記錄控制程序

1.目的

對(duì)質(zhì)量管理體系所要求的記錄予以控制，以提供對(duì)產(chǎn)品、過(guò)程和體系符合要求及體系運(yùn)行的證據(jù)。

2.范圍

適用于為證明產(chǎn)品、過(guò)程和體系符合要求和質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行的記錄。

3.術(shù)語(yǔ)

本程序采用GB/T 19000標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定的術(shù)語(yǔ)和定義。

4.職責(zé)

4.1辦公室為監(jiān)督、管理各部門(mén)的記錄控制情況的主管部門(mén)。

4.2各部門(mén)資料員負(fù)責(zé)收集、整理、保管本部門(mén)的記錄。

4.3各部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)批準(zhǔn)本部門(mén)編制的記錄格式。

5.程序

5.1各部門(mén)資料員負(fù)責(zé)收集、整理、保存本部門(mén)的記錄。

5.2記錄的標(biāo)識(shí)、編號(hào)

記錄的標(biāo)識(shí)編號(hào)按《文件控制程序》執(zhí)行。

5.3記錄的填寫(xiě)

5.3.1記錄填寫(xiě)要準(zhǔn)確、及時(shí)、內(nèi)容完整、字跡清晰，不得隨意涂改；如因某種原因不能填寫(xiě)的項(xiàng)目，應(yīng)能說(shuō)明理由，并將該項(xiàng)用單杠劃去；各相關(guān)欄目負(fù)責(zé)人簽名不允許空白。

5.3.2如因筆誤或計(jì)算錯(cuò)誤要修改原數(shù)據(jù)，不能采取涂抹的方式，而應(yīng)采用單杠劃去原數(shù)據(jù)，在其上方寫(xiě)上更改后的數(shù)據(jù)，并簽上更改人的姓名及日期。

5.4記錄的保存、保護(hù)

5.4.1各部門(mén)的資料員必須把所有記錄分類(lèi)，依日期順序整理好，存放于通風(fēng)，干燥的地方，所有的記錄應(yīng)保持清潔，字跡清晰，各部門(mén)按規(guī)定的期限保存記錄。

5.4.2辦公室編制《記錄清單》（附備案的原始記錄樣本），將公司所有與質(zhì)量管理體系運(yùn)行有關(guān)的記錄匯總，包括名稱(chēng)、編號(hào)、保存期等內(nèi)容，交管理者代表審批。各部門(mén)應(yīng)將本部門(mén)使用的記錄列入部門(mén)《記錄清單》，并匯總本部門(mén)的記錄原始樣本。

5.5記錄發(fā)放、借閱和復(fù)制

a)各部門(mén)向辦公室領(lǐng)用所需記錄空白表，應(yīng)填寫(xiě)《文件發(fā)放、回收記錄》；

b)各部門(mén)保管的記錄應(yīng)便于檢查，需借閱或復(fù)制者要經(jīng)相應(yīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并填寫(xiě)《文件借閱、復(fù)制記錄》，由記錄管理人登記備案。

5.6記錄的銷(xiāo)毀處理

對(duì)超過(guò)保存期的質(zhì)量記錄，或因其他特殊情況需要銷(xiāo)毀時(shí)，由檔案主管填寫(xiě)《文件銷(xiāo)毀記錄》交辦公室確認(rèn)，報(bào)管理者代表審批后由授權(quán)人執(zhí)行銷(xiāo)毀。

5.7記錄格式

5.7.1各部門(mén)的記錄格式，由各部門(mén)負(fù)責(zé)人組織編制并審批，交辦公室備案。

5.7.2各相關(guān)部門(mén)可根據(jù)工作需要提出記錄格式設(shè)計(jì)更改，執(zhí)行《文件控制程序》有關(guān)文件更改的規(guī)定。

6.相關(guān)文件

6.1《文件控制程序》

7.記錄

7.1《記錄清單》

7.2《文件發(fā)放、回收記錄》

7.3《文件借閱、復(fù)制記錄》

7.4《文件銷(xiāo)毀記錄》