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出國參展前奏曲

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2020-03-19  來源:中國展覽學院
核心提示:出國參展是經(jīng)貿(mào)活動的重要內(nèi)容,要想成功參展,前期準備至關重要。在此,本刊特將赴國外參展的有關準備工作分幾部分提供給讀者,以供參考。
   出國參展是經(jīng)貿(mào)活動的重要內(nèi)容,要想成功參展,前期準備至關重要。在此,本刊特將赴國外參展的有關準備工作分幾部分提供給讀者,以供參考。
 
  一、 參展人員出國手續(xù)的辦理
 
  一般,持因公護照人員由組展公司統(tǒng)一辦理簽證,參展企業(yè)可根據(jù)組展公司提供的外經(jīng)貿(mào)部展覽批文(復印件)、出國任務通知書(原件)到當?shù)赜嘘P部門辦理出訪手續(xù)和申請參展費用,并于組展公司規(guī)定的時間前,將材料正本送抵組展公司,以便統(tǒng)一辦理簽證。
 
  簽證材料包括:
 
  a、因公護照
 
  b、出國任務確認件(正本)
 
  c、出訪人員政審批件(正本)
 
  d、光面照片(同護照上一致)
 
  e、出訪人員名片壹張
 
  f、簽證資料表格組展公司
 
  持因私護照人員在報名參展時請在報名申請表上注明,并盡快將護照資料(護照復印件)提供給組展公司。組展公司提供有關邀請函給參展企業(yè),并協(xié)助準備有關申請簽證資料,由參展人員向有關駐華使館申請簽證。博覽會正式邀請函一般在展覽會開始前20天左右寄達參展企業(yè)。
 
  申請因私簽證需提供如下個人資料:護照、簽證申請表格、邀請函、費用自理函。第一次持因私護照出國人員,需有所去簽證國家的出境卡。
 
  二、展品的包裝
 
  托運展品的包裝一般使用紙箱,特別注意選用質(zhì)量好的紙箱,且所有紙箱都必須打包,否則展品在托運過程中易出現(xiàn)損傷。展品箱內(nèi)嚴禁裝運易燃、易爆、易腐和有毒物品。如果展品出發(fā)時隨身自帶,包裝宜用行李箱,不要用紙箱或木箱,以便順利通關。
 
  運輸包裝箱上一般要刷上以下標記(英文):
 
  1、嘜頭(Marks):不同展覽所使用的嘜頭不同,具體根據(jù)展覽項目而定,組展公司會另行通知;
 
  2、展覽名稱(Exhibition);
 
  3、參展企業(yè)名稱(Exhibitors);
 
  4、參展企業(yè)攤位號(或編號)和箱號:根據(jù)組展公司安排給各參展單位的攤位號(或編號),箱號寫在公司攤位號(或編號)的后面。例如:某公司的攤位號(或編號)為9A,第一箱為9A-1,第二箱為9A-2……依此類推。此標記一般要求寫在展品箱左上角。
 
  5、 體積(Meas.):長×寬×高(以米為單位)
 
  6、 毛重、凈重(G.W./N.W.):以公斤為單位
 
  注:攤位編號是展團自編號,只作為展品發(fā)運和制作單證之用,和實際攤位號無關。
 
  三、展品集中
 
  展品運輸時,一般組展公司基本采用指定專業(yè)公司作為展品國內(nèi)運輸代理單位的方式,由他們負責展品的國內(nèi)集中、報關和遠洋運輸工作。
 
  展品一般在展覽開始前2個月集中到組展公司指定運輸代理單位的倉庫,以便保證展品在展覽開幕前及時運到攤位上。因此,展品集中的時間不能超過組展公司規(guī)定。
 
  展品展后一般不安排回運,多由參展商自己處理。如確實需要安排回運,要及早聯(lián)系組展單位,所產(chǎn)生的費用由參展企業(yè)自己承當。
 
  四、展品運輸單證
 
  展品國內(nèi)外清關所需單證包括展品清冊、裝箱單、發(fā)票。有的國家要求提供原產(chǎn)地證(FORM A或C/O)和衛(wèi)生防疫證書。
 
  所有單證都必須蓋有公司公章和簽字,在組展公司規(guī)定時間內(nèi)將所要求的單證正本寄抵。如果展品隨身自帶,必須攜帶好全套以上單證,以便過海關檢查時出示。
 
  五、參展人員注意事項
 
  大多數(shù)出國展組展單位制定有如下注意事項:
 
  1、一般展團實行“總團管理,分團負責”的管理責任制。各參展企業(yè)應自覺配合展團領導工作,遵守紀律和要求。
 
  2、參展人員在外護照和機票由總團統(tǒng)一保管。如果臨時需要借出,必須向總團說明合理理由,并辦理借出手續(xù),用完后立即歸還。
 
  3、展團人員在外的一切活動必須服從總團的統(tǒng)一領導和安排,不允許擅自離團活動,更不能到展團安排以外的他國活動。人員臨時外出要征得所屬單位在外負責人的同意,并向領導報告。
 
  4、遵守外事紀律,遵守所在國法律,尊重當?shù)氐娘L俗習慣,維護國家尊嚴。
 
  5、遵守博覽會的有關規(guī)章制度,不得提前撤展,按博覽會規(guī)定處理樣品;展覽期間參展人員認真做好貿(mào)易洽談工作,爭取多成交。

  六、有關資料
 
  為有效做好展覽的籌備和出展工作,參展企業(yè)要詳細閱讀下列資料:展覽會介紹和市場材料、具體籌展日程表、展品運輸詳細聯(lián)系辦法、展團在外行程計劃、攤位裝修方案等。另外,參展企業(yè)還要準備出國人員簽證資料表格、商業(yè)發(fā)票、裝箱單、展品清冊等資料。
 
  總之,充分的展前準備是成功出展的重要保障。
 
  附:參展企業(yè)參展準備工作日程表
 
  一、參展企業(yè)填寫參展申請表
 
  二、參展企業(yè)付參展定金
 
  三、送交參展企業(yè)資料  展前三個月
 
  四、了解展團出訪路線  展前兩個半月
 
  五、辦理護照等出訪手續(xù)  展前兩個月
 
  六、展品報關單證和展品集中發(fā)運  展前兩個月
 
  七、參展企業(yè)確認攤位位置和裝修方案  展前一個半月左右
 
  八、參展費余額匯入組展公司  展前一個半月
 
  九、集中護照,統(tǒng)一申請簽證  展前一個月
 
  十、展前會議  展團出發(fā)前一天或當天
 
  十一、展團出發(fā)  展前三天
 
關鍵詞: 出國參展 前期準
 
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