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如何高效開展供應(yīng)商審核,20個步驟全面剖析

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2022-07-11  來源:食品供應(yīng)鏈管理公眾號  作者:網(wǎng)絡(luò)
核心提示:如何高效開展供應(yīng)商審核,20個步驟全面剖析
   審核是在企業(yè)、供應(yīng)商內(nèi)開展的一種質(zhì)量監(jiān)督活動,是指為滿足用戶使用要求,以產(chǎn)品、工序和體系為目標,通過獨立的、公正的、系統(tǒng)的評定,判斷交貨產(chǎn)品質(zhì)量,考核工序適應(yīng)性和評定體系的有效性,以便及時暴露問題,改進工作,增強質(zhì)量保證體系的自身保證能力而開展的企業(yè)內(nèi)部的監(jiān)餐活動。
 
  一、審核策劃
 
  過程的順序;
 
  關(guān)鍵點的關(guān)注;
 
  時間的有效分配;
 
  合理的人員配置(獨立性和專業(yè)性的要求);
 
  審核時機的確定和把握。
 
  二、應(yīng)該注意的事
 
  策劃的結(jié)果事先應(yīng)通知受審核方,不要造成突然襲擊;
 
  允許別人作充分的準備;
 
  不要嚴重干擾別人的正常業(yè)務(wù)作業(yè),審核時間應(yīng)可以協(xié)商并可調(diào)整;
 
  三、檢查表是重要的,但不一定是詳細的
 
  可以幫助你把握節(jié)奏,體現(xiàn)你的重點關(guān)注;
 
  內(nèi)容表達可僅是提示性的,詳略取決于你的經(jīng)驗;
 
  不能照本宣科,提問應(yīng)講究技巧;
 
  內(nèi)審應(yīng)可以提前給受審核方審核檢查表(受審核方需要時);
 
  檢查表應(yīng)是審核記錄的一種。
 
  四、構(gòu)思檢查表的三個要點
 
  日常工作是如何處理的;
 
  當(dāng)某些非常規(guī)的事情出現(xiàn)時/體系是否還工作;
 
  當(dāng)出現(xiàn)危機時/事物是否仍在控制下
 
  五、進入現(xiàn)場前內(nèi)部的充分協(xié)商是必要的
 
  目的是溝通審核意圖和協(xié)調(diào)審核步驟;
 
  同時進一步明確審核中的重點關(guān)注;
 
  相互提醒審核中應(yīng)特別注意的事項。
 
  審核員最大的挑戰(zhàn)是與人相處;
 
  因而與人打交道得十分小心;
 
  不能讓對方反感而導(dǎo)致你審核的失;
 
  記住:千萬不能把審核做成是審查(找麻煩)。
 
  六、記住樣本選擇的原則
 
  為了達到目標;
 
  密切相關(guān)的;
 
  有代表性;
 
  樣本量:3<n<12
 
  七、有效的工作方式
 
  聽:聆聽、傾聽,聽你所關(guān)心的;
 
  看:敏銳、敏感,絲絲縷縷中看出問題的真相;
 
  查:學(xué)會抽樣查看,學(xué)會證實;
 
  問:不脫離你的主題,詢問你所關(guān)心的事。
 
  記錄:是不可缺少的,尤其是對問題點應(yīng)予詳細的記錄。
 
  八、有效的審核順序
 
  交談——提問
 
  描述——聽取
 
  文件——依據(jù)
 
  證明——有效證據(jù)
 
  九、現(xiàn)場審核中導(dǎo)致失敗的情況
 
  同仁面前舉止過于刻板,讓人不自在;
 
  沒有以平常心進行有效溝通,以為高人一等;
 
  提問缺乏技巧,讓人可用簡單的YES或NO回答之;
 
  缺乏自信心,不能涉及別人工作的核心問題;
 
  不能有效用全“聽、看、查、問”的審核方法,一味只查資料做記錄;
 
  不能用足夠的智慧去化解審核中的障礙;
 
  做和事佬去介入別人的事務(wù)紛爭;
 
  滔滔不絕說教,讓人家以為你是一名牧師;
 
  審核組內(nèi)不能按分工有效協(xié)調(diào),各行其是。
 
  十、高層審核是個難題
 
  職位上本身就高過你,你有一種敬畏的感覺;
 
  知識水平上可能比你高;
 
  看問題的層次和深度可能和你不一樣;
 
  但也不排除有低水平、低認識的人。
 
  十一、關(guān)鍵的一步,需要你
 
 ?
 
  事先做充分的準備;
 
  標準和文件是你的依據(jù);
 
  應(yīng)該溝通一些管理者感興趣又不脫離主題的話題;
 
  學(xué)會用經(jīng)濟語言,而避免用生硬的名詞、術(shù)語;
 
  必須讓管理者體會到這樣的審核對推動體系確實有益;
 
  你需要是會溝通又有一定知識面的人
 
  十二、同級溝通也不輕松
 
  坦誠心打動人,千萬別讓人感覺來攪渾;
 
  是完善體系,而不是給別人難看,所以應(yīng)換位思考,體諒別人的難處;
 
  對發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)幫助分析原因,根本目的在于挖掉冰山;
 
  以事論事,別扯入人際關(guān)系;
 
  失誤人人都有,千萬不要落井下石,更不可打小報告穿小鞋;
 
  當(dāng)你犯錯時,道歉是必須的;
 
  總之,友好的氣氛是成功審核的基礎(chǔ)。
 
  十三、與作業(yè)人員溝通應(yīng)該注意
 
  禮貌待人更顯需要;
 
  現(xiàn)場中作業(yè)人員是忙碌的,應(yīng)而不宜花很長的時間;
 
  要用聽得懂的語言;
 
  不能要求工人背出文件要求;
 
  對操作過程的觀察可代替詢問工人對文件的理解;
 
  交談時避免打斷說話或反駁,對誤解要有耐心;
 
  不能當(dāng)著工人面前做記錄。
 
  十四、現(xiàn)場審核要有深度
 
  前后左右審核思路應(yīng)能貫穿;
 
  抽查可以某個產(chǎn)品形成的個案層層展開(從訂單-設(shè)計-采購-生產(chǎn)-包裝-交付-服務(wù));
 
  必須關(guān)注產(chǎn)品形成過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié),并以足夠的專業(yè)能力作支持;
 
  法律、法規(guī)有規(guī)定的應(yīng)予重點關(guān)注;
 
  體系的信心支撐來自于自我完善,這一點各部門均予以強化關(guān)注;
 
  對組織內(nèi)已知的問題點應(yīng)予以重點審核;
 
  管理中的難點、重點,應(yīng)有足夠的經(jīng)驗去識別和判斷;
 
  對發(fā)現(xiàn)的冰山一角要有能探究其根基深度、廣度的能力。
 
  十五、審核發(fā)現(xiàn)的形成應(yīng)抓大放小
 
  不要吹毛求疵,應(yīng)該懂得持續(xù)改進,小事以提醒的方式告之;
 
  要抓住體系中的大缺失,以幫助別人能改進后有所提高;
 
  對重復(fù)性發(fā)生的小問題,應(yīng)該當(dāng)作系統(tǒng)問題提出,這不能因小而放。
 
  十六、審核發(fā)現(xiàn)記錄和報告
 
  記錄應(yīng)該是可追溯即可重查;
 
  報告不能有數(shù)量限制,否則不能對體系做完整判斷;
 
  不要害怕讓審核機構(gòu)發(fā)現(xiàn)內(nèi)審的全部,糾正措施才是至關(guān)重要的;
 
  形成的報告因得到受審核部門的確認。
 
  十七、不合格報告三要素
 
  標準的要求;
 
  體系文件的要求;
 
  上次審核中集中的問題點;
 
  管理中的重點和難點;
 
  已知該部曾發(fā)生過的管理問題。
 
  十八、不合格報告撰寫要求
 
  正確性;
 
  完整性;
 
  清楚;
 
  簡潔。
 
  十九、糾正措施內(nèi)審的根本落腳點
 
  原因分析很重要,根本原因須找到;
 
  分清糾正和糾正措施的區(qū)別;
 
  受審方是糾正措施的主導(dǎo)者,但內(nèi)審員應(yīng)該是輔導(dǎo)員;
 
  限時檢查(驗證)是關(guān)鍵。
 
  二十、評價審核能力和績效很必須
 
  為下次審核提供改進的基礎(chǔ);
 
  促使內(nèi)審員不斷地提高水平練內(nèi)功;
 
  使受審核方有一個良好的感受,提高對內(nèi)審的內(nèi)心贊成度;
 
  體系審核真正做到審核增值。
編輯:foodqm

 
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