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年底保供太難,怎樣才能有效的管理供應(yīng)商的交期?

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2024-01-04  來(lái)源:CIPS供應(yīng)鏈管理學(xué)會(huì)
核心提示: 由于冬季各種雨雪天氣的影響、部分供應(yīng)商臨近假期以及各種復(fù)雜因素,供應(yīng)商的交付就會(huì)有更大的不確定性,對(duì)于采購(gòu)來(lái)說(shuō),這是一個(gè)巨大的考驗(yàn)。
       由于冬季各種雨雪天氣的影響、部分供應(yīng)商臨近假期以及各種復(fù)雜因素,供應(yīng)商的交付就會(huì)有更大的不確定性,對(duì)于采購(gòu)來(lái)說(shuō),這是一個(gè)巨大的考驗(yàn)。
 
       從采購(gòu)角度來(lái)看,總希望供應(yīng)商交期短且可靠。但在日常工作中,交期不穩(wěn)是采購(gòu)管理的常見(jiàn)問(wèn)題,以往采購(gòu)要想做好保供工作,都是采取較為被動(dòng)的做法,如催貨、準(zhǔn)備安全庫(kù)存,但這些都無(wú)法從根本上解決問(wèn)題。真的沒(méi)有其他辦法了嗎?
 
       為了化被動(dòng)為主動(dòng),采購(gòu)就需做好供應(yīng)商交貨期的管理。一起來(lái)看看究竟該怎么做吧~
 
 
一、什么是交期管理
 
       采購(gòu)方與供應(yīng)商簽訂了合同,或者下發(fā)了訂單給供應(yīng)商之后,確保供應(yīng)商按照約定的交期交付的過(guò)程,就是交期管理。
 
       更深入地說(shuō),企業(yè)需要了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度,確保他們能夠按照要求的時(shí)間交付。
 
       另外,采購(gòu)方計(jì)劃的調(diào)整,也可能會(huì)造成交付計(jì)劃提前或者延后,采購(gòu)方需要與供應(yīng)商協(xié)商滿足相關(guān)需求的交付時(shí)間。
 
       不同類型、不同行業(yè)的企業(yè)對(duì)交期管理的理解可能是不一樣的,標(biāo)準(zhǔn)化的物資供應(yīng)商可能備有庫(kù)存,只要訂好合同,按要求交貨,沒(méi)有什么值得研究的。
 
       但是定制化的產(chǎn)品,或者涉及多種物料組合,以及在一些項(xiàng)目式的采購(gòu)中,交期管理就有一定難度了。
 
 
二、影響交期的5個(gè)關(guān)鍵因素
 
       供應(yīng)商不能準(zhǔn)時(shí)交貨,在企業(yè)采購(gòu)中普遍存在,而且似乎很難從根本上解決。事實(shí)真的是這樣嗎?
 
       原因分析到位,定向改善,只要管理得當(dāng),定能找到適合的解決方案,我們把實(shí)際影響交期的因素分為了六大類,一起來(lái)看一下!
 
1、需求與產(chǎn)能不對(duì)等
 
       當(dāng)企業(yè)需求>供應(yīng)商產(chǎn)能時(shí),生產(chǎn)前置時(shí)間會(huì)因?yàn)樵黾拥牡却龝r(shí)間而加長(zhǎng),總交期就會(huì)變長(zhǎng),且難以預(yù)測(cè)。
 
       生產(chǎn)前置時(shí)間:整個(gè)交期中所需時(shí)長(zhǎng)最長(zhǎng)的部分,包括生產(chǎn)線排隊(duì)時(shí)間、準(zhǔn)備時(shí)間、加工時(shí)間、工序之間的等候時(shí)間、物料運(yùn)輸時(shí)間等等
 
2、需求不穩(wěn)定
 
       企業(yè)采購(gòu)需求多受季節(jié)、時(shí)間、事件、銷量等因素影響,隨機(jī)變動(dòng)性強(qiáng)。
 
       不穩(wěn)定的需求對(duì)供應(yīng)商的工作量以及實(shí)際的產(chǎn)能利用率有直接影響,在需求變動(dòng)前,需要與供應(yīng)商確認(rèn)產(chǎn)能。
 
3、產(chǎn)品復(fù)雜性
 
       復(fù)雜性越高的產(chǎn)品,制作流程越復(fù)雜,所累積的前置時(shí)間越長(zhǎng),一個(gè)定制化的產(chǎn)品,其交期比一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品時(shí)間長(zhǎng),是很常見(jiàn)的事。
 
4、運(yùn)送的距離
 
       交期的長(zhǎng)短與供應(yīng)商和客戶之間的距離、交貨頻率以及運(yùn)輸模式有直接的關(guān)系。一般而言,距離較遠(yuǎn)的供應(yīng)商其交通時(shí)長(zhǎng)越長(zhǎng),客戶所承擔(dān)的變數(shù)越大。
 
5、其他不可抗力
 
       比方說(shuō)由于臺(tái)風(fēng)、寒潮等極端天氣,造成的無(wú)法開(kāi)工。或者關(guān)稅變動(dòng),造成運(yùn)輸費(fèi)用產(chǎn)生較大的變化,或者上游供應(yīng)商出現(xiàn)問(wèn)題,以至于他們無(wú)法開(kāi)工等。
 
6、供應(yīng)商自身的原因
 
       比如沒(méi)有做好生產(chǎn)計(jì)劃、錯(cuò)誤估算產(chǎn)能、供應(yīng)商上游物料采購(gòu)時(shí)間過(guò)長(zhǎng)、其他訂單客戶優(yōu)先級(jí)更高等等;
 
       通常來(lái)說(shuō),影響交期的因素是由采購(gòu)方企業(yè)和供應(yīng)商兩個(gè)方面構(gòu)成的,為了預(yù)防交期拖延的情況,我們就要綜合考量影響交期的各種因素,提前規(guī)劃,提前布局。
 
 
三、如何改善供應(yīng)商交期
 
       對(duì)于已經(jīng)發(fā)生的問(wèn)題,其實(shí)沒(méi)什么好辦法,該賠償與供應(yīng)商協(xié)商賠償即可,如何防患于未然,以及如何優(yōu)化這種情況,才是我們需要探討的。
 
       需要注意的是,經(jīng)濟(jì)處罰并不能真正解決供應(yīng)商無(wú)法準(zhǔn)時(shí)交貨的問(wèn)題,一味的要求賠償,甚至?xí)䦟?dǎo)致供應(yīng)商的積極性和配合度降低。
 
       如果不深入了解,仔細(xì)分析,改善采購(gòu)流程和供應(yīng)商管理,協(xié)助供應(yīng)商盡可能地控制穩(wěn)定的交期,只是通過(guò)電話頻繁催貨、事后罰款,不僅可能影響采供合作關(guān)系,對(duì)于采購(gòu)人員的職業(yè)發(fā)展也是沒(méi)有任何幫助的。
 
       如何從根本上預(yù)防這種情況?在研究了眾多企業(yè)的采購(gòu)流程后,我們建議可以從以下幾個(gè)方面,改善供應(yīng)商的交期管理。
 
1、降低供應(yīng)商接單的變異性
 
       供應(yīng)商的產(chǎn)能短期來(lái)看是很固定的,需求變動(dòng)會(huì)影響供應(yīng)商的工作量,會(huì)直接影響到交期。在依訂單生產(chǎn)(Make-to-order)的型態(tài)下尤其明顯,交期時(shí)間通常較長(zhǎng)。
 
       供應(yīng)商面臨的需求變動(dòng)是由客戶下單的模式所造成的。當(dāng)客戶(采購(gòu))更改數(shù)量、更改交貨日期或頻繁的更換供應(yīng)商,供應(yīng)商面臨的需求也跟著更動(dòng)?蛻(采購(gòu))的下單模式,則與其主生產(chǎn)排程有極大的關(guān)系,因此,采購(gòu)最好將動(dòng)點(diǎn)放在與供應(yīng)商溝通上,讓采購(gòu)了解供應(yīng)商的產(chǎn)能分配狀況,而供應(yīng)商也要能了解客戶的實(shí)際需求,使供應(yīng)商產(chǎn)能的分配能配合實(shí)際客戶需求的變動(dòng)。
 
       因此,采購(gòu)最好將重點(diǎn)放在與供應(yīng)商溝通上,主動(dòng)了解供應(yīng)商的產(chǎn)能分配狀況,也要讓供應(yīng)商了解你方的實(shí)際需求,將產(chǎn)能分配可以配合到你方需求變動(dòng),從而減少因數(shù)量、設(shè)計(jì)、交期更改帶來(lái)的損失。
 
2、降低整備時(shí)間(Set-Up Time) 
 
       供應(yīng)商整備時(shí)間的改善可以增加生產(chǎn)排程彈性,并且降低生產(chǎn)的時(shí)間,在JIT的生產(chǎn)環(huán)境下,其影響尤其顯著。降低整備時(shí)間有以下的方法:
 
(1)購(gòu)買新機(jī)器設(shè)備或機(jī)臺(tái)重新設(shè)計(jì)變更。
 
(2)使用電動(dòng)或氣動(dòng)輔助設(shè)備。
 
(3)安裝快速夾持裝置。
 
(4)透過(guò)工業(yè)工程進(jìn)行工作流程分析改善。
 
(5)使用標(biāo)準(zhǔn)物料與工具。
 
3、解決生產(chǎn)上的瓶頸(Bottleneck) 
 
       密切關(guān)注生產(chǎn)進(jìn)度,幫助解決生產(chǎn)瓶頸。非連續(xù)性制程中,要依需求量來(lái)平衡每一個(gè)工作站的可利用產(chǎn)能是非常難的事,總會(huì)有一些工作站忙不過(guò)來(lái),而一些工作站卻閒置著。忙不過(guò)的工作站會(huì)造成瓶頸現(xiàn)象,而瓶頸會(huì)影響產(chǎn)出量(Throughput)的多寡,也會(huì)影響整個(gè)制造交期。
 
以下是有關(guān)瓶頸現(xiàn)象的一些重點(diǎn):
 
       (1)非瓶頸工作站的利用并不在其產(chǎn)出量,而在其他工作站的限制。
 。2)非瓶頸工作站并不因?yàn)槊看伪皇褂玫蕉鴷?huì)有百分之百的產(chǎn)出。
 。3)生產(chǎn)線的產(chǎn)能主要是由瓶頸工作站的產(chǎn)能所決定。
 。4)非瓶頸工作時(shí)間的節(jié)省對(duì)交期沒(méi)有任何幫助。
 。5)產(chǎn)能(Capacity)與需求優(yōu)先順序(Priority),必須同時(shí)被顧及到。
  (6)工作量可以也必須作一適當(dāng)?shù)姆峙洹?/div>
 
對(duì)于瓶頸,有以下的一些解決方法:
 
       (1)在每一瓶頸工作站前,安排一緩衝庫(kù)存區(qū)(Buffer)。
 
       (2)控制材料進(jìn)入瓶頸工作站的速度。
 
       (3)縮短整備時(shí)間(Set-up),以增加瓶頸工作站的產(chǎn)出量。
 
       (4)調(diào)整工作量的分配。
 
4、降低運(yùn)送的時(shí)間
 
       運(yùn)送時(shí)間與供應(yīng)商和客戶之間的距離、交貨頻率以及運(yùn)輸模式有直接的關(guān)系。
 
①使用當(dāng)?shù)氐墓⿷?yīng)商可大幅降低運(yùn)送時(shí)間,如果供應(yīng)商位于海外,無(wú)論是海運(yùn)或空運(yùn),尋求一個(gè)信用良好、價(jià)格合理、效率高的貨運(yùn)承攬業(yè)者(FreightForwarder)是非常的重要。
 
②如貨物需要上棧板,貨柜內(nèi)的空間利用率也要加以詳細(xì)計(jì)算。若是貨品不多,也可考慮併貨的方式,來(lái)節(jié)省出貨成本及時(shí)間。
 
5、降低行政作業(yè)時(shí)間
 
       行政作業(yè)時(shí)間的降低,可透過(guò)良好的溝通、正確的資料以及有效率的采購(gòu)作業(yè)流程為之。采購(gòu)作業(yè)在公司內(nèi)部與各公司間資訊的流通佔(zhàn)有相當(dāng)多的比重。
 
       快速資訊流通可以透過(guò)不同型態(tài)的工具來(lái)達(dá)成,包括了利用電子資料交換(EDI)、條碼(BarCode)、傳真、電子郵件(e-mail)、電話或是互動(dòng)式多媒體,加上人造衛(wèi)星的利用,資訊可快速的傳遞到任何角落。行政作業(yè)時(shí)間的改善必須和供應(yīng)商一起努力,才能收到最佳的效果。
 
       另外,在主生產(chǎn)排程確定后,要避免緊急插單的情況發(fā)生,任何插單的動(dòng)作都會(huì)引起排程混亂,對(duì)交期的延誤有擴(kuò)大加乘的效果。
 
6、及時(shí)供貨采購(gòu)(Just-In-Time Purchase)
 
       【及時(shí)供貨的特性可從數(shù)量、品質(zhì)、供應(yīng)商以及制程四個(gè)方向來(lái)觀察。】
 
數(shù)量的特性:
 
       穩(wěn)定的產(chǎn)出率。
 
       小批量、頻繁的交貨。
 
       長(zhǎng)期合約型態(tài),如使用總括訂單(Blanketorders)
 
       利用看板(Kanban)管理生產(chǎn)排程。
 
       每次交貨數(shù)量都可有不同,但整份合約的總數(shù)量是固定。
 
       不接受過(guò)多或短少的交貨數(shù)量。
 
       鼓勵(lì)供應(yīng)商以確實(shí)數(shù)量包裝。
 
       鼓勵(lì)供應(yīng)商降低生產(chǎn)批量(lotsize)。
 
品質(zhì)特性:
 
       簡(jiǎn)化產(chǎn)品規(guī)格,使用較多性能或功能規(guī)格,較少設(shè)計(jì)規(guī)格。
 
       供應(yīng)商協(xié)助達(dá)成品質(zhì)的要求。
 
       買方的采購(gòu)人員,與供應(yīng)商的品管人員關(guān)系密切。
 
       鼓勵(lì)供應(yīng)商采取制程控制(ProcessControl),而非以檢驗(yàn)方式。
 
設(shè)計(jì):
 
       可以快速反應(yīng)工程變更。
 
       由于性能或我能規(guī)格,設(shè)計(jì)可有較大的創(chuàng)新空間。
 
行政效率:
 
       供應(yīng)商班底的數(shù)量少,詢價(jià)次數(shù)可以降低。
 
       書面作業(yè)及催貨頻率可降到最低。
 
       交貨流程簡(jiǎn)化。
 
生產(chǎn)力:
 
       降低重工率,并降低品管檢驗(yàn)的工作。
 
       降低交貨延誤的機(jī)率。
 
       交貨頻率高、批量小且可靠,可降低采購(gòu)、生管、倉(cāng)管的監(jiān)督工作。
 
7、讓供應(yīng)商管理庫(kù)存(VMI,Vendor Managed Inventory)
 
       讓供應(yīng)商承擔(dān)庫(kù)存管理的責(zé)任,在這個(gè)觀念下,供應(yīng)商負(fù)責(zé)庫(kù)存的計(jì)劃與 保持,所有庫(kù)存的所有權(quán)(ownership)在供應(yīng)商,直到原料被提領(lǐng)消耗掉或轉(zhuǎn)換為成品為止方轉(zhuǎn)移至客戶。
 
目前以下列三種做法較為普遍:
 
       (1)供應(yīng)商派駐一位于客戶廠區(qū)內(nèi)的人員(vendoron-siteplanner),實(shí)際使用客戶的電腦系統(tǒng),替客戶執(zhí)行物料計(jì)劃及補(bǔ)充的工作。
 
       (2)供應(yīng)商的工廠與客戶的電腦系統(tǒng)連線直接取得客戶的物料需求計(jì)劃(MRP)資料。
 
       (3)對(duì)于持續(xù)固定使用且數(shù)量變化小的材料補(bǔ)充,如氣體、油料等儲(chǔ)存槽上有容量水準(zhǔn)顯示裝置,供應(yīng)商可依照顯示逕自進(jìn)行補(bǔ)充作業(yè)。
 
       寄貨采購(gòu)(Consignmentbuying)則是另一種供應(yīng)商承擔(dān)庫(kù)存的采購(gòu)交易方式,供應(yīng)商于買方廠區(qū)庫(kù)房?jī)?nèi)保持一定水準(zhǔn)的存貨數(shù)量,貨品的所有權(quán)也在供應(yīng)商,客戶由倉(cāng)庫(kù)提領(lǐng)貨品使用時(shí),才需執(zhí)行付款的責(zé)任。
 
       由于是供應(yīng)商替客戶來(lái)做庫(kù)存管理,供應(yīng)商必須保證供料的及時(shí)性及可靠性,如此可大幅降低交期的時(shí)間。另外,供應(yīng)商對(duì)客戶的實(shí)際使用率及取貨的模式有充分的了解,對(duì)供應(yīng)商自己的生產(chǎn)排程也有正面的幫助。
 
8、在績(jī)效考核方面,加強(qiáng)交貨期管理

(1)建立交期管理的相關(guān)考核指標(biāo),例如:
 
       ①交貨準(zhǔn)時(shí)率=(按時(shí)交貨次數(shù)/總交貨次數(shù))×100%
 
       ②交貨延遲率=(延遲交貨次數(shù)/總交貨次數(shù))×100%
 
       ③延遲件數(shù)率=(每月交期延遲件數(shù)÷每月訂單件數(shù))×100%
 
(2)定期對(duì)供應(yīng)商交期進(jìn)行考核
 
       例如企業(yè)可以就生產(chǎn)供貨指令的承諾進(jìn)行評(píng)審,包括正常交貨計(jì)劃的執(zhí)行情況、緊急或特殊交貨的計(jì)劃執(zhí)行情況、執(zhí)行供貨指令的準(zhǔn)確性等,從而判斷供應(yīng)商在交貨期方面的表現(xiàn)。
 
       對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商,企業(yè)可以采取相應(yīng)的措施進(jìn)行改進(jìn)和優(yōu)化,以保證供應(yīng)鏈的穩(wěn)定和高效運(yùn)作。
 
(3)通過(guò)獎(jiǎng)罰來(lái)進(jìn)行改善交期管理
 
       例如對(duì)于能夠按時(shí)交貨的供應(yīng)商,可以給予一定的獎(jiǎng)金、提高其優(yōu)先級(jí)、增加訂單量等。這樣可以激勵(lì)供應(yīng)商更好地履行合同。
 
       而對(duì)于經(jīng)常延遲交貨的供應(yīng)商,可以采取扣除違約金、降低其信用評(píng)級(jí)、減少訂單量等方式。促使供應(yīng)商重視交貨期問(wèn)題。
 
       除此外,采購(gòu)也可在與供應(yīng)商簽訂合同時(shí),設(shè)立交貨期保證金,一旦供應(yīng)商未能按時(shí)交貨,按照合同規(guī)定扣除保證金,這樣可以對(duì)供應(yīng)商產(chǎn)生一定的約束力,促使其重視交貨期。
 
 
       交期管理是除了質(zhì)量和成本這兩者管理外,另一個(gè)幫助提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的重要參照要素。
 
       而平時(shí)采購(gòu)小伙伴們要記得對(duì)每個(gè)供應(yīng)商交期管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題建立《問(wèn)題清單》進(jìn)行記錄,然后定期進(jìn)行總結(jié),與供應(yīng)商一起分析原因并制定解決方案。
編輯:foodqm

 
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