在日常生活中，經(jīng)常需要處理大量的通用文檔，這些文檔的內(nèi)容 既有相同的部分，又有格式不同的標(biāo)識(shí)部分。例如，開會(huì)時(shí)要發(fā)通知，通知的內(nèi)容都是一樣的，只有每個(gè)人的姓名和稱呼不同。最笨 的方法是大量復(fù)制文檔，然后對(duì)小部分不同的內(nèi)容進(jìn)行修改。但Word 提供了【郵件合并】的功能，可以快速高效地處理這種文檔，Word 稱之為合并文檔。
    一般來說，任何形式的合并文檔都由兩個(gè)文件組成：一個(gè)主文件 和一個(gè)數(shù)據(jù)源。主文件中包含著每個(gè)分類文檔所共有的標(biāo)準(zhǔn)文字和 圖形，數(shù)據(jù)源中包含著需要變化的信息。當(dāng)主文件和數(shù)據(jù)源合并時(shí)， Word 能夠用數(shù)據(jù)源中相應(yīng)的信息代替主文件中的對(duì)應(yīng)域，生成合并 文檔。
    要進(jìn)行郵件合并，首先要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)主文檔，它將包括所有分類文 檔都有的文字和圖形，可按如下步驟進(jìn)行：
    （1）如果已經(jīng)創(chuàng)建了一個(gè)文檔，單擊【常用】工具欄上的【打 開】按鈕，打開該文檔；如果還沒有創(chuàng)建文檔，選擇【文件】菜單 中的【新建】命令，在【新建】對(duì)話框中選擇模板或向?qū)В瑒?chuàng)建一 個(gè)新文檔。
    （2）輸入每個(gè)分類文檔都需要的文字和圖形，并設(shè)置好格式。
    （3）單擊【常用】工具欄上的【保存】按鈕，保存該文檔。
    （4）單擊【工具】菜單中的【郵件合并】命令，出現(xiàn)【郵件合并幫助器】對(duì)話框，如圖7-16 所示。
word 創(chuàng)建郵件及合并主文檔 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703756833.gif">
    （5）單擊【主文檔】下的【創(chuàng)建】按鈕，從彈出的下拉菜單中 選擇【套用信函】，出現(xiàn)一個(gè)對(duì)話框，如圖7-17 所示。
word 創(chuàng)建郵件及合并主文檔 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703756662.gif">
    （6）如果單擊【活動(dòng)窗口】按鈕，那么就將當(dāng)前的活動(dòng)窗口當(dāng) 作分類文檔的主文檔使用，至此主文檔已經(jīng)創(chuàng)建好了。如果要新創(chuàng) 建主文檔，那么可以單擊【新建主文檔】按鈕，以創(chuàng)建分類文檔的 主文檔。此時(shí)，【郵件合并幫助器】對(duì)話框的【主文檔】區(qū)將顯示 合并的類型和主文檔的名稱，還增加了一個(gè)【編輯】按鈕，如圖7-18所示。
word 創(chuàng)建郵件及合并主文檔 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/200581703756727.gif">
    （7）如果要把主文檔還原為原來的普通文檔，可以單擊【創(chuàng)建】 按鈕，在彈出的菜單中選擇【還原為普通Word 文檔】。
    （8）如果要編輯主文檔，單擊【編輯】按鈕，從彈出的菜單中 選擇合并的主文檔名稱，打開主文檔進(jìn)行編輯。