食品微生物實驗室必須具有進行食品微生物檢測所需的儀器設備、試劑和材料,分析結(jié)果的可靠性在很大程度上受使用儀器設備、試劑和材料的影響。為了確保采購服務和供給質(zhì)量,確保所采購的物品符合測試工作要求,實驗室應對所需購買的儀器設備和材料制定文件化內(nèi)容并規(guī)范采購程序,具體可遵循以下步驟和原則:
1.明確采購目的,編制采購文件
實驗室在采購儀器設備和材料時,必須明確需要采購的目的,確定采購物品的功能與系統(tǒng)的需要。這就要求事先制定采購文件或填寫采購申請表,在采購文件或采購申請表中,對所要采購的物品提出足夠的要求,并對其技術(shù)要求進行詳細地描述,包括對儀器進行的系統(tǒng)評估,能否滿足用戶的需要,價格是否適當,是否有研究與發(fā)展的空間,是否有質(zhì)量保證數(shù)據(jù)質(zhì)量能否提高,是否符合健康、安全、法規(guī)的要求等。同時還應考察儀器與附件的大小、環(huán)境溫度、濕度、儀器的重量、供電系統(tǒng)(電壓、電流、特殊插座)、水、氣、上下水道、通信系統(tǒng)、網(wǎng)絡聯(lián)結(jié)系統(tǒng)、健康與安全方面是否需要特許證等,上述資料可向銷售商索取。
2.評價采購文件
對編制的采購文件或申請表進行評價。評價的內(nèi)容包括:采購物品的技術(shù)指標和對測試方法要求的滿足性;供應商提供的產(chǎn)品質(zhì)量對測試方法要求的滿足性等,以證明采購物品是否滿足測試工作的要求。對于申請購置的新儀器設備的評價,實驗室相關(guān)負責人應組織收集有關(guān)儀器設備的信息資料,核實采購文件中申請購置的儀器設備的生產(chǎn)廠家、型號、規(guī)格及性能指標等是否滿足測試方法的需要。大型儀器設備則需要設備管理部門請有關(guān)專家進行論證和評價。
3.采購
采購申請經(jīng)批準后應對儀器設備的供應商進行評價,并保存評價的記錄和獲得批準的供應商名單。儀器設備的采購應選擇信譽高、產(chǎn)品質(zhì)量好、售后服務好的供應商。與供應商簽訂的技術(shù)合同應盡可能詳細,合同中應包括申請書中所有的技術(shù)指標信息。購買國產(chǎn)的儀器設備時要注意檢查制造計量器具許可證標志;擬購買的進口的儀器設備若屬于《中華人民共和國進口計量器具型式審查目錄》中的計量器具,應經(jīng)過型式批準。
二、儀器設備的招標
2000年以來,我國陸續(xù)頒布了《中華人民共和國招標投標法》和《中華人民共和國政府采購法》及一系列實施細則,首次從制度上將采購工作納入到法治化管理的軌道。目前,儀器設備的采購多采用招標的方式進行,從一定程度上規(guī)范了采購行為,強化了財經(jīng)紀律,提高了投資效益,促進了廉政建設,為實驗室建設提供了有力的物資條件保證。
1.編寫招標采購文件
招投標工作的程序一般為:標書的制定,招標信息的發(fā)布,評標專家的聘請,供貨廠商的資質(zhì)審查,評標及中標合同的簽訂,合同的執(zhí)行及貨物驗收等環(huán)節(jié)。因此,標書的制定是要做好的第一步工作。
為提高招標采購的效果,在編寫招標文件時,應根據(jù)采購的儀器設備物資內(nèi)容要求,科學合理地選擇評標方法,制定嚴密的評標細則,做到既不量身定制,又不無的放矢。不但要了解幾種評標辦法的適用性及利弊,而且要通過測算規(guī)范評標標準提高評標的操作性。
編寫標書人員要與實驗室技術(shù)人員溝通,了解他們的需求,包括擬購儀器設備的性能、配置、技術(shù)參數(shù)和市場價格等方面,做到心中有數(shù),并可選擇地實地考察一些產(chǎn)品。結(jié)合本實驗室的檢測工作及發(fā)展需求,選擇適合自身發(fā)展的儀器設備。利用實驗室技術(shù)人員在了解儀器設備結(jié)構(gòu)方面的優(yōu)勢,與技術(shù)人員一起共同擬定技術(shù)參數(shù)要求。注重實用和經(jīng)濟的原則,合理配置,節(jié)省資金,讓有限的資金發(fā)揮最大效力。
2.對擬采購的儀器設備進行信息篩選
在采購儀器設備前應登陸相關(guān)的國家法定的官方網(wǎng)站,如國家食品藥品監(jiān)督管理局、衛(wèi)生部等相關(guān)網(wǎng)站,查詢擬購的儀器設備是否有不良事件報道,主要生產(chǎn)廠家的產(chǎn)品注冊證身份否過期,是否已經(jīng)停產(chǎn)或即將停產(chǎn)等。若發(fā)現(xiàn)有該類信息,應即時加強對招標文件的限制,防止采購回已落伍或存在安全隱患的產(chǎn)品。
3.對生產(chǎn)商資格進行審查,提高招標邀請質(zhì)量
在招標采購工作的實踐中發(fā)現(xiàn),招投標中不可避免地會遇到有些廠商中標后不能很好履行合同,不按合同要求保證交貨質(zhì)量和交貨時間:也有廠商在招標時互相串通,進行不正當競標和抬高報價:有的不按合同所承諾的服務條款進行售后服務:甚至有的中標后又反悔,不愿繼續(xù)履行合同。這些現(xiàn)象的存在告訴我們,在當前這種不規(guī)范的市場經(jīng)濟條件下,要做好招投標采購工作,就絕不能忽視對供應廠商的資格審查,要通過考察和調(diào)查,了解供應廠商的資質(zhì)、生產(chǎn)規(guī)模和實力、業(yè)績和用戶意見、質(zhì)量保證體系和售后服務體系等,真正把那些資質(zhì)高、信譽好、實力強并在以往的供貨及服務方面表現(xiàn)俱佳的廠商作為邀請投標對象,避免招投標后期各種違背合同條款的現(xiàn)象和糾紛發(fā)生。
4.結(jié)合微生物檢測儀器設備特點,正確選擇采購方式和評標方法
微生物檢測用儀器設備具有專業(yè)性強、種類多、每種儀器的絕對數(shù)量少,有的生產(chǎn)廠家還具有單一性等特點。對于這類儀器設備的采購有的可以按計劃在規(guī)定的時間完成,有的卻無法預先安排,尤其是一些因突發(fā)事件所緊急采購的儀器設備,往往需臨時添置,短期供貨。在這種情況下,如果仍按照統(tǒng)一模式組織集中采購,勢必會影響到檢測任務的完成。因此,針對不同的儀器設備類別,選擇適當?shù)牟少彿绞绞鞘直匾。在實際操作中可根據(jù)情況分別采用公開招標、邀請招標和詢價議標等不同方式,正確處理操作的規(guī)范性和靈活性的關(guān)系。
另外,針對不同類別的儀器設備選取一種客觀實用的評標方法,在招投標中也是十分重要的。評標是整個招標過程中的一個關(guān)鍵環(huán)節(jié),評標是否公平、公正,直接關(guān)系到招標的結(jié)果和效果。根據(jù)《中華人民共和國招標投標法》的規(guī)定,評標時可采用的評標方法通常有“最低投標價法”和”綜合評估法”兩類。采用何種評標方法,要視具體情況靈活決定。要把質(zhì)量和價格作為重點,以實現(xiàn)效益最大化為目的,針對不同的購置項目,擬定相應的評標細則,保證評標過程更為科學、客觀、公平和公正。
5.認真貫徹招標采購政策法規(guī),充分發(fā)揮評審專家和使用單位的作用
《中華人民共和國招標投標法》中明確規(guī)定:評標委員會的組成人員中,技術(shù)、經(jīng)濟等方面的專家不得少于成員總數(shù)的三分之二。另外,2003年財政部、監(jiān)察部又聯(lián)合下發(fā)了《政府采購評審專家管理辦法》,明確了專家在招投標活動中的重要地位和主導作用。由于被聘專家在相應領(lǐng)域從事工作多年,精通業(yè)務,熟悉產(chǎn)品情況和市場行情,掌握一定的招投標法律法規(guī)知識。他們應享有對招標采購制度及相關(guān)情況的知情權(quán);對供應商所供貨物、產(chǎn)品質(zhì)量和服務質(zhì)量的評審權(quán)和推薦中標商家的表決權(quán)。他們應參加招投標的全過程,特別是評標過程。
在整個過程中,評審專家應以科學誠實、客觀公正的態(tài)度進行評標咨詢工作,向招標單位提供真實可靠的評審意見,以確保所購儀器設備在功能上的適用性、技術(shù)上的先進性、使用上的可靠性和經(jīng)濟上的合理性。招標單位應建立包含不同學科、不同專業(yè)、有一定人數(shù)的評審專家?guī),評標時可根據(jù)產(chǎn)品類型隨機聘用有關(guān)專家參加儀器設備的招標評審。
用戶作為儀器設備的直接使用者,他們應熟悉檢測流程,具有豐富的儀器設備操作使用經(jīng)驗。因此,讓使用單位代表參加儀器設備的招標評審,對搞好儀器設備采購無疑會起到重要的作用。
6.保證全面履行合同,認真做好檢查驗收
合同的簽訂、執(zhí)行與驗收,是整個招標工作的最后環(huán)節(jié)。合同所列條款要符合評標會議紀要的內(nèi)容。要明確規(guī)定貨物的價款、付款方式、交貨時間和地點。還應把廠商的服務承諾、質(zhì)保金留取比例、留取時限、是否有贈送物品等一并寫進。合同條款的擬定及合同草簽,由設備部門與廠商共同完成。
甲乙雙方必須按照合同的約定全面履行合同。為了保證合同的正常執(zhí)行,在合同文本中必須詳細規(guī)定有關(guān)違約追究處理條款。一般追究違約責任的方式有:違約金和賠償損失等,根據(jù)履約的需要,雙方可協(xié)商選取適當?shù)倪`約責任方式和金額并列入合同條款。
相關(guān)設備部門要對合同的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查,合同執(zhí)行完畢后,要組織有關(guān)專家和用戶對合同的履行結(jié)果進行驗收,以確定所提供的儀器設備和服務是否符合要求。從以往合同執(zhí)行情況看,貨物的質(zhì)量問題是合同執(zhí)行的難點。因此,在訂立合同時,就要規(guī)定出明確詳盡的檢驗標準和方法。
7.簽訂合同應明確的要求
在注重儀器設備性能指標的同時,還應對以下方面作出明確要求,以便有效控制后續(xù)成本,保證儀器設備的順利安裝和使用。
(1)明確儀器設備的安裝、調(diào)試時間。要求廠商明確儀器設備安裝時間,若儀器設備對場地、電源、使用人員有特殊要求,廠商必須提前告之使用單位。對于大型儀器設備的安裝,如果安裝調(diào)試時間較長,還應要求商家提供進度實施表,以保證儀器設備安裝的順利實施。
(2)明確儀器設備維修響應時間,加強對修復時間的限制。
(3)對采購的儀器設備,應加強風險防范。由于招標帶有不可確定性,有時采購的儀器設備,可能是實驗室不熟悉的儀器設備,因此在招標前,最好能限定部份商務條款,從而加強風險防范。
(4)要求廠商明確常用耗材、主要元件保用時間及價格的詳細清單。為此,在招標談判中應特別注意易損件、耗材、備件的優(yōu)惠折扣價等問題。定標之前應獲得廠商的書面承諾。
(5)采購前要求廠家書面承諾所售儀器設備機型的備件及耗材,廠家應保證供貨時間不少于多少年;備件庫設在何地;備件送達實驗室的時間多長;若不能維修,有何補償措等。
(6)應注重對重要附屬設備或備件的配置。
(7)應注意明確儀器設備所攜帶軟件的安裝、使用等方面的責任。目前許多儀器設備,尤其是分析儀器設備都設計了相關(guān)的分析和數(shù)據(jù)處理軟件,這些軟件需要安裝到計算機中。因此,在標書中應對專業(yè)的軟件安裝、使用以及數(shù)據(jù)處理等要求進行規(guī)范。
(8)在可能的情況下,應明確廠家有義務對實驗室的使用人員和維修保養(yǎng)人員進行儀器設備的短期技術(shù)培訓。保證實驗室的儀器設備使用人員在做好日常保養(yǎng)工作的同時,也能處理一般的故障。同時廠家還應提供必備的技術(shù)手冊、電路圖紙等資料,為用戶自行處理提供可能。
(9)應對儀器設備的品牌、型號和生產(chǎn)商加以確定,防止供貨商提供假冒的儀器設備,并對相關(guān)承擔責任進行規(guī)定。
三、儀器設備的安裝與驗收
對測試質(zhì)量有影響的儀器設備,試劑和材料在使用之前必須根據(jù)采購文件進行符合性檢查并記錄。對經(jīng)常使用、質(zhì)量穩(wěn)定的試劑和材料應根據(jù)采購文件進行符合性查收。對新的設備儀器購買后,首先要對該儀器設備進行安裝確認,儀器設備必須由專業(yè)人員安裝在合適操作的環(huán)境場所,其基本程序是:開箱驗收、安裝和運行性能確認。
安裝確認的主要內(nèi)容有:
(1)清點儀器設備的軟件、硬件是否與裝箱單一致,檢查有無可見的損傷,確認軟件與硬件的版本。
(2)登記儀器設備名稱,型號,生產(chǎn)廠商名稱,儀器設備的唯一性編號,生產(chǎn)日期,儀器設備使用者姓名,內(nèi)部固定資產(chǎn)設備的登記及安裝地點。
(3)收集匯編和翻譯儀器設備使用說明書和維護保養(yǎng)手冊。
(4)檢查并記錄所驗收的儀器設備是否符合廠方規(guī)定的規(guī)格標準。
(5)檢查并確保有該儀器設備的使用說明書、維修保養(yǎng)手冊和備件清單。
(6)檢查儀器設備的安裝是否恰當,氣、電、水及管路連接是否符合要求,模塊之間的通信是否良好,根據(jù)需要校驗模塊、軟件(版本)、安裝及硬件與軟件是否相容,是否有電磁干擾等。
(7)制定使用規(guī)程和維修保養(yǎng)制度,建立使用登記本。
(8)制定清洗規(guī)程。
(9)明確儀器設備技術(shù)資料(圖、手冊、備件清單、各種指南及該設備有關(guān)的其他文件)的專管人及存放地點。
(10)最后對確認的結(jié)果進行評估,有效的制定出設備的校驗、維修保養(yǎng)、驗證計劃以及相關(guān)的標準操作規(guī)程。校驗的目的是為了確保計量儀表在其量程范圍內(nèi)運行良好,并且測量結(jié)果符合既定標準。根據(jù)生產(chǎn)商建議要求和該儀器的用途來確定校驗或維修頻率。