1重視原始記錄中的簽名
原始記錄一般有檢測人員、校核人員簽名。簽名意味著簽名人已對該原始記錄進(jìn)行了必要的校對或?qū)徍,是對原始記錄進(jìn)行的最后把關(guān),以便及早發(fā)現(xiàn)檢測人員檢測的失誤。對原始記錄中的任何疑點,都應(yīng)在輸入檢驗報告之前給予解決,必要時進(jìn)行復(fù)測,以確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。
2選擇合適的檢測方法
CNAS要求實驗室應(yīng)使用適合的方法和程序進(jìn)行所有檢測。
實驗室面對的是產(chǎn)品,不同的產(chǎn)品執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)不同,使用的檢測方法也不同。對于執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)明確的產(chǎn)品,直接選取標(biāo)準(zhǔn)中的檢測方法即可。
實際工作中,我們會遇到大量的非標(biāo)產(chǎn)品,尤其是委托檢驗時,需要與客戶溝通,采用滿足客戶需求并適用于所進(jìn)行的檢測的方法。
當(dāng)客戶未指定所用方法時,實驗室應(yīng)從國際、區(qū)域或國家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中發(fā)布的,或由知名的技術(shù)組織或有關(guān)科學(xué)書籍和期刊公布的,或由設(shè)備制造商指定的方法中選擇合適的檢測方法。實驗室制定的或采用的檢測方法如能滿足預(yù)期用途并經(jīng)過確認(rèn)也可使用。對于這樣的溝通一定要有記錄備查,客戶的要求與送檢樣品的任何差異,應(yīng)在檢測開始之前得到解決,并且應(yīng)得到實驗室和客戶雙方的接受。如果客戶的要求,實驗室的能力和資源無法滿足,則應(yīng)對客戶說明。
3規(guī)范記錄樣品信息
接收樣品后,不要急于檢測,要先檢查樣品狀態(tài)是否存在影響正常檢測的缺陷。對于一些封裝的樣品,無法直接觀察到缺陷的,打開封裝發(fā)現(xiàn)有缺陷時,也應(yīng)立即終止檢驗,對樣品進(jìn)行妥善處理并及時與客戶溝通。即便無缺陷,也應(yīng)在原始記錄中對樣品狀態(tài)進(jìn)行適當(dāng)描述。
4對標(biāo)準(zhǔn)的理解要準(zhǔn)確
標(biāo)準(zhǔn)是檢測工作的依據(jù),選擇正確的、現(xiàn)行有效的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢測,是不言而喻的。對標(biāo)準(zhǔn)的理解要準(zhǔn)確,就不是簡單的事了。實驗室是依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢測的,理解標(biāo)準(zhǔn)一定要準(zhǔn)確。
5有足夠的信息量
CNAS要求觀察結(jié)果、數(shù)據(jù)和計算應(yīng)在產(chǎn)生的當(dāng)時予以記錄,并要求每項檢測的記錄應(yīng)包含充分的信息,以便在可能時識別不確定度的影響因素,并確保該檢測在盡可能接近原條件的情況下能夠重復(fù)。
檢測人員每個實測原始數(shù)據(jù)都寫上,不得只寫諸如平均值等最終結(jié)果。文字要填寫具體內(nèi)容,不得只寫符合/不符合或合格/不合格。對原始記錄不得隨意涂改,如確系需要修改的,應(yīng)先用橫線將錯誤橫向劃去(被劃改的內(nèi)容仍應(yīng)清晰可見),再把正確值填寫在其旁邊。對記錄的所有改動都應(yīng)在劃改處有修改人的簽名或印章。
6正確進(jìn)行數(shù)據(jù)處理
一般情況下,產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)對檢測數(shù)據(jù)應(yīng)保留的小數(shù)位數(shù)或有效數(shù)字都有明確的規(guī)定,在檢測時應(yīng)嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)要求讀取數(shù)據(jù),在原始記錄中也應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行記錄。
檢測后需要進(jìn)行計算的數(shù)據(jù),若產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)有相關(guān)規(guī)定,應(yīng)按照產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行計算;若產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)中無相關(guān)規(guī)定,則應(yīng)按照GB8170《數(shù)值修約規(guī)則》的要求進(jìn)行計算。
結(jié)果判定是用檢驗所得的測定值或其計算值與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的極限值進(jìn)行比較。對檢驗結(jié)果的判定,若產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)有相關(guān)規(guī)定,應(yīng)按照產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行判定;若標(biāo)準(zhǔn)中無明確規(guī)定的,可按照GB1250《極限數(shù)值的表示方法和判定方法》進(jìn)行判定。
7不要忽視計量證書
一般標(biāo)準(zhǔn)對檢測設(shè)備都有具體精度要求,選擇檢測設(shè)備一定要滿足標(biāo)準(zhǔn)要求,并嚴(yán)格按操作規(guī)程使用儀器設(shè)備。在原始記錄中不但應(yīng)注明所使用儀器設(shè)備的名稱,還應(yīng)填寫儀器設(shè)備的唯一性編號,以免相同設(shè)備發(fā)生混淆。
CNAS要求設(shè)備在投入使用前應(yīng)進(jìn)行校準(zhǔn)或核查,還要求設(shè)備在使用前應(yīng)進(jìn)行核查和/或校準(zhǔn)。期間核查是在兩次校準(zhǔn)或檢定之間的時間內(nèi),使用適當(dāng)?shù)男:朔椒,以相適應(yīng)的核查標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢查,以確保在用設(shè)備在使用期間一直維持良好狀態(tài),并獲得最佳測量能力,證明檢測結(jié)果的置信度,增強(qiáng)實驗室對在用檢測設(shè)備保持良好狀態(tài)的自信心。
8對分包方數(shù)據(jù)的控制
分包是指實驗室在某些情況下,委托其他的實驗室為其提供檢測數(shù)據(jù)的業(yè)務(wù)活動。實驗室應(yīng)就分包方的工作對客戶負(fù)責(zé),由客戶或法定管理機(jī)構(gòu)指定的分包方除外。對由分包方完成的檢測,應(yīng)在原始記錄中予以說明,并將分包方提供的數(shù)據(jù)與原始記錄一同存檔,并在出具檢驗報告中證明。
9檢測人員應(yīng)機(jī)油資格
CNAS CL01:2018要求:實驗室管理者應(yīng)確保所有操作專門設(shè)備、從事檢測、評價結(jié)果、簽署檢測報告的人員的能力。對從事特定工作的人員,應(yīng)按要求根據(jù)相應(yīng)的教育、培訓(xùn)、經(jīng)驗和/或可證明的技能進(jìn)行資格確認(rèn)。
實驗室首先應(yīng)根據(jù)自身從事檢測工作的性質(zhì),制定不同人員的能力需求,然后按照能力需求對每個從事檢測的人員從接受教育程度、經(jīng)過的培訓(xùn)、實際工作經(jīng)歷和可證明其技能方面進(jìn)行資格確認(rèn),確認(rèn)符合條件的人員,發(fā)給其相應(yīng)崗位的資格證書。
只有具有資格證書的人員才能從事資格證書范圍內(nèi)的檢驗工作,包括原始記錄的編制。
二、實驗原始記錄審核要點
答案是:你的原始記錄的不夠規(guī)范。例如記錄中對某一實驗結(jié)果未處理或未說明就進(jìn)行下一相關(guān)實驗,這屬于邏輯問題(實際上實驗人員是看完結(jié)果后才進(jìn)行的下一實驗,只是記錄中未說明)。
為什么要審核原始記錄呢?
原因是:原始記錄是申請人或其委托人進(jìn)行了相應(yīng)的研制工作的證據(jù)性文件,也是藥品研究機(jī)構(gòu)撰寫藥品申報資料的依據(jù)。只有客觀、準(zhǔn)確、及時的記錄整個藥品研制的過程,真實地反映試驗過程和結(jié)果,研究軌跡清楚、可追溯,研究過程可重復(fù),才能證明申報資料的真實性,準(zhǔn)確性和可靠性。
原始記錄具有真實性、及時性、準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性。審核原始資料時從原始記錄著手,要求是記錄中記載的都能找到出處和去處。尤其是合成部門、制劑部門、分析部門相互配合的記錄,一定是有先后順序的,如合成部門制備的原料藥需要分析檢驗結(jié)果出來且合格后,才能送制劑部門。很多問題都是出在不同部門間送檢樣以及粘貼實驗結(jié)果的時間上。
原始記錄主要包括項目名稱、實驗名稱、實驗?zāi)康、實驗日期、實驗環(huán)境、實驗依據(jù)、實驗方案、實驗材料、實驗方法、實驗過程、實驗結(jié)果、實驗人員簽字、復(fù)核人員簽字等。
下面說一說原始記錄核查的要點和常見問題。
01
項目名稱
一般為了保密用項目代號。
舉例說明:研究過程中代碼隨意變更,不同研究組、委托研究等使用的代碼不一致。對于研究課題較多的研究單位,使用代號的應(yīng)該有代號的管理制度及相應(yīng)的文字記錄,既能起到保密作用,也可以避免出現(xiàn)差錯且可溯源。
02
實驗名稱和目的
簡寫名稱和目的。
核查其與實驗內(nèi)容是否一致。
03
實驗日期和實驗環(huán)境
按年月日順序記錄實驗日期,記錄實驗環(huán)境。
核查實驗日期和環(huán)境與實驗室溫濕度記錄是否一致(尤其是對環(huán)境要求高的實驗)。
舉例說明:因環(huán)境溫度或者濕度不合格導(dǎo)致實驗失敗,如易吸水易潮解的試劑或樣品應(yīng)該放在指定的環(huán)境中保存或使用。
04
實驗依據(jù)
參考標(biāo)準(zhǔn)或者本品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)草案,如中國藥典2015年版某品種的含量測定方法。寫清楚依據(jù)來源,首次出現(xiàn)最好粘貼文獻(xiàn)資料。
舉例說明:只寫了藥典出處,未標(biāo)明品種。
05
實驗方案
實驗前要有方案,一般要求方案需由領(lǐng)導(dǎo)審核才能執(zhí)行,方案應(yīng)該包括文獻(xiàn)調(diào)研分析及參考文獻(xiàn)、前期試驗總結(jié)、擬解決的問題、初步的實驗方法和步驟等,粘貼即可。
舉例說明:無實驗方案,直接進(jìn)行實驗,導(dǎo)致出錯率偏高。
06
實驗材料
實驗材料包括儀器、試劑、對照品信息、樣品信息、重要耗材(色譜柱)等,核查實驗材料的資質(zhì),核對儀器使用記錄、試劑批號、物料信息是否一致,重點是物料的來源、批號、含量/純度、到貨時間、效期等。
舉例說明:實驗材料書寫信息不全、儀器校驗期過期未進(jìn)行校驗、物料資質(zhì)不齊、物料的領(lǐng)用量和使用量有較大出路等。
07
實驗方法
實驗方法包括制備方法、色譜條件等實驗參數(shù),也可與實驗方案合并。
核查該方法與實驗依據(jù)中的方法是否一致。
舉例說明:無實驗方法或方法改變未標(biāo)明。
08
實驗過程
實驗過程包括流動相的配制,稀釋劑的配制,供試品的配制,實驗現(xiàn)象的記錄、測定法、存儲路徑、實驗數(shù)據(jù)的記錄等。
核查儀器使用記錄,實驗過程的邏輯順序是否合理。
舉例說明:天平的使用記錄,要求用幾次寫幾次;貯備液多次使用未標(biāo)明儲存條件;實驗過程中樣品放置條件和發(fā)生的現(xiàn)象未記錄,如氧化破壞樣品室溫避光放置24h,溶液由無色變黃色;未記錄實驗數(shù)據(jù),如水分滴定未記錄消耗卡爾費休的體積;用實驗方法代替實驗過程,未寫明具體實驗步驟等。
09
實驗結(jié)果
處理數(shù)據(jù)或圖譜,保存電子版圖譜和紙質(zhì)版圖譜,以數(shù)據(jù)或圖譜為依據(jù)計算出實驗數(shù)據(jù)(需要列出計算公式,并舉例說明),粘貼數(shù)據(jù)并騎縫簽名,根據(jù)實驗結(jié)果給出結(jié)論或者結(jié)果分析,通過計算公式核查圖譜和數(shù)據(jù)的一致性。
舉例說明:無計算公式或者計算公式與數(shù)據(jù)表中的計算不一致,數(shù)據(jù)表粘貼不牢固,數(shù)據(jù)表未騎縫簽名,沒有明確的實驗結(jié)論,熱敏紙打印的實驗數(shù)據(jù)直接粘貼等。
10
實驗人員、復(fù)核人員簽字
參與實驗的所有人簽字,最后復(fù)核人復(fù)核記錄無誤后簽字。
舉例說明:實驗人員沒有及時簽名。要加強(qiáng)復(fù)核工作,關(guān)注人員離職時原始記錄和研究工作的交接。
11
其他問題
修改問題,修改應(yīng)符合要求,在錯誤處劃一斜線,保證能看出原始內(nèi)容,修改人簽字,注明時間和原因。
記錄中不得有缺頁、多頁、不能有空白隔頁。
記錄中整體是以時間順序為基礎(chǔ)的,不得有后頁時間早于前頁。
不得使用散頁等無法控制的記錄紙書寫原始記錄。
藥品注冊研制現(xiàn)場核查是在藥品研制工作結(jié)束后進(jìn)行的,屬于事后核查,對原始記錄進(jìn)行核查,即要求申請人提供相應(yīng)的原始記錄,證明其進(jìn)行了相應(yīng)的研制工作。
原始記錄必須做到真正原始,一要能反映試驗現(xiàn)場狀態(tài)的全部信息,二要能夠再現(xiàn),具備重現(xiàn)性。這就要求在研究過程中,應(yīng)該在進(jìn)行實驗(實驗、觀察、調(diào)查或資料分析)的同時,第一時間將實驗依據(jù)、所有使用的儀器設(shè)備、物料及其量、實驗操作步驟、觀察到的試驗現(xiàn)象、測定的數(shù)據(jù)、結(jié)果記錄在試驗記錄本上;對于可以保存電子圖譜和電子數(shù)據(jù)的試驗,要及時保存在數(shù)據(jù)工作站;對于一些熱敏紙打印的實驗數(shù)據(jù)及時復(fù)印保存;電子化原始記錄應(yīng)該保證是第一手記錄,對于修改等應(yīng)該有相應(yīng)的記錄和控制。
寫了這么多,萬變不離其宗,原始記錄就是做什么寫什么,邊做邊寫,記錄實驗人員的一舉一動,點點滴滴。