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提高錄入速度!Excel填充強檔之六脈神劍篇

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2006-06-15

 

  在Excel表格的制作過程中,經(jīng)常需要輸入一些重復數(shù)據(jù)或按規(guī)律遞增或遞減的內容。“填充”是Excel的常用功能之一,用好它可以提高數(shù)據(jù)錄入速度,人們應該很好地掌握它。

  商陽劍:自定義序列

  因為在表格中填入數(shù)據(jù)時,常有如連續(xù)的月份、星期幾、第幾季度,或“甲、乙、丙、丁……”等等,這些數(shù)據(jù)按一定的順序排列得十分規(guī)則,故而Excel中已把它們定義成了一些序列,在我們“自動填充”時,這些序列就自動地填充到指定的單元格區(qū)域中。

  如Excel中將一星期中的每一天的名字定義成了一個序列:Sun、Mon、Tue、Wed、Thu、Fri、Sat。當在起始單元格填有“Sun”時,則可利用自動填充功能在預填充區(qū)域的單元格中按順序循環(huán)填入Sun、Mon、Tue、Wed、Thu、Fri、Sat、 Sun……

  除“星期”序列之外Excel還定義了哪些序列呢?通過菜單“工具/選項…”打開“選項”對話框,選擇“自定義序列”標簽,你就會發(fā)現(xiàn)它們。

  其實,你也可以根據(jù)自己的需要,建立自己的“自定義序列”,如“部門A、部門B、部門C、部門D……”。方法是:

  1. 用“工具/選項”菜單命令,打開“選項”對話框;

  2. 切換到“自定義序列”標簽,在“自定義序列”列表框中單擊“新序列”,再在“輸入序列”列表框中輸入新的序列,如“部門A、部門B、部門C、部門D……”。每輸完序列中的一項,都要按一次Enter鍵。

  3. 單擊“添加”按鈕,新序列就出現(xiàn)在“自定義序列”列表框中了。

  4. 單擊“確定”按鈕,關閉“選項”對話框。

  之后,只要在單元格輸入序列中的某一項,如“部門A”,則“部門B、部門C、部門D……”等其它項目就可以用自動填充來輸入了。

  中沖劍: “序列”對話框的使用

  在用菜單法進行自動填充時,打開過“序列”對話框。除用其中的“自動填充”選項達到前面提到的填充效果外,還可以應用其他選項來填充數(shù)字、日期的特殊序列。

  1. 比如,想在一個“列”的區(qū)域中填入1、3、5、7……的等差序列。方法是:

  (1)在起始單元格中輸入數(shù)值1;

  (2)選定包括起始單元格在內的欲填充序列的同一列單元格區(qū)域;

  (3)用“編輯/填充/序列…”打開“序列”對話框;

  (4)在“序列產(chǎn)生在”選項中選擇“列”,在“類型”選項中選擇“等差數(shù)列”,“步長”設定為2;

  (5)單擊“確定”,則在選定的區(qū)域就填好一個1、3、5、7……的等差序列。

  2. 如果,想填充有關年份遞增的日期序列,如1980-3-15、1982-3-15、1984-3-15、1986-3-15……,方法是:

  (1)在起始單元格中輸入日期1980-3-15;

  (2)選定包括起始單元格在內的欲填充序列的同一列單元格區(qū)域;

  (3)用“編輯/填充/序列…”打開“序列”對話框;

  (4)在“序列產(chǎn)生在”選項中選擇“列”,在“類型”選項中選擇“日期”;

  (5)這時“日期單位”選項可用了,選擇“年”;

  (6)“步長”設定為2;

  (7)單擊“確定”,則在選定的區(qū)域就填好了一個想要的日期序列。

  用類似的方法,可填充年份遞減的日期序列,還可填充月份、日期遞增(減)的日期序列。

  少沖劍:用鼠標右鍵拖拽“填充柄”進行填充

  前面說過,用鼠標左鍵拖拽“填充柄”可以進行自動填充。其實用鼠標右鍵拖拽“填充柄”也可以進行填充,當然填充形式更多樣。方法是,填好起始單元格數(shù)據(jù),用鼠標指向填充柄,按下鼠標右鍵在同一行(或同一列中)進行向左、向右(或向上、向下)拖拽到預定單元格后,松開右鍵,這時會彈出一個快捷菜單。

  點擊相應菜單,可完成相關操作。如點擊“復制單元格”,可在鼠標拖拽的范圍內,用起始單元格數(shù)據(jù)復制填充。

  關沖劍:其它幾個菜單項

  當鼠標指向菜單“編輯/填充”時,其子菜單中除有“序列…”外,還有“向下填充”、“向右填充”、“向上填充”和“向左填充”幾個菜單項。它們的作用都是以復制的形式填充選定的單元格區(qū)域。

  現(xiàn)舉例來說明“向右填充”的作用,其它菜單項作用類似。以B2作為起始單元格,在其中輸入一個日期2004-3-15,再從B2向右選定含有若干個單元格的區(qū)域,用菜單命令“編輯/填充/向右填充”,則所選區(qū)域單元格的數(shù)據(jù)皆為2004-3-15。

  少澤劍:幾個特別的填充操作

  有幾個特別的填充操作,不妨試試,看看有什么效果:

  1. 在同列(行)兩相鄰單元格中,分別輸入兩數(shù)值型數(shù)據(jù)。同時選中它們,并以之為起始點,用鼠標左鍵拖拽填充柄向上或下(在行中為向右、向左)拖拽填充,這時也會有等差序列出現(xiàn)。此法對日期型、時間型、含數(shù)字的字符型和自定義序列中的數(shù)據(jù)均有產(chǎn)生等差序列的效果。

  2. 在用鼠標左鍵拖拽填充柄進行填充時,同時按住鍵盤上的Ctrl鍵。你會發(fā)現(xiàn)不同類型的數(shù)據(jù)會有不同的填充效果,請注意區(qū)分。

  少商劍:自動填充

  自動填充是直接利用現(xiàn)有單元格數(shù)據(jù)對其附近的單元格或單元格區(qū)域進行數(shù)據(jù)的智能填充。可以用菜單方式和鼠標拖拽填充柄的方式進行。

  1. 菜單方式

  (1)在欲進行自動填充的起始單元格鍵入數(shù)據(jù),并選中包括起始單元格在內的單元格區(qū)域(行或列)。

  (2)用菜單:“編輯/填充/序列…”,彈出“序列”對話框。

  (3)欲橫向自動填充序列,在“序列產(chǎn)生在”欄選中“行”選項;否則選中“列”選項按鈕。

  (4)在“類型”選項中選擇“自動填充”;

  (5)單擊“確定”按鈕。

  2. 用鼠標拖拽填充柄方式

  鼠標拖拽填充柄方式是最簡單方便的自動填充方式。填充柄是位于選定單元格或區(qū)域的右下角的小黑塊。

  (1)在起始單元格中鍵入數(shù)據(jù)并選中該單元格。

  (2)將鼠標指針指向填充柄(選定區(qū)域右下角的黑色小方塊),指針變成黑十字形狀。

  (3)按下鼠標左鍵向欲填充的方向(列中為上下,行中為左右)拖拽,至滿足需要的區(qū)域為止。

  3. 自動填充小結:

  (1)若起始數(shù)據(jù)為日期型,則填充的效果是日期按天數(shù)遞增或遞減,如2004-3-14、2004-3-15、2004-3-16……;

  (2)若起始數(shù)據(jù)為時間型,則填充的效果是單元格的時間型數(shù)據(jù)按小時數(shù)遞增或遞減,如3:34、4:34、5:34……;

  (3)若起始數(shù)據(jù)為已定義的“自定義序列”中的數(shù)據(jù),則填充的效果是按自定義的特殊序列中的順序循環(huán)填入(有關“自定義序列”后敘);

  (4)若起始數(shù)據(jù)為含有阿拉伯數(shù)字的字符型數(shù)據(jù),則填充的效果是字符復制,而其中的數(shù)字遞增或遞減,如第1名、第2名、第3名……;如abc1、abc2、abc3……;再如2df9、2df10、2df11……(注:若含有幾個被分開的數(shù)字,則最右邊的數(shù)字發(fā)生遞增或遞減);

  (5)若起始數(shù)據(jù)為數(shù)值型、邏輯型或其它不含有數(shù)字的字符型數(shù)據(jù),則填充的效果是復制起始單元格的數(shù)據(jù)。

 

 

 
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