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外部審核應(yīng)對技巧及注意事項

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2024-05-06  來源:體系管理
核心提示:外部審核應(yīng)對技巧及注意事項
 01  目的
 
       利用自己的長處以適應(yīng)認證公司的做法為順利通過現(xiàn)場審核和認證大夏監(jiān)視基礎(chǔ)。
 

02  適用范圍
 
適用于認證前的迎審準備及認證中的注意事項。
 
 
03  迎審準備
 
3.1 對認證人員要熱情大方;
 
3.1.1 熱情:友好地詢問認證人員有沒有忌口, 有沒有名字信仰, 有沒有機會以便在安排上予以注意。
 
3.1.2 大方:說話要注意禮貌, 要尊敬長者, 要尊重婦女。
 
3.2 要選擇好安全衛(wèi)生路線
 
3.2.1 安全路線:根據(jù)企業(yè)特點, 給認證人員佩戴勞保用品講解安全注意事項及應(yīng)急響應(yīng)程序, 走不易發(fā)生事故(事件) 的地點, 選擇不易發(fā)生事故(事件) 的時間。
 
3.2.2 衛(wèi)生路線:在認證人員必須走的路線、 必須去的地方、 視力所及的部位要徹底打掃衛(wèi)生并保持住。
 
3.3 要對相關(guān)方做出妥善安排
 
3.4 對本組織的人員要強調(diào)紀律
 
3.5 要注意現(xiàn)場人員的安排
 
3.6 在認證前要統(tǒng)一文件的版本 
 
 
04  開好首次會議
 
4.1 與審核組商議參加人員范圍
 
4.2 首次會議由認證機構(gòu)主持, 并注意:
 
不喧賓奪主, 安排好主賓席位;
 
不遲到, 要提前 10 分鐘左右到場;
 
        “一把手” 應(yīng)參加, 如確實參加不了要加以說明; 管理者不缺席
 
4.3 記錄參加會議的人員
 
4.4 明確認證范圍
 
4.5 確認手冊、 程序、 文件的有效版本
 
4.6 明確一旦發(fā)現(xiàn)嚴重不符合, 立即告知管理者代表
 
4.7 確認審核準則
 
 
05  明確陪審人員及其責任
 
5.1 陪同人員的作用及注意事項
 
5.2 應(yīng)由被審核方確定
 
5.3 陪同人一般是企業(yè)貫徹推動過程中的骨干;
 
對標準了 解、 掌握或精通的人員;
 
善于交往、 應(yīng)變能力強, 能很快與審核人員溝通關(guān)系;
 
關(guān)鍵時刻發(fā)揮作用, 能控制自己;
 
要注意說話的分寸, 該說的說足, 不該說的不多說一句。
 
5.4 只起向?qū)ё饔?/div>
 
5.5 能準確確認不符合項及性質(zhì) 
 
5.6 切忌為被審核者報班代替回答問題, 可做必要的梯形, 或運用形體語言
 
5.7 與審核人員不宜當面爭論, 氣氛好時可恰當解釋
 
5.8 切忌陪同人員與內(nèi)部人員之間爭論問題
 
5.9 始終不宜離開陪審現(xiàn)場
 
5.10 及時通知下一部門
 
5.11 找合適機會, 現(xiàn)實自己的水平對誤判, 利用什么的機會現(xiàn)實水平;
 
解釋時多用標準語言;
 
       出現(xiàn)不符合時能立即確認, 并表明所違背的標準條款, 表現(xiàn)自己的水平;
 
5.12 找到合適的人來回答問題
 
5.13 必要時用身體語言提示被問審人員
 
 
06  迎審技巧
 
6.1 準備工作
 
最高管理者準備
 
方針、目標、指標的含義,制定過程;
 
       貫徹標準的目的、意義以及如何策劃的,貫標以來取得的成績以及須持續(xù)改進的方面;
 
機構(gòu)設(shè)置、只能分配、資源等是否充分和合理;
 
管理者代表
 
管理者代表的職責與權(quán)限;
 
方針、目標如何使全體員工了解并貫徹執(zhí)行;
 
職責分配與組織機構(gòu)設(shè)置的關(guān)系;
 
標準推行的過程;
 
標準建立、實施的步驟如何和最高管理者溝通。
 
各級管理人員
 
自己的工作內(nèi)同以及職責;
 
部門工作與標準以及程序的關(guān)系;
 
本人如何貫徹方針、目標和指標。
 
6.2 回答問題的技巧
 
能直接提供證據(jù)可不回答;
 
回答問題的語言盡量簡明;
 
盡可能多用標準語言講話;
 
可以看文件、記錄回答問題;
 
與自己無關(guān)的說明原因,不要回答;
 
不強調(diào)任何客觀原因;
 
聽不懂或一時回答不上來時可反問;
 
旁人可主動協(xié)調(diào)回答;
 
       回答問題時盡可能表露自己的水平,是審核員審核時更加慎重。
 
6.3 出示證據(jù)
 
證據(jù)一定要準確;
 
提供最好的證據(jù);
 
盡可能不解釋;
 
不主動出示任何證據(jù)。 
 
 
07  末次會議
 
由審核組長主持;
 
首次會議沒參加人盡可能不參加;
 
重申認證范圍;
 
報告審核結(jié)果;
 
宣讀審核報告和審核結(jié)論; 
 
對不同看法做解釋;
 
約定不符合項完成糾正的時間; 
 
需要時請說明采取的跟蹤方式; 
 
確認正視報告和證書送達時間;
 
最高管理者表態(tài)。
 
編輯:foodqm

 
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