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Word與Excel文檔“減肥”之雕蟲(chóng)小技

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2006-06-15
 在編輯Word文檔時(shí),細(xì)心的人會(huì)發(fā)現(xiàn),原來(lái)只有幾十K的文檔經(jīng)過(guò)幾次編輯后,身材竟然胖達(dá)上百K,甚至幾百K,這是什么原因呢?怎樣來(lái)給它減肥呢?試試下面的辦法吧。

  1.關(guān)閉“快速保存”選項(xiàng)

  在Word中,打開(kāi)“工具→選項(xiàng)→快速保存”選項(xiàng),選中這個(gè)選項(xiàng)時(shí),每次進(jìn)行保存文檔的操作則只保存文檔的修改部分,保存速度較快,但文檔的大小也會(huì)增加,即使是對(duì)文檔進(jìn)行刪減操作也是如此。目前計(jì)算機(jī)的速度較快,因此開(kāi)啟這項(xiàng)功能所帶來(lái)速度的增加毫不明顯,但付出的代價(jià)是文檔的大小急劇膨脹,建議不要選中這個(gè)選項(xiàng)。如果你有一個(gè)Word文檔選中了這個(gè)選項(xiàng),那么試著關(guān)閉這個(gè)選項(xiàng),再對(duì)文檔稍作修改,然后保存,你會(huì)驚奇地發(fā)現(xiàn)文檔的大小會(huì)大幅度縮小!

  2.選擇適當(dāng)?shù)膱D片格式

  在Word文檔中引用的圖片格式一般有三種,BMP、JPG、GIF。BMP格式保存的圖片保真度較高,但大小往往是其它兩種格式的幾倍至幾十倍,而照片、掃描圖片等用GIF格式保存則失真非常嚴(yán)重,因此建議圖片先采用JPG格式保存,然后再引入到Word文檔中,這種格式的圖片大小不僅比BMP格式小很多,而且往往也比GIF的格式小,而保真度與BMP格式則相差無(wú)幾。

  3.利用“插入”引入圖片

  在Word中插入圖片有兩種方法,第一種是將圖片保存為一個(gè)JPG格式的文件,選擇“插入→圖片→來(lái)自文件”,打開(kāi)“插入圖片”對(duì)話框,選中所需插入的圖片文件,點(diǎn)擊“插入”即可。另一種是用“畫(huà)圖”、“Microsoft照片編輯器”等打開(kāi)這個(gè)JPG文件,選中并復(fù)制,然后在Word中點(diǎn)擊“粘貼”即可插入。強(qiáng)烈建議大家采用第一種方法,雖然兩種方法在Word中得到的圖片質(zhì)量是一樣的,但第一種方法所形成的Word文檔的大小可能會(huì)比第二種小幾十倍!

  4.利用工具軟件調(diào)整圖片大小

  雖然當(dāng)圖片引入Word文檔后,可以改變圖片的尺寸,但是這對(duì)文檔的大小并沒(méi)有影響,而在“Microsoft照片編輯器”等軟件中,減小圖片的尺寸則會(huì)使圖片文件的大小相應(yīng)減小,因此建議先在工具軟件中將圖片的尺寸減小至合適的程度,然后再引入至Word文檔中,這樣也能有效降低Word文檔的大小。

  上述方法不僅對(duì)Word文檔有效,而且對(duì)于Excel和PowerPoint文檔也是可行的,有時(shí)甚至能將文檔大小減少為原來(lái)的幾十分之一。
 

 

 
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