在企業(yè)管理中，對(duì)物料的管理是至關(guān)重要的一項(xiàng)工作，因?yàn)橹圃炱髽I(yè)就是通過(guò)在各制造環(huán)節(jié)中對(duì)原材料進(jìn)行加工實(shí)現(xiàn)增值來(lái)實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值的。
談到物流，大家首先可能會(huì)想到第三方物流、電子商務(wù)、配送等相關(guān)概念，其實(shí)，還有一類(lèi)物流業(yè)務(wù)值得大家關(guān)注，那就是制造企業(yè)內(nèi)部的物流管理。所謂物流管理，就是指制造企業(yè)從采購(gòu)、生產(chǎn)到銷(xiāo)售過(guò)程中一系列的涉及到物料管理的業(yè)務(wù)，如原材料的采購(gòu)、保管、領(lǐng)用業(yè)務(wù)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)等等。
在實(shí)際業(yè)務(wù)中，由于品種多、形態(tài)各異、帳實(shí)分離等原因，物料管理一直是企業(yè)管理中最重要也是最復(fù)雜的工作之一，但我們可以從管理基礎(chǔ)（數(shù)據(jù)）和管理工具（管理信息系統(tǒng)）兩個(gè)方面來(lái)對(duì)其進(jìn)行有效控制。
在企業(yè)管理信息系統(tǒng)中，物流管理的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)一般包括物料主文件、物流管理、貨源清單、供應(yīng)商信息、客戶(hù)（信用）信息、最高儲(chǔ)備、最低儲(chǔ)備、安全庫(kù)存量等。即使是不用任何軟件，企業(yè)也應(yīng)該建立完整的基礎(chǔ)信息。但是在手工操作的情況下，即使這些數(shù)據(jù)都非常準(zhǔn)確，也無(wú)法滿(mǎn)足企業(yè)管理的要求，有些工作數(shù)據(jù)量大而且時(shí)間要求緊，手工處理是根本無(wú)法完成的。
在企業(yè)管理信息系統(tǒng)中，強(qiáng)調(diào)的是計(jì)劃控制下的物流管理，具體內(nèi)容是：在物流管理的聯(lián)系下，根據(jù)獨(dú)立需求計(jì)劃計(jì)算形成物料的需求計(jì)劃，進(jìn)而進(jìn)一步根據(jù)物料的屬性計(jì)算產(chǎn)生生產(chǎn)計(jì)劃或采購(gòu)計(jì)劃，這一過(guò)程稱(chēng)為MRP計(jì)算。ERP系統(tǒng)的核心是MRPII，MRPII系統(tǒng)的核心是MRP，通過(guò)管理物流，以計(jì)劃為控制核心，可以在“最需要的時(shí)候提供最適量的物料”，這樣使庫(kù)存成本+采購(gòu)成本即物料的總成本最低。下面我們分別從采購(gòu)、庫(kù)存、銷(xiāo)售三個(gè)方面進(jìn)行闡述。
采購(gòu)管理的改善
現(xiàn)象1：絕大部分企業(yè)都設(shè)置有采購(gòu)計(jì)劃員這個(gè)崗位，其主要職能就是根據(jù)企業(yè)下月的生產(chǎn)計(jì)劃編制采購(gòu)計(jì)劃。有趣的是，許多企業(yè)里并不按采購(gòu)計(jì)劃員編制的采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行采購(gòu)，而是要經(jīng)過(guò)加工，而加工的依據(jù)呢，多半是領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)人經(jīng)驗(yàn)。
現(xiàn)象2：企業(yè)里經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)計(jì)劃外采購(gòu)的情況，一般都是因?yàn)槌霈F(xiàn)了臨時(shí)的意外情況，這時(shí)一般需要領(lǐng)導(dǎo)的特批。可是有一個(gè)真實(shí)的例子就是，有一個(gè)廠(chǎng)的廠(chǎng)長(zhǎng)在偶然一次進(jìn)倉(cāng)庫(kù)時(shí)發(fā)現(xiàn)了一種配件是幾個(gè)月前他特批過(guò)的，因?yàn)楫?dāng)時(shí)情況特別緊急，所以他的印象特別深刻，但是在他發(fā)現(xiàn)的時(shí)候，那些配件還是原封不動(dòng)地躺在倉(cāng)庫(kù)里睡大覺(jué)。
現(xiàn)象3：許多企業(yè)的老板都有這樣一個(gè)體會(huì)，就是在審批簽字的時(shí)候，沒(méi)有任何依據(jù)，只能被動(dòng)地簽字，除了極個(gè)別的情況外，一般不會(huì)出現(xiàn)拒簽的情況，以至于一個(gè)企業(yè)的老板甚至于說(shuō)，“我就是大家的奴隸”。
現(xiàn)象4：眾所周知，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)最后其實(shí)是成本的競(jìng)爭(zhēng)，而在現(xiàn)在生產(chǎn)設(shè)備自動(dòng)化程度越來(lái)越高的時(shí)候，壓縮產(chǎn)品在制造過(guò)程中的成本空間越來(lái)越小，而材料的采購(gòu)成本卻大有文章可做。但是，采購(gòu)成本居高不下卻一直是許多企業(yè)的頑疾之一。
造成上述現(xiàn)象的原因，主要還是因?yàn)樾畔⑶啦粫澈突A(chǔ)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確造成的。手工報(bào)表既滯后又容易出錯(cuò)，在數(shù)據(jù)量大的時(shí)候也不太容易翻閱，所以很難起到相應(yīng)的作用。
比如對(duì)于現(xiàn)象1，因?yàn)榫幹撇少?gòu)計(jì)劃的關(guān)鍵是準(zhǔn)確的物流管理、采購(gòu)批量和時(shí)段庫(kù)存量，在手工處理?xiàng)l件下，這些數(shù)據(jù)都非常難獲得，而管理軟件中的采購(gòu)系統(tǒng)在編制采購(gòu)計(jì)劃時(shí)，有三個(gè)方面的需求來(lái)源，分別是生產(chǎn)的建議采購(gòu)計(jì)劃、庫(kù)存量不足的補(bǔ)庫(kù)采購(gòu)計(jì)劃和其他采購(gòu)需求，這些需求都是通過(guò)聯(lián)網(wǎng)的系統(tǒng)直接從相關(guān)的部門(mén)獲得的，換言之，也就是真實(shí)和準(zhǔn)確的。在確定了這三方面的需求后，通過(guò)合并下達(dá)功能，系統(tǒng)將一段時(shí)期內(nèi)的需求匯總，并按照系統(tǒng)中定義的物料與采購(gòu)員的關(guān)系，生成責(zé)任到人的采購(gòu)計(jì)劃。這樣就可以從根本上解決采購(gòu)計(jì)劃的盲目性問(wèn)題和采購(gòu)計(jì)劃編制的復(fù)雜性問(wèn)題。
庫(kù)存管理的改善
現(xiàn)象1：一個(gè)產(chǎn)品分解為各種原輔材料，每種材料的批量和采購(gòu)提前期都不相同，為了降低成本而又不影響生產(chǎn)，每種材料究竟應(yīng)該在倉(cāng)庫(kù)里保存多少？這一直是企業(yè)非常關(guān)心的問(wèn)題。有許多企業(yè)因?yàn)閹?kù)存的物料不配套，由于工藝調(diào)整便造成庫(kù)存物料的大量浪費(fèi)。
現(xiàn)象2：在有些制藥、食品、化工企業(yè)，大量的物料批帳已經(jīng)混亂不堪，沒(méi)有進(jìn)行先進(jìn)先出的發(fā)料管理，有些物料已經(jīng)過(guò)期、變質(zhì)，還作為企業(yè)的存貨存在帳上。誰(shuí)也不知道每批物料的去向，出現(xiàn)了質(zhì)量問(wèn)題以后，沒(méi)有辦法去追溯。
現(xiàn)象3：倉(cāng)庫(kù)保管員辛辛苦苦編制的庫(kù)存報(bào)表，被領(lǐng)導(dǎo)一把扔在那里，沒(méi)有起到相應(yīng)的作用。
現(xiàn)象4：每個(gè)月的月底，財(cái)務(wù)都會(huì)跑來(lái)和倉(cāng)庫(kù)保管員對(duì)帳，對(duì)來(lái)對(duì)去卻總是對(duì)不上，而財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)于倉(cāng)庫(kù)保管員送來(lái)的一摞料單也是頭疼不已。
物料的配套管理是企業(yè)最關(guān)心的管理問(wèn)題之一，從最早的MRP，到后來(lái)的MRPII、ERP，如何有效地降低庫(kù)存都是這些系統(tǒng)的核心功能。在解決庫(kù)存管理問(wèn)題的過(guò)程中，物流管理是解決庫(kù)存結(jié)構(gòu)不合理的重要手段，也是ERP系統(tǒng)中最核心的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，可以說(shuō)，正確的物流管理是解決產(chǎn)品結(jié)構(gòu)不合理問(wèn)題的基礎(chǔ)。只有物流管理準(zhǔn)確了，才可以做到按需采購(gòu)、按需存儲(chǔ)、按需發(fā)料，而不幸的是，許多企業(yè)就是在物流管理結(jié)構(gòu)尚不準(zhǔn)確的時(shí)候?qū)嵤〦RP，連基礎(chǔ)都沒(méi)有了，項(xiàng)目如何會(huì)成功？
對(duì)物料實(shí)物管理水平的提高，需要依靠硬環(huán)境和軟管理兩方面同時(shí)提高。硬環(huán)境主要是指對(duì)倉(cāng)庫(kù)的廠(chǎng)房設(shè)施、通風(fēng)狀況等方面的環(huán)境，軟管理是指借助信息系統(tǒng)這個(gè)工具，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決管理中的問(wèn)題，借以提高管理水平。這里試舉一例，比如前面所述的現(xiàn)象2對(duì)批次帳的管理，只依靠手工登記的批次卡是很難做到不出差錯(cuò)的，但依靠信息系統(tǒng)中提供的批次帳管理功能，就可以自動(dòng)完成先進(jìn)先出的發(fā)料管理，而且還可以做到“不留情面”。通過(guò)信息系統(tǒng)，一般可以完成的功能包括物料的批次管理、超限額告警、失效告警等。
銷(xiāo)售管理的改善
現(xiàn)象1：一個(gè)企業(yè)的銷(xiāo)售收入究竟是多少？應(yīng)收款是多少？這么簡(jiǎn)單的問(wèn)題，可能會(huì)難住許多企業(yè)的老總，因?yàn)楫?dāng)他面對(duì)著財(cái)務(wù)部和銷(xiāo)售部提供的兩套報(bào)表時(shí)，不知道該相信誰(shuí)。
現(xiàn)象2：當(dāng)一個(gè)業(yè)務(wù)員拿著特價(jià)申請(qǐng)來(lái)找領(lǐng)導(dǎo)簽字的時(shí)候，領(lǐng)導(dǎo)只能憑著感覺(jué)來(lái)判斷業(yè)務(wù)員的話(huà)該不該相信，而無(wú)法拿出有效的數(shù)據(jù)。
現(xiàn)象3：當(dāng)客戶(hù)興沖沖地拿著提貨單到倉(cāng)庫(kù)去提貨時(shí)，卻被告知倉(cāng)庫(kù)里沒(méi)有可以發(fā)的貨了，因?yàn)闃I(yè)務(wù)員所看到的庫(kù)存中已經(jīng)為其他客戶(hù)預(yù)留了。
現(xiàn)象4：由于業(yè)務(wù)開(kāi)展得大，在全國(guó)都建立了辦事處，但不幸的是，所有的地方都缺貨，而庫(kù)存資金占用卻翻了一番，企業(yè)不得不一邊貸款生產(chǎn)，一邊看著存貨不斷增長(zhǎng)。
銷(xiāo)售是企業(yè)最容易出問(wèn)題的地方。因?yàn)殇N(xiāo)售是將企業(yè)的投入最終轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)金再回籠的過(guò)程，在銷(xiāo)售環(huán)節(jié)中的問(wèn)題，也可以在管理基礎(chǔ)和管理工具兩個(gè)方面尋求解決的辦法。
比如銷(xiāo)售中最容易出現(xiàn)的“兩張皮”現(xiàn)象（銷(xiāo)售部門(mén)的數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)部門(mén)的數(shù)據(jù)對(duì)不起來(lái)），就主要是依靠管理工具來(lái)解決，通過(guò)企業(yè)聯(lián)網(wǎng)，銷(xiāo)售部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)可以共用一套基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，避免了信息孤島，財(cái)務(wù)部門(mén)的數(shù)據(jù)是通過(guò)正式開(kāi)制的發(fā)票統(tǒng)計(jì)形成，銷(xiāo)售部門(mén)的數(shù)據(jù)則是在此基礎(chǔ)上增加了已開(kāi)提貨單尚未開(kāi)發(fā)票部門(mén)的數(shù)據(jù)，這個(gè)問(wèn)題就可以從根本上得到解決了。
客戶(hù)的信用管理是銷(xiāo)售過(guò)程中另一個(gè)重要的管理問(wèn)題，這主要是通過(guò)提高基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性完成的，因?yàn)榭蛻?hù)的信用一方面是靠外部調(diào)查、收集獲得，另外一方面是通過(guò)在本企業(yè)中不斷積累客戶(hù)的歷史資料獲得，例如其提貨數(shù)量、回款周期等方面的數(shù)據(jù)可以不斷積累。
分銷(xiāo)管理是現(xiàn)在企業(yè)廣泛關(guān)注的問(wèn)題，在廣域網(wǎng)上的庫(kù)存管理依靠手工是無(wú)法有效完成的，通過(guò)建設(shè)基于廣域網(wǎng)的管理信息系統(tǒng)，可以將全國(guó)各地的庫(kù)存在邏輯上都拿到公司總部進(jìn)行管理，這樣可以充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)管理的“零距離”。