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Word中用好表格的選擇性錄入

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2006-06-10
歲末,每個(gè)辦公室都少不了上報(bào)一些報(bào)表什么的,年年如此。故如何高效率地、正確地輸入變成了大家追求的目標(biāo)。在一些表格的項(xiàng)目中一定會(huì)有非此即彼的輸入項(xiàng),如果將這些項(xiàng)目設(shè)計(jì)成下拉列表就會(huì)大大提高輸入的速度和正確性,今天筆者就和大家一起來探討一下這方面的技巧。


  一、 在Word中設(shè)置“下拉型窗體域”,實(shí)現(xiàn)表格的選擇性錄入方式


  在這里我們還是舉個(gè)例子來說明我們的設(shè)計(jì)思路吧! 比如,要上報(bào)一份“2003年計(jì)算中心上機(jī)情況統(tǒng)計(jì)表”,在這個(gè)表格中如職稱、上機(jī)課程等幾項(xiàng)是要反復(fù)重復(fù)輸入的,那不妨將它設(shè)置成選擇性下拉列表式輸入方式,只要一點(diǎn)單元格,就會(huì)出現(xiàn)一個(gè)下拉列表,在列表中選擇要輸入的項(xiàng)就可以了。如圖1所示為此表的一部分。

Word中用好表格的選擇性錄入

圖1 2003年計(jì)算機(jī)中心上機(jī)情況匯總表



  要實(shí)現(xiàn)上面如圖所示的效果需要進(jìn)行如下設(shè)置。

  第一步:設(shè)計(jì)表格

  先打開一個(gè)Word 文檔,在其中根據(jù)需要先設(shè)計(jì)好表格?梢韵葘⒁恍┎荒苡孟吕斎氲膯卧裣刃休斎搿

  第二步:插入下拉型窗體域

  下拉型窗體域是比較常用的窗體域類型。這種類型的窗體域通常用于非此即彼的選擇場(chǎng)合。我們?cè)O(shè)計(jì)的這個(gè)表格,在“職稱、上機(jī)課程和所在院、系”中就可以使用下拉型窗體域,用戶在填寫表單時(shí)可以直接點(diǎn)擊鼠標(biāo)選定,不必進(jìn)行輸入,省去了重復(fù)輸入的麻煩。

  具體方法:將鼠標(biāo)移到指定位置,比如上機(jī)課程下面的單元格,點(diǎn)“視圖→工具欄→窗體”,彈出“窗體”工具欄,點(diǎn)“下拉型窗體域”按鈕,如圖2所示。

Word中用好表格的選擇性錄入

圖2 窗體工具欄



  窗體域插入后,單元格中會(huì)顯示出一個(gè)帶有灰色陰影的小方塊(在按下“窗體域底紋”按鈕的情況下才會(huì)顯示陰影)。窗體域底紋只在屏幕上顯示,用于提醒用戶該域的具體位置,并不會(huì)被打印出來。雙擊插入的窗體域,系統(tǒng)彈出“下拉型窗體域選項(xiàng)”對(duì)話框。在“下拉項(xiàng)”的框格內(nèi)添加下拉菜單中的選項(xiàng)。添加的步驟是:首先在“下拉項(xiàng)”項(xiàng)目中輸入需要添加的第一個(gè)列表項(xiàng),并單擊“添加”按鈕(或按回車鍵),然后依次輸入其余列表項(xiàng)。所有列表項(xiàng)添加完畢后,可以通過向上↑、向下↓這2個(gè)“移動(dòng)”按鈕改變列表項(xiàng)的排列順序。選中“啟用下拉列表”項(xiàng),點(diǎn)“確定”按鈕即可,如圖3所示。

  這樣一個(gè)單元格的下拉型窗體域就設(shè)置好了,下面的單元格就可以采用復(fù)制、粘貼的方法來完成。依次類推,完成其他項(xiàng)的域插入工作。

  第三步:保護(hù)窗體

  下拉型窗體域插入完成之后,單擊“窗體”工具欄上的小鎖狀的“保護(hù)窗體”按鈕,這樣除了含有窗體域的單元格外,表格的其他地方都無法進(jìn)行修改。此時(shí)用鼠標(biāo)單擊任一窗體域單元格,在單元格的右側(cè)會(huì)出現(xiàn)一個(gè)下拉三角圖標(biāo),點(diǎn)擊該圖標(biāo)會(huì)彈出下拉列表,在其中選擇即可。全部選擇好后,再點(diǎn)“保護(hù)窗體”按鈕即可解除鎖定。


  二、在Excel中設(shè)置“有效性”,實(shí)現(xiàn)表格的選擇性錄入方式


  還是上面列舉的那個(gè)例子吧。在Excel 中可不能在玩兒窗體域了,得換個(gè)方法才行。

Word中用好表格的選擇性錄入

圖3設(shè)計(jì)下拉項(xiàng)



Word中用好表格的選擇性錄入

圖4 設(shè)計(jì)表格大體輪廓



  先在Excel工作表中設(shè)計(jì)好表格的大體輪廓,再在任意一列中輸入要在下拉列表中所顯示的內(nèi)容;選定要使用選擇性輸入的區(qū)域,如圖4所示。

  再點(diǎn)“數(shù)據(jù)”菜單中的“有效性”命令,在“數(shù)據(jù)有效性”窗體中的選“設(shè)置”選項(xiàng)卡,在“允許”欄中選擇“序列”;在“來源”欄中輸入序列來源的單元格絕對(duì)地址或點(diǎn)“來源”欄中右側(cè)的隱藏窗體按鈕,再用鼠標(biāo)選定上面提前輸入好的要在下拉列表中所顯示的內(nèi)容單元格,最后單擊“確定”返回,如圖5所示。

Word中用好表格的選擇性錄入

圖5 數(shù)據(jù)來源設(shè)置



  此時(shí)只要用鼠標(biāo)點(diǎn)中區(qū)域中的任一單元格,都會(huì)在單元格的旁邊出現(xiàn)一個(gè)下拉箭頭,單擊箭頭,會(huì)顯示出所有的設(shè)置序列,我們只要從中單擊所需的項(xiàng)目即可完成錄入,如圖6所示。

Word中用好表格的選擇性錄入

圖6 項(xiàng)目錄入



  上面說到的兩種在Word和Excel中實(shí)現(xiàn)選擇性錄入的方法是不是省事多了?快試試吧
 

 

 
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