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辦公寶典:Excel在教學應用中的技巧

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2006-06-15

  Excel中有許多優(yōu)秀的功能可以幫我們方便、快捷地解決日常教學辦公中的問題,在使用過程中,我積累了一些經(jīng)驗,寫出來與大家一起分享。

  1.條件格式設置的妙用

  手工填寫的成績冊上,教師通常將不及格的成績用紅色筆填寫。如何在Excel的成績表中實現(xiàn)這一功能呢?我們可以借助Excel中的“條件格式”功能實現(xiàn)。具體步驟為:全選成績表,單擊“格式”菜單中的“條件格式”命令,打開如圖1所示的對話框。設置條件為“單元格數(shù)值小于60”,單擊[格式]按鈕,從彈出的“單元格格式”對話框中將顏色設為“紅色”,[確定]即可。我們會發(fā)現(xiàn)分值小于60的單元格的數(shù)值自動變成了紅色。

  而且這樣設置的好處是:如果有學生的分數(shù)統(tǒng)計有錯誤,更改分數(shù)后,及格了的成績將會自動取消紅色的標記,不及格的成績會自動加上紅色的標記。

 

  2.對多張工作表設置頁面

  打印Excel工作表時,需要對打印工作表分別進行頁面設置。其實,在實際操作過程中,若頁面設置的參數(shù)相同,可以一次選中多張工作表,同時對它們進行頁面設置操作。具體步驟為:按住“Ctrl”鍵不放,分別單擊要打印的工作表標簽名稱,使打印的工作表同時處于被選中狀態(tài),單擊“文件”菜單中的“頁面設置”命令,設置參數(shù),[確定]后就可以直接進行打印操作了。

  3.快速輸入無序數(shù)據(jù)

  在Excel數(shù)據(jù)表中,我們經(jīng)常要輸入大批量的數(shù)據(jù),如學生的學籍號、身份證號等。這些數(shù)值一般都無規(guī)則,不能用“填充序列”的方法來完成。通過觀察后我們發(fā)現(xiàn),這些數(shù)據(jù)至少前幾位是相同的,只有后面的幾位數(shù)值不同。通過下面的設置,我們只要輸入后面幾位不同的數(shù)據(jù),前面相同的部分由系統(tǒng)自動添加,這樣就大大減少了輸入量。例如以學籍號為例,假設由8位數(shù)值組成,前4位相同,均為0301,后4位為不規(guī)則數(shù)字,如學籍號為03010056、03011369等。操作步驟如下:選中學籍號字段所在的列,單擊“格式”菜單中的“單元格”命令,在“分類”中選擇“自定義”,在“類型”文本框中輸入“03010000”(如圖2)。不同的4位數(shù)字全部用“0”來表示,有幾位不同就加入幾個“0”,[確定]退出后,輸入“56”按回車鍵,便得到了“03010056”,輸入“1369”按回車便得到了“03011369”。身份證號的輸入與此類似。

 

  4.設置頂端標題行和打印選定區(qū)域

  用Excel分析處理成績是每一次考試后教師們要完成的工作,最后要打印出各班的成績冊,要求每頁都有表頭和頂端標題行,各班的成績冊要打印在單獨的紙張上。事實上,紙張大小設置好后,在預覽時會發(fā)現(xiàn):各班學生的名冊有的剛好在一張紙上,有的則不在一張紙上,很多教師通過插入空行和復制頂端標題行的方法來進行打印操作,但如果添加或刪除幾行記錄,整個版面就亂了。

  下面的操作步驟也許會給您帶來驚喜:

  (1)設置頂端標題行:打開“頁面設置”對話框中的“工作表”標簽,單擊“頂端標題行”文本框右側的[壓縮對話框]按鈕,選定表頭和頂端標題所在的單元格區(qū)域,再單擊該按鈕返回到“頁面設置”對話框,單擊[確定]按鈕。

  (2)打印區(qū)域的選擇:選定要打印的班級(一個班)所在的單元格區(qū)域,單擊“文件”菜單中的“打印”命令(不要單擊“常用工具欄”上的[打印]按鈕)。從彈出的“打印”對話框中選中“選定區(qū)域”單選框,再單擊[預覽]按鈕,怎么樣?還滿意吧,現(xiàn)在就可以打印了。

 

 

 
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