良好的文件系統(tǒng)是質(zhì)量保證系統(tǒng)的基本部分，應(yīng)當(dāng)覆蓋GMP的所有方面。

 

　　1、目標(biāo)

 

　　制定所有物料的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程以及生產(chǎn)和控制的方法，以保證生產(chǎn)相關(guān)的所有人員知道應(yīng)做什么以及何時(shí)做；

 

　　確保質(zhì)量負(fù)責(zé)人了解產(chǎn)品所有信息以決定產(chǎn)品是否批準(zhǔn)放行，保證書面記錄的存在，可追溯性，保證提供相關(guān)記錄和審計(jì)追蹤以便調(diào)查。其確保驗(yàn)證、審查和統(tǒng)計(jì)分析所有數(shù)據(jù)的有效性。

 

　　文件如何設(shè)計(jì)和使用取決于生產(chǎn)商。在某些情況下，下面描述的文件的一部分或全部可能在一起，但他們各自通常是相互獨(dú)立的。

 

　　2、基本要求

 

　　文件應(yīng)當(dāng)精心的設(shè)計(jì)、制定、檢查和發(fā)放。其應(yīng)當(dāng)符合生產(chǎn)許可和銷售許可相關(guān)部分的要求。

 

　　文件應(yīng)當(dāng)有合適的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)、簽字并注明日期。沒有得到授權(quán)和批準(zhǔn)，任何文件不得修改。

 

　　文件內(nèi)容應(yīng)當(dāng)明確：應(yīng)當(dāng)闡明文件名稱、性質(zhì)和目的。文件布局應(yīng)當(dāng)有序，便于檢查。復(fù)印文件應(yīng)當(dāng)清楚易讀。從主文件復(fù)印工作文件時(shí)，不得產(chǎn)生任何差錯(cuò)。

 

　　文件應(yīng)當(dāng)定期審查并保持更新。當(dāng)文件修訂時(shí)，應(yīng)有防止舊版本誤用的系統(tǒng)。舊版本的文件應(yīng)當(dāng)保存一定時(shí)間。

 

　　當(dāng)文件需要輸入數(shù)據(jù)時(shí)，這些數(shù)據(jù)的輸入應(yīng)當(dāng)清晰，易讀和不易丟失。文檔應(yīng)當(dāng)留有足夠的空間填寫這些數(shù)據(jù)。

 

　　文檔的任何修改應(yīng)當(dāng)簽名并標(biāo)明日期；修改處應(yīng)使原始信息清晰可讀。適當(dāng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)記錄修改的理由。

 

　　生產(chǎn)過程中采取的每一項(xiàng)措施應(yīng)當(dāng)完整記錄，才可追溯產(chǎn)品生產(chǎn)中涉及的所有關(guān)鍵步驟。記錄應(yīng)當(dāng)保存至產(chǎn)品有效期后至少一年。

 

　　應(yīng)使用電子數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)或照相或其他可靠的方式記錄數(shù)據(jù)（儲(chǔ)存記錄）。應(yīng)有主配方和與系統(tǒng)相關(guān)的詳細(xì)的SOPs，記錄的準(zhǔn)確性應(yīng)當(dāng)核查。如果使用電子方法處理文件，只有質(zhì)量負(fù)責(zé)人能夠進(jìn)入電腦或修改數(shù)據(jù)，應(yīng)有變更和刪除記錄。應(yīng)通過密碼或其他方式限制他人登陸，關(guān)鍵數(shù)據(jù)的輸入應(yīng)由他人進(jìn)行復(fù)核。用電子方法儲(chǔ)存的批記錄應(yīng)備份到磁帶、縮微膠卷、打印紙或其他介質(zhì)上。尤其重要的是，在保留期間，數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)易于查閱。

 

　　二、必要的文件

 

　　1、標(biāo)簽

 

　　包裝容器、設(shè)備或廠房的標(biāo)簽應(yīng)清晰易讀，并采用公司批準(zhǔn)的格式。除了標(biāo)簽使用文字說明外，通常還可應(yīng)使用不同的顏色表明狀態(tài)（如，待驗(yàn)、合格、拒絕、清潔），這種做法是有用的。

 

　　按照國家法規(guī)的要求，所有產(chǎn)品應(yīng)當(dāng)用標(biāo)簽進(jìn)行標(biāo)識(shí)，標(biāo)簽至少包括以下信息：

 

　�。╝） 產(chǎn)品名稱

 

　�。╞） 配料表

 

　�。╟） 產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)號(hào)及生產(chǎn)許可證號(hào)

 

　　（d）以非編碼的形式說明產(chǎn)品有效期

 

　　（e） 特殊儲(chǔ)存條件或必要的處理注意事項(xiàng)。

 

　�。╢） 使用說明，警告和必要的注意事項(xiàng)。

 

　�。╣）生產(chǎn)商或公司的名稱、地址和聯(lián)系方式。

 

　�。╤）營養(yǎng)成分表

 

　�。╥）凈含量

 

　　對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)品，標(biāo)簽和/或隨同的文件應(yīng)當(dāng)標(biāo)明凈含量、生產(chǎn)日期、有效期、儲(chǔ)存條件和控制編號(hào)（適當(dāng)時(shí)）。

 

　　2、標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)規(guī)程

 

　　用于常規(guī)檢驗(yàn)前，文件所述檢測(cè)規(guī)程應(yīng)在現(xiàn)有的儀器和設(shè)備的范圍內(nèi)進(jìn)行驗(yàn)證。

 

　　應(yīng)有經(jīng)適當(dāng)批準(zhǔn)和簽字的標(biāo)準(zhǔn)，包括原材料、包裝材料和成品的鑒別、含量、純度和質(zhì)量的檢測(cè)；適當(dāng)時(shí)，應(yīng)有中間體或待包裝產(chǎn)品的標(biāo)準(zhǔn)。還應(yīng)包含生產(chǎn)過程所用的水、溶劑和試劑（例如，酸和堿）的標(biāo)準(zhǔn)。

 

　　每個(gè)標(biāo)準(zhǔn)都應(yīng)批準(zhǔn)和簽署（注明日期），并由QC或QA保存。

 

　　需要定期修訂標(biāo)準(zhǔn)以符合國家相關(guān)法律法規(guī)及質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。

 

　　3、原材料和包裝材料的標(biāo)準(zhǔn)

 

　　原材料、內(nèi)包裝材料和印刷包裝材料的指標(biāo)應(yīng)提供物料的描述，包括：

 

　�。╝） 指定的名稱和內(nèi)部代碼

 

　�。╞） 參考的國家相關(guān)法律法規(guī)及質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)

 

　�。╟） 定性和定量要求，包括可接受限度

 

　　根據(jù)公司的實(shí)際情況，還可以加入以下內(nèi)容：

 

　�。╝） 物料的供應(yīng)商和原始生產(chǎn)商

 

　　（b） 印刷材料的樣品

 

　�。╟） 取樣、檢測(cè)方法的說明或方法參考。

 

　�。╠） 儲(chǔ)存條件和注意事項(xiàng)

 

　　（e） 復(fù)檢前的最長儲(chǔ)存期

 

　　包裝材料應(yīng)當(dāng)符合標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)當(dāng)與其所含的物料和或產(chǎn)品兼容。應(yīng)當(dāng)檢測(cè)包裝材料的標(biāo)準(zhǔn)符合性、缺陷以及標(biāo)識(shí)的正確性。

 

　　描述檢測(cè)方法的文件應(yīng)說明再分析每個(gè)原料要求的頻率，由其穩(wěn)定性判定的。

 

　　中間體和待包裝產(chǎn)品的標(biāo)準(zhǔn)

 

　　應(yīng)當(dāng)制定中間體和待包裝產(chǎn)品的標(biāo)準(zhǔn)。適當(dāng)時(shí)，該標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)當(dāng)與原材料或成品的標(biāo)準(zhǔn)相似。

 

　　4、成品的標(biāo)準(zhǔn)

 

　　成品的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)當(dāng)包括：

 

　�。╝） 產(chǎn)品指定名稱和代碼（如適用）

 

　　（b） 原輔料指定名稱

 

　�。╟） 工藝配方

 

　　（d） 對(duì)規(guī)格和包裝詳情的描述

 

　�。╡） 取樣和檢測(cè)方法或方法的參考

 

　�。╢） 定性和定量的要求，有可接受限度。

 

　�。╣） 存儲(chǔ)條件和注意事項(xiàng)

 

　　（h）保質(zhì)期

 

　　5、工藝規(guī)程

 

　　每個(gè)產(chǎn)品應(yīng)有正式批準(zhǔn)的主配方和批量。

 

　　主配方應(yīng)當(dāng)包括：

 

　�。╝） 產(chǎn)品名稱和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)的產(chǎn)品參考代碼

 

　　（b） 產(chǎn)品的規(guī)格和規(guī)格描述，以及批量

 

　　（c） 所使用的原料的清單，包含每個(gè)物料的用量、指定名稱和專有代號(hào)的描述（應(yīng)注意生產(chǎn)過程中可能消失的物質(zhì)）

 

　�。╠） 產(chǎn)品最終收率的可接受限度以及相關(guān)中間體收率的可接受限度（如適用）的說明

 

　　（e） 加工場(chǎng)所和所用主要設(shè)備的說明

 

　�。╢） 用于關(guān)鍵設(shè)備的準(zhǔn)備和運(yùn)行的方法或參考方法，例如清潔（特別是更換產(chǎn)品后清潔）、組裝、校準(zhǔn)、滅菌、使用。

 

　　（g） 每步處理的詳細(xì)的生產(chǎn)指令（如，物料的核對(duì)、預(yù)處理、加料順序、混合時(shí)間、溫度）

 

　�。╤） 所有中間控制指令和限度

 

　　（i） 必要的產(chǎn)品儲(chǔ)存要求，包括包裝容器、標(biāo)簽和一些特殊儲(chǔ)存條件。

 

　�。╦） 必要的特別注意事項(xiàng)。

 

　　三、包裝指令

 

　　每一產(chǎn)品、包裝規(guī)格和包裝類型都應(yīng)有批準(zhǔn)的包裝指令。包裝通常應(yīng)包括或參考以下內(nèi)容：

 

　�。╝） 產(chǎn)品名稱

 

　�。╞） 產(chǎn)品規(guī)格、含量和使用方法的描述（如適用）

 

　�。╟） 最終包裝容器中的產(chǎn)品裝量，以數(shù)量、重量或體積表示。

 

　　（d） 標(biāo)準(zhǔn)批量所要求的所有包裝材料的清單，包括包裝材料的數(shù)量、規(guī)格和類型、以及每一個(gè)包裝材料質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的代碼或參考號(hào)

 

　�。╡） 印刷包裝材料的樣張或復(fù)制品和實(shí)樣，注明產(chǎn)品批號(hào)、有效期。

 

　�。╢） 特別注意事項(xiàng)，包括包裝區(qū)域和設(shè)備應(yīng)仔細(xì)檢查以確保在包裝前后已清潔。

 

　　（g） 包裝操作的描述，包括所有重要的輔助操作和所用設(shè)備

 

　　（h） 中間控制（包含取樣和可接受限度的指令）的詳情。

 

　　1、批生產(chǎn)記錄

 

　　每一批產(chǎn)品均應(yīng)有相應(yīng)的批生產(chǎn)記錄。批生產(chǎn)記錄應(yīng)當(dāng)以現(xiàn)行已批準(zhǔn)的指標(biāo)相關(guān)部分為依據(jù)。應(yīng)有起草此類記錄的方法，避免錯(cuò)誤。（建議使用復(fù)印或以通過驗(yàn)證的計(jì)算機(jī)程序。應(yīng)避免抄錄已批準(zhǔn)的文件）

 

　　在生產(chǎn)開始之前，應(yīng)當(dāng)檢查確保儀器和工作平臺(tái)干凈，沒有計(jì)劃生產(chǎn)不需要的之前的產(chǎn)品、文件或物料，設(shè)備應(yīng)干凈并適合使用。此類檢查應(yīng)當(dāng)記錄。

 

　　生產(chǎn)過程中，采取每一步措施時(shí)，都應(yīng)當(dāng)記錄以下信息，記錄填寫完畢后，應(yīng)注明日期并由生產(chǎn)操作的負(fù)責(zé)人簽名。

 

　�。╝） 產(chǎn)品名稱

 

　�。╞） 批號(hào)

 

　�。╟） 開始生產(chǎn)、重要的中間階段和完成生產(chǎn)的日期和時(shí)間

 

　�。╠） 每個(gè)生產(chǎn)階段的負(fù)責(zé)人名稱。

 

　�。╡） 各重要生產(chǎn)階段操作人的姓名縮寫，必要時(shí)，應(yīng)有對(duì)每一操作（例如，稱重）進(jìn)行檢查的操作人的姓名縮寫。

 

　　（f） 每一批起始原料的批號(hào)和/或分析控制號(hào)以及實(shí)際質(zhì)量（包括回收或返工物料的批號(hào)和數(shù)量）

 

　�。╣） 所有相關(guān)的生產(chǎn)操作或事件和所用的主要設(shè)備。

 

　　（h） 完成的中間控制，操作人員的姓名縮寫，以及所得結(jié)果

 

　�。╥） 不同生產(chǎn)階段或相關(guān)階段，獲得的產(chǎn)量，以及實(shí)際產(chǎn)量嚴(yán)重偏離預(yù)期收率的評(píng)價(jià)說明或解釋

 

　�。╦） 特殊問題的注釋，包括偏離主配方的所有偏差情況的說明。

 

　　2、批包裝記錄

 

　　生產(chǎn)的每批或批次的一部分批包裝記錄應(yīng)保存，其應(yīng)基于批準(zhǔn)的包裝指令的相關(guān)部分。應(yīng)有起草此記錄的方法以避免錯(cuò)誤（建議使用復(fù)印或經(jīng)過驗(yàn)證的計(jì)算機(jī)程序。應(yīng)當(dāng)避免抄錄已批準(zhǔn)的文件）。

 

　　包裝操作開始之前，應(yīng)當(dāng)檢查確保儀器和工作平臺(tái)干凈，沒有計(jì)劃包裝操作不需要的產(chǎn)品、文件或物料，設(shè)備干凈且適合使用。此類檢查應(yīng)當(dāng)記錄。

 

　　采取每一步操作時(shí)，應(yīng)當(dāng)記錄以下信息，應(yīng)通過簽名或電子密碼清晰地標(biāo)識(shí)日期和負(fù)責(zé)人。

 

　　（a） 產(chǎn)品名稱、批號(hào)和待包裝產(chǎn)品數(shù)量，以及要得到的成品的批號(hào)和計(jì)劃產(chǎn)量、實(shí)際產(chǎn)量和理論產(chǎn)量之間的平衡核算。

 

　�。╞） 包裝操作的日期和時(shí)間

 

　　（c） 實(shí)施包裝操作的負(fù)責(zé)人姓名

 

　　（d） 不同關(guān)鍵步驟的操作人員姓名縮寫

 

　�。╡） 檢查標(biāo)識(shí)和與包裝指令的一致性，包括中間控制的結(jié)果

 

　�。╢） 包裝操作的詳情，包括所用設(shè)備的代號(hào)和包裝線，必要時(shí)，保存未包裝產(chǎn)品的產(chǎn)品不包裝指令或退回產(chǎn)品至存儲(chǔ)區(qū)的記錄

 

　�。╣） 所用的印刷包裝材料的樣品，包括批號(hào)、有效期和其他額外的打印信息的印刷和定期檢查的批準(zhǔn)的樣本。

 

　�。╤） 對(duì)于一些特殊問題的注釋，包括由合適的人員書面批準(zhǔn)的偏離包裝指令的所有偏差的詳細(xì)信息。

 

　�。╥） 發(fā)放、使用、銷毀或退回庫房的所有印刷包裝材料和待包裝產(chǎn)品的數(shù)量和參照號(hào)或標(biāo)識(shí)以及產(chǎn)品數(shù)量，以便進(jìn)行充分的物料衡算。

 

　　四、操作規(guī)程和記錄

 

　　1、應(yīng)有SOPs和采取相關(guān)措施的記錄，必要時(shí)應(yīng)有結(jié)論：

 

　�。╝） 儀器組裝和驗(yàn)證

 

　�。╞） 分析儀器和校準(zhǔn)

 

　　（c） 維護(hù)、清潔和衛(wèi)生

 

　　（d） 人事相關(guān)問題，包括資質(zhì)、培訓(xùn)、服裝和衛(wèi)生

 

　�。╡） 環(huán)境監(jiān)控

 

　　（f） 蟲害控制

 

　�。╣） 投訴

 

　�。╤） 召回

 

　�。╥） 退貨

 

　　對(duì)于每一個(gè)原材料、內(nèi)包裝材料和印刷包裝材料都應(yīng)有物料接收的SOPs和記錄。

 

　　2、物料接收的記錄應(yīng)當(dāng)包括：

 

　�。╝） 發(fā)貨單和包裝容器上的物料名稱

 

　　（b） 公司內(nèi)部使用的物料名稱和/或代碼，若不同于（a）

 

　　（c） 接收日期

 

　�。╠） 供應(yīng)商的名稱和生產(chǎn)商的名稱（可能的話）

 

　　（e） 生產(chǎn)商的批號(hào)或參考號(hào)

 

　�。╢） 接收的總量和包裝容器的數(shù)量

 

　�。╣） 接收后分配的批號(hào)

 

　　（h） 有關(guān)說明（例如，包裝容器的說明）

 

　　應(yīng)當(dāng)有關(guān)于內(nèi)部標(biāo)簽、原材料、包裝材料和其他物料待驗(yàn)和儲(chǔ)存的SOPs。

 

　　對(duì)于每一個(gè)儀器和設(shè)備（如，使用、校準(zhǔn)、清潔和維護(hù)），都應(yīng)有相應(yīng)的SOP，并放在每個(gè)設(shè)備的附近位置。

 

　　應(yīng)當(dāng)有取樣的SOPs，明確授權(quán)取樣的人員。

 

　　3、取樣指令應(yīng)當(dāng)包括：

 

　�。╝） 取樣方法和取樣計(jì)劃

 

　�。╞） 所用設(shè)備

 

　　（c） 避免物料污染或任何質(zhì)量惡化的所有注意事項(xiàng)

 

　�。╠） 取樣量

 

　�。╡） 分樣操作指令

 

　�。╢） 所用樣品容器的類型，是無菌取樣容器還是正常取樣容器，并貼簽

 

　�。╣） 應(yīng)采取特殊預(yù)防措施，特別是當(dāng)涉及無菌取樣或有毒物質(zhì)。

 

　　應(yīng)當(dāng)有描述批號(hào)編制系統(tǒng)的SOP，以保證每一批中間體、待包裝產(chǎn)品和成品都有特定的批號(hào)。

 

　　適用于生產(chǎn)階段和各自包裝階段批號(hào)編制的SOP應(yīng)當(dāng)彼此相互關(guān)聯(lián)。

 

　　批號(hào)編制的SOP應(yīng)當(dāng)確保同一批號(hào)不會(huì)重復(fù)使用，這也適用于返工批次。

 

　　批號(hào)分配后應(yīng)當(dāng)立即記錄，如記錄在日志中。記錄應(yīng)當(dāng)至少包括分配日期、產(chǎn)品標(biāo)識(shí)和批量。

 

　　應(yīng)當(dāng)制定適用于不同生產(chǎn)階段的物料和產(chǎn)品檢測(cè)的書面檢驗(yàn)規(guī)程，描述所用的方法和儀器。應(yīng)當(dāng)記錄實(shí)施的檢測(cè)。

 

　　4、檢驗(yàn)記錄應(yīng)至少包含以下數(shù)據(jù)：

 

　�。╝） 物料或產(chǎn)品的名稱，如適用，應(yīng)包括規(guī)格

 

　�。╞） 批號(hào)，適當(dāng)時(shí)，生產(chǎn)廠家和/或供應(yīng)商的名稱

 

　�。╟） 相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和檢測(cè)方法的參考

 

　�。╠） 檢測(cè)結(jié)果和所參照的標(biāo)準(zhǔn)（限度），包括觀察和計(jì)算

 

　�。╡） 檢測(cè)的日期和參考號(hào)

 

　�。╢） 檢驗(yàn)人員的姓名縮寫

 

　�。╣） 對(duì)檢驗(yàn)、計(jì)算進(jìn)行核對(duì)的人的姓名縮寫，并注明日期。

 

　�。╤） 放行或拒絕的明確聲明（或其他決定），并有指定的負(fù)責(zé)人的簽名和日期。

 

　　應(yīng)當(dāng)建立物料和成品的書面放行和拒絕程序。特別是由質(zhì)量負(fù)責(zé)人決定成品銷售放行的書面程序。

 

　　每一批產(chǎn)品的銷售記錄應(yīng)當(dāng)保存，例如，必要時(shí)方便相應(yīng)批次的召回。

 

　　重要和關(guān)鍵設(shè)備有關(guān)驗(yàn)證、校準(zhǔn)、維護(hù)、清潔或維修操作的記錄應(yīng)當(dāng)保存，記錄內(nèi)容應(yīng)包括實(shí)施這些操作的日期和操作人。

 

　　重要和關(guān)鍵設(shè)備的使用以及處理產(chǎn)品的區(qū)域應(yīng)當(dāng)按時(shí)間順序記錄。

 

　　應(yīng)當(dāng)有分配清潔和衛(wèi)生以及詳細(xì)描述清潔計(jì)劃、方法、所用的設(shè)備和物料以及需要清潔的設(shè)備和設(shè)施的書面規(guī)程。此類書面規(guī)程應(yīng)當(dāng)遵循。

 

　　5、微生物實(shí)驗(yàn)室記錄要求

 

　　對(duì)數(shù)據(jù)和研究進(jìn)行適當(dāng)?shù)挠涗浭俏⑸�物化�?yàn)室成功的關(guān)鍵。首要原則是必須根據(jù)書面SOP要求進(jìn)行檢測(cè)，SOP必須是書面的，反映真實(shí)操作�；�驗(yàn)室記錄本應(yīng)記錄所有關(guān)鍵細(xì)節(jié)，以便重現(xiàn)檢測(cè)操作，確認(rèn)數(shù)據(jù)的完整性�；�驗(yàn)室記錄至少應(yīng)包括以下內(nèi)容

 

　　日期

 

　　檢測(cè)樣品名

 

　　檢驗(yàn)人員

 

　　規(guī)程編號(hào)

 

　　記錄檢驗(yàn)結(jié)果

 

　　偏差（如有）

 

　　記錄參數(shù)（所用儀器、所用微生物庫存培養(yǎng)、所用培養(yǎng)基批號(hào)）

 

　　管理者/復(fù)核簽字

 

　　所有關(guān)鍵設(shè)備均應(yīng)記錄，且應(yīng)具有SOP所規(guī)定的校正計(jì)劃和維護(hù)記錄。適當(dāng)時(shí)，設(shè)備日志或記錄表格應(yīng)在現(xiàn)場(chǎng)，并與化驗(yàn)室記錄本內(nèi)容一致。設(shè)備溫度（水浴、培養(yǎng)箱、滅菌器）應(yīng)有記錄并可追蹤。

 

　　所執(zhí)行的SOP及其版本應(yīng)記錄清楚。數(shù)據(jù)修正應(yīng)對(duì)原數(shù)據(jù)劃單刪除線，在旁邊另書寫正確認(rèn)數(shù)據(jù)。原始數(shù)據(jù)應(yīng)保持不被擦除或覆蓋。

 

　　檢測(cè)結(jié)果應(yīng)包括原始碟計(jì)數(shù)結(jié)果，使審核人員可以重新計(jì)算結(jié)果。數(shù)據(jù)分析方法應(yīng)在SOP中詳細(xì)說明。如果檢驗(yàn)記錄中需要引入圖表，這些圖表應(yīng)采用透明膠帶保護(hù)，且不能遮擋該記錄頁上的任何其它數(shù)據(jù)。將圖表附入記錄的人員應(yīng)在圖表上簽字，簽字應(yīng)在圖表和記錄本之間騎縫�；�驗(yàn)室記錄本應(yīng)編有頁碼，索引表，使用起止時(shí)間。

 

　　所有化驗(yàn)室數(shù)據(jù)應(yīng)歸檔，并防止不可恢復(fù)的損壞。應(yīng)有正式的記錄保管和檢索程序。