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實(shí)驗(yàn)室遠(yuǎn)程評審準(zhǔn)備要點(diǎn)解析

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2022-05-26
核心提示:由于全球范圍內(nèi)新冠肺炎疫情的擴(kuò)散,各國為了避免人員出行帶來感染和傳播新冠病毒的可能,紛紛出臺了限制人員出行的政策。因此,
由于全球范圍內(nèi)新冠肺炎疫情的擴(kuò)散,各國為了避免人員出行帶來感染和傳播新冠病毒的可能,紛紛出臺了限制人員出行的政策。因此,國內(nèi)外認(rèn)證認(rèn)可機(jī)構(gòu)陸續(xù)出臺遠(yuǎn)程評審的指導(dǎo)文件和要求,評審組和實(shí)驗(yàn)室借助信息和通信技術(shù),搭建遠(yuǎn)程評審平臺,采用遠(yuǎn)程評審的方式達(dá)到評審效果。本文從實(shí)驗(yàn)室的角度討論做好遠(yuǎn)程評審應(yīng)進(jìn)行的區(qū)別于現(xiàn)場評審的準(zhǔn)備工作以及如何保證評審的有效進(jìn)行。

一、成立評審會(huì)務(wù)組


實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部應(yīng)組建評審會(huì)務(wù)組,根據(jù)認(rèn)證認(rèn)可機(jī)構(gòu)和評審組的計(jì)劃做出實(shí)驗(yàn)室評審策劃,對評審時(shí)間、評審順序、評審方式等內(nèi)容做出詳細(xì)說明,并負(fù)責(zé)根據(jù)策劃組織實(shí)施。

 

評審會(huì)務(wù)組應(yīng)詳細(xì)閱讀評審機(jī)構(gòu)發(fā)布的遠(yuǎn)程評審指導(dǎo)文件和要求。通常該文件會(huì)寫明評審需要準(zhǔn)備的信息和通信技術(shù)(簡稱ICT)。應(yīng)用ICT技術(shù)來收集、存儲、檢索、處理、分析和發(fā)送信息,包括軟件和硬件,如智能手機(jī)、手持設(shè)備、筆記本電腦、臺式電腦、無人機(jī)、攝像機(jī)、可穿戴技術(shù)、人工智能等[1]。實(shí)驗(yàn)室和檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)應(yīng)與評審組在評審正式開始前共同確認(rèn)所使用的ICT技術(shù)以及ICT技術(shù)所使用的范圍,并將其列入評審計(jì)劃。 

二、ICT技術(shù)的準(zhǔn)備

應(yīng)用ICT技術(shù)是現(xiàn)場評審和遠(yuǎn)程評審的主要區(qū)別之一,也是實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程評審的必備資源,ICT技術(shù)的使用直接影響了遠(yuǎn)程評審的效率和有效性。實(shí)驗(yàn)室準(zhǔn)備的ICT技術(shù)應(yīng)能保證評審工作的有效性、安全性、可靠性、流暢性、機(jī)動(dòng)性。由于評審時(shí)間相對固定且集中,所以應(yīng)做好與評審相關(guān)的應(yīng)急處理措施,最大程度地保證評審按規(guī)定時(shí)間有效完成。

三、實(shí)驗(yàn)室的準(zhǔn)備工作


1.會(huì)議平臺


實(shí)驗(yàn)室應(yīng)準(zhǔn)備基本的交流、溝通平臺,借助軟件和硬件使用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)滿足評審方與實(shí)驗(yàn)室間的首次會(huì)議、末次會(huì)議以及評審過程中的交流,應(yīng)評估評審組所在地理位置,選擇合適的會(huì)議平臺,如互聯(lián)網(wǎng)會(huì)議軟件、即時(shí)通訊軟件、電話等,特別對于處在國外地區(qū)的評審專家應(yīng)提前評估軟件的連通性,必要時(shí)可組織各參與方進(jìn)行預(yù)評審網(wǎng)絡(luò)調(diào)試會(huì)。


 2.文件準(zhǔn)備和傳輸工具


與現(xiàn)場評審相同,評審專家需要抽查實(shí)驗(yàn)室運(yùn)行記錄和相關(guān)證明文件。不同的是,遠(yuǎn)程評審要求實(shí)驗(yàn)室在評審前或評審時(shí)將相關(guān)材料轉(zhuǎn)化為電子版,經(jīng)過互聯(lián)網(wǎng)傳輸給評審專家進(jìn)行審查。該項(xiàng)工作需要準(zhǔn)備快速掃描設(shè)備,滿足掃描大量紙質(zhì)文檔的需求。電子文檔應(yīng)字體清晰易讀、體積大小格式易于傳輸,否則應(yīng)對文檔進(jìn)行批量縮小文件體積、調(diào)正、調(diào)色、去除底紋等操作。而傳輸工具可選擇會(huì)議平臺的文件傳輸功能(但一般都有限制),或者使用郵箱、FTP(或FTPS)服務(wù)器、網(wǎng)盤、LIMS系統(tǒng)等方式,選擇時(shí)應(yīng)考慮評審雙方當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境,選擇及時(shí)高效、安全可控的傳輸方式。


 3.實(shí)時(shí)視頻系統(tǒng) [2]


由于評審現(xiàn)場往往有見證試驗(yàn)的需求,要求具備機(jī)動(dòng)性較高的實(shí)時(shí)視頻系統(tǒng)(LSV),使評審方能夠清晰地觀察到試驗(yàn)現(xiàn)場的全貌、試驗(yàn)儀器設(shè)備、儀器設(shè)備的校準(zhǔn)標(biāo)識、屏幕顯示(特別應(yīng)注意屏幕的背光顯示問題)、原始記錄數(shù)據(jù)等,這是對現(xiàn)場評審要求最高的準(zhǔn)備工作之一。有條件時(shí)應(yīng)至少布置兩個(gè)攝像機(jī)位,一個(gè)用于拍攝整體試驗(yàn)現(xiàn)場的全貌,另一個(gè)根據(jù)評審老師的要求拍攝具體試驗(yàn)操作區(qū)域或顯示屏數(shù)據(jù)。攝像設(shè)備應(yīng)最大程度地保證在移動(dòng)時(shí)和靜止時(shí)畫面流暢、清晰、穩(wěn)定、不變形、不模糊,雙方聲音清晰、連續(xù)、穩(wěn)定、無回音、無噪音或低噪音,應(yīng)特別注意開啟多臺終端時(shí)的實(shí)時(shí)視頻系統(tǒng)產(chǎn)生的回音效應(yīng)。很多實(shí)驗(yàn)室都會(huì)選擇智能手機(jī)作為攝像設(shè)備,但是手持手機(jī)時(shí)會(huì)出現(xiàn)不同程度的晃動(dòng)、模糊以及因光線問題引起的圖像曝光不足,這些現(xiàn)象對遠(yuǎn)程評審的效果大打折扣,因此有條件時(shí)應(yīng)搭配合適的輔助設(shè)備,如手持?jǐn)z像機(jī)穩(wěn)定器、降噪耳機(jī)、補(bǔ)光燈等設(shè)備,攝像設(shè)備在布置上應(yīng)盡量接近現(xiàn)場評審時(shí)的目視效果。


 4.網(wǎng)絡(luò)


 網(wǎng)絡(luò)是評審組和實(shí)驗(yàn)室聯(lián)系、溝通、實(shí)施評審的主要媒介,若想保障評審全程的連通性應(yīng)提前做好調(diào)試和冗余方案。評審時(shí)實(shí)驗(yàn)室一般使用公司的網(wǎng)絡(luò)即可,應(yīng)盡量使用技術(shù)或人為手段限制公司其他網(wǎng)絡(luò)終端大量占用網(wǎng)絡(luò)資源,為評審工作提供綠色通道。 


為了做好冗余方案,在配置網(wǎng)絡(luò)時(shí)應(yīng)考慮準(zhǔn)備不同網(wǎng)絡(luò)線路和網(wǎng)絡(luò)覆蓋方式,以應(yīng)對網(wǎng)絡(luò)堵塞導(dǎo)致不能達(dá)到評審效果的情況。網(wǎng)絡(luò)應(yīng)覆蓋到評審需要的場地,滿足首末次會(huì)議、實(shí)驗(yàn)室參觀、目擊試驗(yàn)等不同場地的網(wǎng)絡(luò)需求。使用有線網(wǎng)絡(luò)覆蓋技術(shù)時(shí),應(yīng)提前確定網(wǎng)絡(luò)接口牢固可靠,網(wǎng)線布線方式不要對試驗(yàn)場地造成影響。使用無線網(wǎng)絡(luò)覆蓋技術(shù)時(shí),還應(yīng)注意兩個(gè)或多個(gè)無線信號發(fā)射器的覆蓋范圍重疊時(shí),可能出現(xiàn)不能自動(dòng)切換到最優(yōu)無線信號發(fā)射器而導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)信號變差的情況,應(yīng)采取措施保證始終連接到信號強(qiáng)度最優(yōu)的無線信號發(fā)射器,從而保證無線網(wǎng)絡(luò)連接質(zhì)量。


在評審前應(yīng)統(tǒng)一確定最終的網(wǎng)絡(luò)使用方案,確定好主要網(wǎng)絡(luò)和備用網(wǎng)絡(luò),實(shí)驗(yàn)室應(yīng)在評審前統(tǒng)一組織相關(guān)人員對這些場地的不同網(wǎng)絡(luò)線路、不同網(wǎng)絡(luò)覆蓋方式及效果做全面的連接測試。

 

5.應(yīng)急措施

 

準(zhǔn)備應(yīng)急措施是為了在出現(xiàn)意外情況時(shí),能夠快速恢復(fù)評審,盡量減少評審中斷的時(shí)間,不因意外情況導(dǎo)致無法按時(shí)完成評審,避免浪費(fèi)評審雙方的時(shí)間。評審會(huì)務(wù)組應(yīng)提前規(guī)劃,在會(huì)議平臺、文件準(zhǔn)備和傳輸工具、文件傳輸、LSV系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)等容易出現(xiàn)故障的幾個(gè)方面做好應(yīng)急措施,保障評審過程的可靠性。


6.會(huì)務(wù)保障


要求配置一人或多人作為會(huì)務(wù)保障人員,有條件的可為每位評審專家配備一位會(huì)務(wù)保障人員,該人員應(yīng)屬于評審會(huì)務(wù)組且經(jīng)過評審協(xié)助相關(guān)的培訓(xùn),具備使用上述ICT工具以及解決突發(fā)情況的能力。不但要熟悉實(shí)驗(yàn)室評審策劃的內(nèi)容,能夠及時(shí)解決實(shí)驗(yàn)室可能出現(xiàn)的導(dǎo)致評審中斷的問題,還要能隨時(shí)解決可能出現(xiàn)的連接問題,負(fù)責(zé)及時(shí)反饋給評審會(huì)務(wù)組評審情況及啟動(dòng)備用措施。對于實(shí)驗(yàn)室規(guī)模較大,需提供大量文件供評審專家審查的,會(huì)務(wù)組還應(yīng)配備適當(dāng)數(shù)量的人員專門負(fù)責(zé)準(zhǔn)備、掃描、處理、收發(fā)文件,節(jié)省其他參加評審人員的時(shí)間。接受國外評審專家時(shí)還應(yīng)配備適當(dāng)數(shù)量的英文翻譯,并提前對其進(jìn)行評審相關(guān)的培訓(xùn)。


7.安全性保障


遠(yuǎn)程評審的所有內(nèi)容和文件都是通過網(wǎng)絡(luò)方式傳輸,根據(jù)保密性要求,應(yīng)對客戶的信息進(jìn)行保密,保護(hù)客戶和實(shí)驗(yàn)室的機(jī)密信息。如何保證遠(yuǎn)程評審中的實(shí)驗(yàn)室信息保密,以及在電子信息傳輸過程中的信息安全,現(xiàn)階段是對遠(yuǎn)程評審的一個(gè)挑戰(zhàn)[3]。通?刹捎靡韵路绞。


(1)對文件進(jìn)行加密,對常見office文檔、PDF文檔等可使用軟件的最新版本自帶的加密功能進(jìn)行加密,對較多文件也可使用壓縮軟件進(jìn)行加密后再發(fā)送,密鑰通過其他方式隨后分開發(fā)送。


(2)對文件加水印,在文檔文件、視頻文件上加唯一性水。ㄈ鐐(gè)人姓名、手機(jī)號、版權(quán)信息、用途說明等)是近年來直播教育行業(yè)常用的防盜播、防錄制、防止非法傳播的有效手段,可有效降低信息非法或意外泄露的風(fēng)險(xiǎn)。


(3)對傳輸方式加密,不使用FTP等未加密的傳輸技術(shù),優(yōu)先選用帶加密(如SSL加密)的成熟傳輸技術(shù),并對訪問用戶設(shè)定高強(qiáng)度密碼。


(4)對會(huì)議室平臺、LSV系統(tǒng)、公司網(wǎng)絡(luò)等設(shè)定訪問密碼,授權(quán)后方可訪問使用,禁止無關(guān)人員未經(jīng)授權(quán)的訪問。


(5)對于傳輸后的文件應(yīng)與評審組確認(rèn)保存方式,必要時(shí)可要求評審組在評審后刪除相關(guān)文件或簽訂保密協(xié)議。


8.監(jiān)督保障


遠(yuǎn)程評審不可避免地會(huì)對評審組獲取信息和審核內(nèi)容的客觀性產(chǎn)生影響,這也對實(shí)驗(yàn)室的誠信提出了更多要求。實(shí)驗(yàn)室應(yīng)誠實(shí)地向評審組展示實(shí)驗(yàn)室真實(shí)的體系運(yùn)行和技術(shù)能力,不得刻意隱瞞、故意造假。實(shí)驗(yàn)室和檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)應(yīng)及時(shí)提供評審組要求的遠(yuǎn)程評審所需的各類材料,并確保材料的真實(shí)性。評審會(huì)務(wù)組也應(yīng)有人員全程監(jiān)督實(shí)驗(yàn)室人員參與評審的過程。

 

遠(yuǎn)程評審作為一種新的評審方式已被國內(nèi)和國際范圍接受和推廣,整體上節(jié)省了很多資源,但實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可遠(yuǎn)程評審在我國仍是一個(gè)新生事物,對全球的認(rèn)可行業(yè)也是一個(gè)新挑戰(zhàn)。遠(yuǎn)程評審是新的發(fā)展趨勢,是科技技術(shù)的發(fā)展所帶來的應(yīng)用成果,特別是隨著5G技術(shù)和VR技術(shù)的發(fā)展和加速推廣應(yīng)用,遠(yuǎn)程評審技術(shù)的效果將得到進(jìn)一步的提升。但是,目前遠(yuǎn)程評審的效果還不是十分理想,特別是在評審有效性和信息安全方面還需要特別加強(qiáng)。若旅行政策允許,在評估感染和傳播新冠肺炎疫情的風(fēng)險(xiǎn)后,現(xiàn)場評審對于評審雙方仍然是最優(yōu)的選擇,畢竟現(xiàn)場評審時(shí)評審雙方能夠更充分地溝通交流,更大程度地達(dá)到評審的目的。


編輯:songjiajie2010

 
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