8.1 省局相關(guān)處室應(yīng)當(dāng)將有關(guān)出口食品生產(chǎn)企業(yè)備案工作情況、出口情況及國外預(yù)警向山東省人民政府通報。

8.2 省局認(rèn)證處負(fù)責(zé)定期向國家認(rèn)監(jiān)委報送本轄區(qū)備案企業(yè)與備案監(jiān)管工作質(zhì)量報告及數(shù)量統(tǒng)計分析，主要包括：日常監(jiān)管和定期監(jiān)管實(shí)施數(shù)量、派遣人次;按照發(fā)現(xiàn)不符合項目具體數(shù)量多少對分支機(jī)構(gòu)和不同產(chǎn)品類型企業(yè)進(jìn)行排序；對不符合項目加以分類并進(jìn)行分布統(tǒng)計；統(tǒng)計企業(yè)限期整改完成率和未按時完成原因，比照本局轄區(qū)內(nèi)企業(yè)出口檢驗不合格項目數(shù)量統(tǒng)計以及國外官方通報問題企業(yè)情況、采取針對性措施并分析產(chǎn)生效果、趨勢判定、風(fēng)險評價分析與預(yù)防處理措施情況等。

8.3   省局認(rèn)證處負(fù)責(zé)每年向認(rèn)監(jiān)委報送轄區(qū)內(nèi)備案評審員年度人均接受培訓(xùn)或?qū)W習(xí)情況、人均執(zhí)行文件審核或現(xiàn)場審核數(shù)量、人均提出的不符合項目數(shù)量、人均提出工作改進(jìn)建議采納比例、國外主管機(jī)構(gòu)來華對個人評審或監(jiān)管企業(yè)提出不符合項目的詳細(xì)情況、轄區(qū)內(nèi)個人編譯研究報告或公開發(fā)表文章情況等。

8.4 在發(fā)生下列情況時，省局認(rèn)證處應(yīng)及時向相關(guān)部門、分支局和人員通報：

    A、發(fā)現(xiàn)出口產(chǎn)品存在安全隱患的問題;

    B、發(fā)現(xiàn)需作暫停使用、注銷、撤銷《備案證明》處理的問題;

    C、企業(yè)自查整改合格恢復(fù)使用《備案證明》申請;

    D、對企業(yè)恢復(fù)使用《備案證明》復(fù)查意見;

    E、恢復(fù)使用《備案證明》通知;

    F、企業(yè)整改、核查通知;

    G、評審?fù)ㄖ?span>;

    H、定期監(jiān)督檢查等需調(diào)動評審員或監(jiān)管人員的信息傳遞;

    I、新申請企業(yè)與變更的通知;

    J、發(fā)現(xiàn)進(jìn)口國（地區(qū)）檢出不合格或退貨問題;

    K、國/境外官方主管機(jī)構(gòu)檢查發(fā)現(xiàn)問題;

    L、需報告認(rèn)監(jiān)委的事項。

傳遞資料、通知、信息等應(yīng)以書面形式，填寫交接單，雙方簽名并注明簽收日期。

8.5  轄區(qū)內(nèi)獲證企業(yè)發(fā)生食品安全突發(fā)事件時，省局認(rèn)證處應(yīng)立即會同相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查，經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)同意后，上報認(rèn)監(jiān)委。

8.6 省局認(rèn)證處與相關(guān)處室、分支局、技術(shù)中心定期召開例會，進(jìn)行信息交流。

8.7 分支局應(yīng)當(dāng)及時匯總信息并納入企業(yè)信譽(yù)記錄，審查出口食品生產(chǎn)企業(yè)年度報告，對存在相關(guān)問題的出口食品生產(chǎn)企業(yè)，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)監(jiān)督、檢查。

8.8  分支局應(yīng)按時（每年六月上旬和十一月上旬前至少各報送一次）向省局認(rèn)證處上報本轄區(qū)備案企業(yè)與備案監(jiān)管工作質(zhì)量報告及數(shù)量統(tǒng)計分析，上報內(nèi)容同8.2。

9.1 建立獲證企業(yè)檔案。分支局應(yīng)建立備案企業(yè)檔案或電子檔案，至少應(yīng)包括：備案申請書、企業(yè)的食品安全衛(wèi)生控制體系文件、廠區(qū)平面圖、車間平面圖、工藝流程圖、產(chǎn)品說明書、變更申請及處理記錄、評審和監(jiān)督檢查記錄等內(nèi)容，企業(yè)初次備案的有關(guān)記錄應(yīng)長期留存。省局根據(jù)分支局上報的資料留存必要的檔案信息。

9.2  撤銷或注銷備案的企業(yè)，其審批和備案材料應(yīng)至少保存2年。

9.3 建立督查工作記錄檔案。各級備案監(jiān)管工作督查記錄及其整改、處理資料等，應(yīng)至少保存2年。

9.4 省局認(rèn)證處與分支機(jī)構(gòu)應(yīng)建立備案評審員、監(jiān)管人員的培訓(xùn)、考核及年度工作總結(jié)檔案，記錄至少保存3年。

9.5 省局認(rèn)證處應(yīng)保存上報認(rèn)監(jiān)委的相關(guān)情況記錄，記錄至少保存3年。

9.6  省局認(rèn)證處與分支機(jī)構(gòu)應(yīng)長期收集、保存、更新相關(guān)法律法規(guī)，包括有特殊注冊要求的相關(guān)進(jìn)口國(地區(qū))法律法規(guī)。

      本實(shí)施細(xì)則由省局認(rèn)證處負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日起實(shí)施，原《山東出入境檢驗檢疫局衛(wèi)生注冊登記工作指南（試行）》同時廢止，原有規(guī)定與本細(xì)則不一致的以本細(xì)則為準(zhǔn)。