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采購人員如何建立供應(yīng)商的有效檔案管理?

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2024-07-02  來源:采購學(xué)習(xí)交流平臺
核心提示:采購人員如何建立供應(yīng)商的有效檔案管理?
        采購人員要做好對供應(yīng)商的管理,必須做好對檔案的管理。
 
        檔案包括供應(yīng)商的基本資料,如公司名稱、地址、電話、負(fù)責(zé)人、資金、營業(yè)執(zhí)照等,建立基本資料卡,并由電腦來存檔并管理,以便隨時查閱(電子表格或者供應(yīng)商管理系統(tǒng))。
 
       當(dāng)與供應(yīng)商簽訂供貨合作之后,采購人員就要建立供應(yīng)商檔案;
 
應(yīng)為毎個供應(yīng)商單獨(dú)設(shè)—個編碼以方便后期的管理。
 
        在供應(yīng)商日常供貨的過程中,要對其供貨情況進(jìn)行詳細(xì)記錄,如供貨的品質(zhì)、供貨的及時性等;
 
       毎次對供應(yīng)商進(jìn)行評價(jià)之后都要將供應(yīng)商的成績記錄在之前建立的檔案中,以備隨時査驗(yàn);
 
而且還要定期對供應(yīng)商檔案進(jìn)行整理使其保持良好的秩序;
 
        如果有不再合作的供應(yīng)商,要將其檔案從正常供應(yīng)商檔案中單獨(dú)分離出來,分區(qū)放置。
 
 
一、如何將供應(yīng)商分類管理
 
1、評估供應(yīng)商在行業(yè)中的地位,進(jìn)行供應(yīng)商等級分類,更好的評估采購產(chǎn)品的風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)。
 
2、通過對供貨產(chǎn)品的每年度或每季度采購金額比較,進(jìn)行產(chǎn)品分類,從而分析產(chǎn)品的風(fēng)險(xiǎn)系數(shù) 通過以上兩點(diǎn)可以更好的進(jìn)行供應(yīng)商管理。
 
 
二、針對合格供應(yīng)商必須具備以下幾點(diǎn):
 
1、供應(yīng)商的基本資料:營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證等必備資料。
 
2、價(jià)格資料,每年采購物品的執(zhí)行價(jià)格 。
 
3、項(xiàng)目合同、協(xié)議條款等 。
 
4、質(zhì)量問題的處理資料。
 
5、每年的供應(yīng)商評估或評分機(jī)制。
 
6、各類行業(yè)必備的認(rèn)證。
 
7、樣本之類文件。
 
8、材質(zhì)證明等資料
 
       以上可根據(jù)每個供應(yīng)商的特點(diǎn)作好各自的檔案和文件歸檔管理,且務(wù)必對每個供應(yīng)商作好不同的供應(yīng)商管理編號,單獨(dú)將所有供應(yīng)商的價(jià)格歸在一起并存檔管理,但必須是同一個年度的歸在同一個文件夾里方便年度匯總和查閱。
 
三、還需要編制一份供應(yīng)商通訊錄
 
       可做一份電子表格就行了,不一定要用專用的供應(yīng)商管理軟件,只要能夠管理好供應(yīng)商就可以。
 
       可以大致分為以下幾類:編號、 供應(yīng)商代碼、 供應(yīng)商名稱、 物料名稱、 負(fù)責(zé)人、 辦公室電話、手機(jī)號碼、傳真 郵箱、公司地址等。
編輯:foodqm

 
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