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實驗室樣品管理做得好,90%的問題能避免!

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2022-09-14
核心提示:樣品管理不到位,檢測煩惱免不了!為了避免樣品混淆、發(fā)生質(zhì)量爭議,檢測機構(gòu)必須做好樣品管理工作。而對檢測人員來說,樣品的代
樣品管理不到位,檢測煩惱免不了!為了避免樣品混淆、發(fā)生質(zhì)量爭議,檢測機構(gòu)必須做好樣品管理工作。而對檢測人員來說,樣品的代表性、有效性及完整性也將直接影響到檢測結(jié)果的準確度。所以,本期我們梳理總結(jié)了樣品管理的重點和流程,希望對大家有所幫助!


| 01.樣品管理目的

| 02.樣品管理員要求

| 03.樣品管理步驟及要求


一、樣品管理目的

樣品管理是貫穿于檢驗檢測機構(gòu)整個管理體系的重要內(nèi)容。加強樣品管理對提高檢驗檢測機構(gòu)的建設(shè)和管理水平具有重要的意義。

合理科學(xué)的樣品管理,既能保證后續(xù)實驗的正常開展,又能做到樣品信息可追溯、可跟蹤,能對樣品的接收、制備、保管和處理等各個環(huán)節(jié)實施有效的質(zhì)量控制, 保證樣品的代表性、有效性和完整性。


二、樣品管理員要求


檢測機構(gòu)需要有樣品管理人員。部分領(lǐng)域如化學(xué)領(lǐng)域需要對樣品管理員進行授權(quán),其他無硬性要求的領(lǐng)域也可對樣品管理員進行授權(quán)。

1. 負責樣品的入庫、制備、發(fā)放、儲存、整理和過期清理等工作;

2. 應(yīng)當熟悉檢驗檢測機構(gòu)的承檢能力、樣品的特性和制備規(guī)程, 嚴格按標準和規(guī)程制樣、管理樣品, 并做好相關(guān)記錄;

3. 熟練使用制樣設(shè)備, 負責相關(guān)設(shè)備的維護、保養(yǎng)、送檢;

4. 負責樣品室溫度、濕度、通風等環(huán)境條件的控制, 按樣品性質(zhì)合理選擇存放方式, 盡力保持樣品性質(zhì)不變;

5. 監(jiān)督領(lǐng)取、還樣人員認真、客觀填寫樣品領(lǐng)用和返還記錄;

6. 保持樣品庫及相關(guān)設(shè)備清潔、整齊, 保持樣品擺放有序;

7. 做好防火、防盜及樣品安全、保密工作;

8. 負責過期樣品清理的申報及審批后的過期樣品清理工作。


三、樣品管理步驟及要求


1. 樣品的采集

采樣應(yīng)遵循如下原則:

(1)代表性
采樣時應(yīng)特別注意克服和消除各種因素的影響,使樣品最大限度地接近總體情況,保證樣品對總體有充分的代表性。

(2)可獲性
某些情況下,樣品可能不具備代表性,而是由其可獲性所決定。

(3)公正性
采樣必須保證公正,由具有資格的人員(接受過采樣培訓(xùn)且考核合格的人員)進行。必要時在現(xiàn)場與受檢單位陪同人員一起簽封,并做好現(xiàn)場采樣記錄。填寫樣品采集記錄表,雙方簽字確認。

2. 樣品的接收

(1)填寫委托書

無論抽檢還是送檢樣品首先應(yīng)由委托方填寫“樣品檢驗委托書“,一般委托書一式二份,一份留檢驗機構(gòu)存檔,一份交委托方作為領(lǐng)取報告憑證。

(2)審核委托書
接收人員應(yīng)審核樣品檢驗委托書填寫是否規(guī)范,手續(xù)是否齊備,資料是否完整,標準引用是否正確、適宜 。

(3)核查樣品
樣品應(yīng)與“樣品檢驗委托書”填寫內(nèi)容一致。樣品包裝應(yīng)完好,如不完好應(yīng)有文字記錄。送檢樣品數(shù)量應(yīng)符合檢驗、復(fù)驗、仲裁的要求,如送檢樣品僅為檢驗樣品應(yīng)有文字說明。

(4)正式受理

樣品接收人員在“樣品檢驗委托書”上簽字并承諾出具報告日期。

3. 樣品的編號

為保證檢驗樣品溯源,原則上一份樣品給予一個唯一性編號。對于同一事件的若干樣品可視為一份樣品給予一個編號。樣品編號可由年份、樣品類別代碼和樣品序號組成(或者其他的適合實驗室的編號)。為保證樣品編號的唯一性,一般由樣品接收部門負責統(tǒng)一編制,或者有LIMS的實驗室可以由系統(tǒng)生成。

4. 樣品的識別

樣品的識別包括唯一性編號(樣品受理編號)和樣品不同試驗狀態(tài)(未檢 、在檢 、檢畢 、留樣)標識。對檢畢樣品應(yīng)有“檢畢”、“合格”、“不合格”標識。對于多個包裝的同一樣品應(yīng)在樣品受理編號后面加橫杠和數(shù)字加以細分識別,以確保每個包裝的唯一性。樣品管理員負責將樣品的識別標簽逐一貼在樣品上。

5. 樣品的流轉(zhuǎn)

樣品受理后 ,由業(yè)務(wù)人員根據(jù)客戶“樣品檢驗委托書”中的要求 ,向檢測部門(人員)下達“樣品檢驗交接單”,并通知檢測室樣品管理員取待檢樣品。檢測室樣品管理員在交接時應(yīng)核查樣品狀況并在“樣品檢驗交接單”上簽收認可。樣品傳遞到檢測室后由檢測室樣品管理員統(tǒng)一登記。未檢、在檢、檢畢樣品應(yīng)分別存放。檢測員領(lǐng)取樣品作試驗時,樣品識別號不得改變 。樣品在流轉(zhuǎn)和檢測過程中應(yīng)加以防護,避免受到非檢測性損壞或丟失。

6. 分包樣品的管理

對外提供給分包實驗室的樣品 ,在交付前應(yīng)檢查樣品完好性,交付分包實驗室的樣品應(yīng)有對方接收憑證 。分包管理部門應(yīng)做好分包樣品的登記工作。分包方應(yīng)有保護樣品完整性的措施,做好樣品的標記和保管。

7. 樣品的貯存 、保管

樣品貯存、保管應(yīng)設(shè)有專門的樣品室并配備合適的設(shè)施 。樣品室由樣品管理員專人負責,限制出入。樣品貯存環(huán)境應(yīng)安全,無腐蝕,清潔干燥且通風良好,有溫濕度監(jiān)控。對要求在特殊環(huán)境條件下貯存的樣品,應(yīng)嚴格控制環(huán)境條件,環(huán)境條件應(yīng)定期加以記錄。留樣應(yīng)按照規(guī)定數(shù)量、品種執(zhí)行,以備復(fù)檢 、仲裁用。腐蝕性、易燃、易爆和有毒的危險樣品應(yīng)隔離存放 ,做出明顯標記。樣品管理員要對 留樣樣品認真進行驗收登記,不同性質(zhì)的樣品分類保存。


對于檢測周期較長的樣品,需特別注意,比如需要15天或者更長時間的檢測項目,要確保放置樣品的室內(nèi)衛(wèi)生,要有防火等措施,需要密封保存的樣品,比如需要錫紙包裝的,還有需要在恒溫恒濕條件下的,都要嚴格按照實驗室要求的條件進行存放。

需要余樣退回的樣品,也要特別注意,要盡量用原包裝保存,另外客戶需要自取樣品,一般不能進入樣品房,放在接樣處等待。

不管檢測樣品客戶要還是不要,一般在出完報告后要保留至少一個月,并確認客戶允許實驗室對剩余樣品進行處理。


8. 樣品的處理

報告發(fā)出后留樣樣品留樣期不得少于報告投訴反饋時間 ,對超標樣品和特殊樣品如有必要可重點延長留樣期,檢畢樣品處理分以下幾種處理方式:

(1)客戶要求領(lǐng)回的樣品,在留樣期滿后 ,客戶可領(lǐng)回?蛻纛I(lǐng)回樣品時,領(lǐng)樣員需憑“樣品檢驗委托書”到樣品室,由樣品管理員辦理退樣手續(xù)。客戶需提前(留樣期內(nèi))領(lǐng)回樣品時,應(yīng)在樣品檢驗委托書上簽注“對本檢測報告無異議”之后 ,方可由樣品管理員辦理退樣手續(xù);

(2)對留樣期已過的客戶委托處理樣品 ,應(yīng)按客戶填寫的要求處理。必須監(jiān)護處理的樣品,樣品管理員必須按規(guī)定辦法監(jiān)護處理,防止污染環(huán)境及造成危害,監(jiān)護處理應(yīng)有記錄。

9. 樣品的保密

對委托方的樣品、數(shù)據(jù) 、資料和有關(guān)信息進行嚴格的保密。

文章(文字)來源:實驗室GB檢測技術(shù)。 
編輯:songjiajie2010

 
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