數(shù)據(jù)庫管理是企業(yè)信息管理的重要內(nèi)容。不過數(shù)據(jù)庫管理人員不得不面對(duì)這樣一個(gè)現(xiàn)實(shí)：絕大多數(shù)企業(yè)的商業(yè)信息不是儲(chǔ)存在數(shù)據(jù)庫中，在word和Excel格式的文檔中，這無疑對(duì)信息的管理帶來極大麻煩�；诖�，微軟重新構(gòu)建了Office的文件系統(tǒng)，利用XML（EXtensible Markup Language）可擴(kuò)展標(biāo)記語言來做數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移的文件格式，使文檔具備檢索和重復(fù)利用的特性。
正象HTML一樣，可擴(kuò)展標(biāo)記語言XML也是一種標(biāo)記語言。不過，作為HTML的替代語言，它彌補(bǔ)了HTML的不足，XML結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，數(shù)據(jù)清晰可讀，且顯示樣式與數(shù)據(jù)信息是分離的，使搜索引擎能快速高效地找到所需信息。
在WORD2003中，XML文檔可通過模板創(chuàng)建，或者為一個(gè)以經(jīng)存在的WORD文檔添加XML標(biāo)記。這一過程并不比創(chuàng)建一個(gè)普通的WORD文檔復(fù)雜多少。
首先單擊菜單“視圖 | 任務(wù)窗格”，選擇其中的“XML結(jié)構(gòu)”任務(wù)窗格。
在“XML結(jié)構(gòu)”任務(wù)窗格面板中單擊“模板和加載項(xiàng)”，彈出模板和加載項(xiàng)對(duì)話框，在 XML 架構(gòu)選項(xiàng)卡中，單擊“添加架構(gòu)”按鈕。
找到已經(jīng)在Visual Studio .NET中創(chuàng)健好的XLM架構(gòu)文件（擴(kuò)展名為XSD），此時(shí)在XML任務(wù)窗格底部顯示出可以應(yīng)用的XML標(biāo)記。
單擊該標(biāo)記，由于這是應(yīng)用到本文檔的第一個(gè)元素，所以會(huì)彈出“是否應(yīng)用于整篇文檔？”的對(duì)話框，單擊第一個(gè)“應(yīng)用于整篇文檔”按鈕。
之后我們就可以為數(shù)據(jù)文本添加XML標(biāo)記了。方法是選擇需要添加標(biāo)記的文字，再單擊相應(yīng)的標(biāo)記。
重復(fù)上一步驟，直至所有需要數(shù)據(jù)信息被XML元素標(biāo)記出來。
最后，保存文檔為XML格式，如果同時(shí)選中“僅保存數(shù)據(jù)”，則可以將數(shù)據(jù)保存起來，其它無關(guān)的文字信息則被忽略。
保存好的XML文檔可以用瀏覽器或?qū)懽职宕蜷_，其中的數(shù)據(jù)就是我們?cè)赪ORD中用XML標(biāo)記語言標(biāo)記出來的，這樣文檔就可以輕松地和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)整合在一起，并具備了檢索和重復(fù)利用的特性。