chǎn)中引入物理雜質(zhì)。
記錄的原始性和真實準確性 記錄要保持現(xiàn)場運作,如實、真實、準確地記載質(zhì)量信息,才能為有效地運行企業(yè)的質(zhì)量管理體系并實現(xiàn)持續(xù)改進提供可靠的依據(jù),因此,企業(yè)要教育QC、QA填寫記錄應實事求是、嚴肅認真,記錄不可以重新抄寫和復印,更不可加以修飾和裝點。
記錄的清晰準確 記錄的語言和用字都要規(guī)范,不但使自己能看清楚,也能使別人都看清楚。既減少記錄人員的工作量,又能表達明確的意思,讓審核者或檢查人員一目了然。
筆誤的處理 記錄填寫出現(xiàn)筆誤是不可避免的,但不要在筆誤處亂寫亂畫,甚至涂成黑色或用修整液加以掩蓋。正確的處理方法是:在筆誤的文字或數(shù)據(jù)上,畫一橫線,再在筆誤處的上行間或下行間填上正確的文字和數(shù)值,同時在旁邊進行簽名,并寫上日期。
空白欄目的填寫 有些記錄在運作的情況下無內(nèi)容可填,此時空白欄目的填寫方法是在空白的適中位置畫一橫線,表示記錄者已經(jīng)關(guān)注到這一欄目,只是無內(nèi)容可填,就以一橫線代之;如果縱向有幾行均無內(nèi)容填寫,亦可用一斜線代之,但不可以用省略號或波浪線。
簽名要求 記錄中會包含各種類型的簽名,有現(xiàn)場操作后的簽名,有認可、審定、批準等簽名,這些簽名都是權(quán)限和相互關(guān)系的體現(xiàn),是記錄運作中不可少的組成部分。企業(yè)應將簽名加以備案,并規(guī)定簽名權(quán)限。如簽名有省略或以其他語言文字代替,則應在備案中加以特殊說明。
記錄的管理和控制
記錄的標識 應具有惟一性標識,為了便于歸檔和檢索,記錄應具有分類號和流水號。標識的內(nèi)容應包括:記錄表格所屬的質(zhì)量管理文件的編號、版本號、表號、頁號等。
記錄的儲存和保管 記錄應當按照檔案要求立卷保管。記錄的保管由專人或?qū)iT的主管部門負責,應建立必要的保管制度,保管方式方便檢索和取用,保管環(huán)境要適宜可靠。同時針對不同要求確定各類記錄的保存期限。
記錄的檢索 一項質(zhì)量活動往往涉及多項記錄的內(nèi)容和表格,為了避免漏項,應當對記錄進行編目。編目具有引導和路徑作用,可以便于記錄的查閱和使用,使查閱對該項質(zhì)量活動的記錄能有一個整體的了解。最好將記錄的查閱納入計算機管理。
記錄的處置 超過規(guī)定保存期限的記錄,應統(tǒng)一進行處理,銷毀時應有企業(yè)文件記錄管理的相關(guān)部門簽發(fā)銷毀許可并有現(xiàn)場銷毀記錄。
但在工作中,筆者常發(fā)現(xiàn)有些企業(yè)即使有完備的體系文件,各項記錄表格齊全,但由于人員素質(zhì)或企業(yè)質(zhì)量控制能力等原因,現(xiàn)場記錄往往出現(xiàn)偏差,甚至虛假記錄,使記錄失去了應有的作用,既影響了食品質(zhì)量監(jiān)控,也影響了檢驗檢疫人員對食品質(zhì)量監(jiān)管和評審。因此,規(guī)范食品企業(yè)的質(zhì)量記錄管理很有必要。
記錄中常見的問題
盲目記錄 記錄的設置目的、功能不明或者記錄不是為管理、改進所用,而是為了應付檢查。在監(jiān)管及評審中常發(fā)現(xiàn)企業(yè)沒有意識到內(nèi)審和管理評審對于企業(yè)提高自身質(zhì)控能力的重要意義,為了應付檢查而胡亂找?guī)讉不痛不癢的問題了事。
記錄混亂 記錄填寫不規(guī)范,無審核,且丟失和涂改現(xiàn)象嚴重,寫錯別字,語言表達不清,填寫錯誤。如:把豆豉的“豉”字寫成了“鼓”字,樣板的“板”寫成了“辦”。
保存松懈 保管存檔,責任不清,未作統(tǒng)一的規(guī)定。比如有關(guān)溫度的記錄未能按規(guī)定保管兩年以上。
記錄的設置
記錄的充分性和必要性 記錄作為基礎性和依據(jù)性的數(shù)據(jù),應盡可能全面地反映產(chǎn)品質(zhì)量形成的過程和結(jié)果以及質(zhì)量管理體系的運行狀態(tài)和結(jié)果。為此,食品企業(yè)既要從總體上評價記錄的充分性,力求使原始記錄完整,同時又要對每一記錄的必要性進行逐一評審和取舍,選擇那些必要的原始數(shù)據(jù)作為記錄。
記錄的規(guī)范化和標準化 記錄應做到規(guī)范化和標準化,清理廢除多余的,修改不適用的,沿用有價值的,增補必需的。
記錄的填寫要求和注意事項
記錄用筆要求 記錄用筆可以用鋼筆、圓珠筆或簽字筆,這些筆能夠確保記錄不易褪色,不應用紅筆或鉛筆。另外,盡量選用不帶筆帽的記錄筆,以避免筆帽脫落或丟失而在生產(chǎn)中引入物理雜質(zhì)。
記錄的原始性和真實準確性 記錄要保持現(xiàn)場運作,如實、真實、準確地記載質(zhì)量信息,才能為有效地運行企業(yè)的質(zhì)量管理體系并實現(xiàn)持續(xù)改進提供可靠的依據(jù),因此,企業(yè)要教育QC、QA填寫記錄應實事求是、嚴肅認真,記錄不可以重新抄寫和復印,更不可加以修飾和裝點。
記錄的清晰準確 記錄的語言和用字都要規(guī)范,不但使自己能看清楚,也能使別人都看清楚。既減少記錄人員的工作量,又能表達明確的意思,讓審核者或檢查人員一目了然。
筆誤的處理 記錄填寫出現(xiàn)筆誤是不可避免的,但不要在筆誤處亂寫亂畫,甚至涂成黑色或用修整液加以掩蓋。正確的處理方法是:在筆誤的文字或數(shù)據(jù)上,畫一橫線,再在筆誤處的上行間或下行間填上正確的文字和數(shù)值,同時在旁邊進行簽名,并寫上日期。
空白欄目的填寫 有些記錄在運作的情況下無內(nèi)容可填,此時空白欄目的填寫方法是在空白的適中位置畫一橫線,表示記錄者已經(jīng)關(guān)注到這一欄目,只是無內(nèi)容可填,就以一橫線代之;如果縱向有幾行均無內(nèi)容填寫,亦可用一斜線代之,但不可以用省略號或波浪線。
簽名要求 記錄中會包含各種類型的簽名,有現(xiàn)場操作后的簽名,有認可、審定、批準等簽名,這些簽名都是權(quán)限和相互關(guān)系的體現(xiàn),是記錄運作中不可少的組成部分。企業(yè)應將簽名加以備案,并規(guī)定簽名權(quán)限。如簽名有省略或以其他語言文字代替,則應在備案中加以特殊說明。
記錄的管理和控制
記錄的標識 應具有惟一性標識,為了便于歸檔和檢索,記錄應具有分類號和流水號。標識的內(nèi)容應包括:記錄表格所屬的質(zhì)量管理文件的編號、版本號、表號、頁號等。
記錄的儲存和保管 記錄應當按照檔案要求立卷保管。記錄的保管由專人或?qū)iT的主管部門負責,應建立必要的保管制度,保管方式方便檢索和取用,保管環(huán)境要適宜可靠。同時針對不同要求確定各類記錄的保存期限。
記錄的檢索 一項質(zhì)量活動往往涉及多項記錄的內(nèi)容和表格,為了避免漏項,應當對記錄進行編目。編目具有引導和路徑作用,可以便于記錄的查閱和使用,使查閱對該項質(zhì)量活動的記錄能有一個整體的了解。最好將記錄的查閱納入計算機管理。
記錄的處置 超過規(guī)定保存期限的記錄,應統(tǒng)一進行處理,銷毀時應有企業(yè)文件記錄管理的相關(guān)部門簽發(fā)銷毀許可并有現(xiàn)場銷毀記錄。