一、目的
為求迅速處理客戶投訴(客訴)案件,維護(hù)公司的信譽(yù),促進(jìn)質(zhì)量改善與售后服務(wù),制定本辦法。
二、范圍
凡本公司委外加工產(chǎn)品遇客戶反應(yīng)質(zhì)量異常的申訴(以下簡稱“客訴”)時(shí),依本施行辦法的規(guī)定辦理;
包括客訴的處理、追蹤改善、成品退貨等項(xiàng)目。
三、客訴分類
客訴處理作業(yè)依客訴異常原因的不同區(qū)分為:
1.非質(zhì)量異?驮V發(fā)生原因(指人為因素造成)。
2.質(zhì)量異?驮V發(fā)生原因。
四、客訴處理職責(zé)
各部門客訴案件的處理職責(zé)
1、銷售部門
1)詳細(xì)檢查客訴產(chǎn)品的訂單編號(hào)、數(shù)量、產(chǎn)品批次。
2)了解客訴要求及確認(rèn)客訴理由。
3)協(xié)助客戶解決疑難或提供必要的參考資料。
4)確認(rèn)客訴整批產(chǎn)品的數(shù)量、批次、經(jīng)銷商。
5)及時(shí)向質(zhì)量管理人員發(fā)送異常圖片或異常實(shí)物。
6)迅速向客戶傳達(dá)處理結(jié)果。
2、OEM部質(zhì)量工程師:
1)客訴案件進(jìn)行確認(rèn)。
2)向被委托方進(jìn)行反饋,并要求被委托方對(duì)客訴案件的發(fā)生進(jìn)行分析研討,制定糾正預(yù)防措施并實(shí)施改善。
3)督促被委托方嚴(yán)格執(zhí)行制定的糾正預(yù)防措施,并對(duì)其整改的效果進(jìn)行驗(yàn)證。
4)處理方式的擬定及責(zé)任歸屬的判定。
5)客訴案件的登記,處理時(shí)效管理及逾期反應(yīng)。
3、被委托方
1)對(duì)客訴原因進(jìn)行詳細(xì)調(diào)查,并制定糾正預(yù)防措施及嚴(yán)格執(zhí)行。
2)改善結(jié)果向委托方質(zhì)量負(fù)責(zé)人反饋。
五、客訴處理要求
1.銷售部人員于接到客戶反應(yīng)產(chǎn)品異常時(shí),應(yīng)即查明該異常(編號(hào)、數(shù)量、批次、不良率、原因)、了解客戶要求,并在OA系統(tǒng)中的“產(chǎn)品質(zhì)量及發(fā)貨問題處理申請(qǐng)表”中詳細(xì)填寫經(jīng)銷商、產(chǎn)品批次、批數(shù)量、不良率等。
2. 為了及時(shí)了解客戶反應(yīng)異常內(nèi)容及處理情況,銷售人員應(yīng)在一天內(nèi)了解客訴的情況并提交異常申請(qǐng)單,OEM質(zhì)量工程師審核鑒定后,做出處理意見,并提報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批示。
3. OEM質(zhì)量工程師對(duì)客訴進(jìn)行確認(rèn)后,應(yīng)及時(shí)向被委托方進(jìn)行反饋,正常的情況下在5個(gè)工作日內(nèi)給出處理意見并告知銷售部。
4.銷售部不得超越核決權(quán)限與客戶做任何處理的答復(fù)協(xié)議或承認(rèn)
5.各部門對(duì)客訴處理決議有異議時(shí)得以“簽呈”專案呈報(bào)處理。
6. 客訴不成立時(shí),銷售人員在接到質(zhì)量管理人員的處理結(jié)果后,應(yīng)及時(shí)向客戶通報(bào)并在規(guī)定收款期收回應(yīng)收帳款,如客戶有異議時(shí),再呈報(bào)上級(jí)進(jìn)行處理。
六、退貨處理要求
1、銷售部接到已結(jié)案結(jié)果后依核決的處理方式處理:
1)賠款:
銷售人員接到處理結(jié)果后,經(jīng)與客戶溝通后,由客戶開具的賠款單據(jù)或證明送回質(zhì)量負(fù)責(zé)人留存(如消費(fèi)者投訴,應(yīng)傳發(fā)購物小票給質(zhì)量負(fù)責(zé)人留存);
如果在OEM質(zhì)量工程師確認(rèn)前,就已經(jīng)發(fā)生賠付事件,那銷售人員必須向OEM質(zhì)量工程師提供相關(guān)賠款單據(jù)或證明,以便核對(duì)。
2)退貨:
a)銷售人員在接到退貨處理結(jié)果后,應(yīng)協(xié)助經(jīng)銷商在5個(gè)工作日內(nèi)統(tǒng)計(jì)好所退產(chǎn)品的數(shù)量,并把統(tǒng)計(jì)好的數(shù)量、經(jīng)銷商名稱及經(jīng)銷商地址提報(bào)給OEM質(zhì)量工程師;
b)在OEM質(zhì)量工程師未通知之前,銷售人員或客戶不得私自退貨;
c)銷售人員及時(shí)把已經(jīng)確定的退貨方式通報(bào)給經(jīng)銷商,并協(xié)助經(jīng)銷商進(jìn)行退貨事宜;
d)如須經(jīng)銷商安排物流退貨,則銷售人員必須督促經(jīng)銷商在退貨的物流單據(jù)上注明經(jīng)銷商名稱、負(fù)責(zé)人、經(jīng)銷商地址及電話;
e)如未按以上退貨要求操作導(dǎo)致確認(rèn)不了退貨數(shù)量,而影響補(bǔ)貨的及時(shí)性所造成的后果,則由銷售人員負(fù)責(zé);
f)當(dāng)處理結(jié)果出來后,15個(gè)工作日之內(nèi)完成退貨工作,由OEM質(zhì)量工程師負(fù)責(zé)溝通生產(chǎn)商確定哪種退貨方式,銷售人員和客戶負(fù)責(zé)退貨的具體操作。
2、補(bǔ)貨處理要求
1)原則上,先退貨后補(bǔ)貨,當(dāng)退貨到達(dá)廠商,確認(rèn)退貨數(shù)量后,再按退貨的數(shù)量進(jìn)行補(bǔ)貨;
2)當(dāng)出現(xiàn)批量性質(zhì)量事故導(dǎo)致產(chǎn)品全面召回或單批次超過100件以上的質(zhì)量事故,根據(jù)市場情況可以考慮先補(bǔ)貨后退貨。
七、處理流程
八、附 則
1.本規(guī)定經(jīng)各部門研討、總經(jīng)理批準(zhǔn)公布,自下發(fā)之日起實(shí)行。
2.本規(guī)定由企業(yè)OEM質(zhì)量負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)起草與解釋。