在全國各地,每時每刻都在舉辦著各種各樣的博覽會、訂貨會、展銷會、展覽會,對于企業(yè)來講,參展的目的有多種多樣:宣傳企業(yè)文化和經(jīng)營理念、推廣新產(chǎn)品和拓展新市場、尋求行業(yè)之間的交流與合作等。那么,企業(yè)要參展首先應考慮的問題是參展目的和參展目標,才接著考慮在什么時候、在什么地方、參加哪個展;其次,選擇展覽會的主辦單位,確認其辦展資格、信譽、品牌。正如上述一樣,展覽會也有優(yōu)質(zhì)名牌和假冒偽劣之分,為了使企業(yè)的參展權益免受侵害,就必須認真甄別主辦單位的資格、信譽、知名度,看其是否工商證照齊全、批文允許、有經(jīng)濟實力、有固定辦公地點等,才能確定其辦展身份資格的優(yōu)劣性;再次,還要通過調(diào)查展覽會的檔次、專業(yè)、規(guī)模和廣告宣傳投入力度等方面,來評估展覽會的質(zhì)量,以進一步降低企業(yè)的參展風險;最后參展企業(yè)還須對辦展的場地、收費標準和同行對參展的態(tài)度等因素加以詳細了解,以此作為對該展覽會最后的質(zhì)量評估依據(jù),決定是否報名參展。
展前需要精心策劃
01]:展位的選擇。參展的目的就是將自己的產(chǎn)品展現(xiàn)在客戶面前,吸引客戶進而達成交易。展位的選擇也是很重要的。拐角處的雙開面的展位要比單開面的展位更能吸引觀眾,費用也不會太高。先擇一個人流較大的展位比較重要,比較偏僻的展位效果則大打折扣。一般的展會商會提前發(fā)來邀請函,并附有展位平面圖,所以及早預訂展位可獲得較理想的展位。
展位的設計。展位是門面,展位的設計要醒目,要吸出觀眾的眼球,其重要的一點就是專業(yè)。最好請專業(yè)的設計公司進行設計和裝潢,但要有參展商的人員參與其中,因為他們更了解自己的行業(yè)和產(chǎn)品??展位的色彩要整體諧調(diào),不需太花哨,展位的上方貼出大幅強勢宣傳廣告噴繪畫,并配有燈光效果,讓客戶很遠就能看到。
02]樣品的擺放。把公司的拳頭產(chǎn)品擺在客戶第一眼能看到的位置,另外根據(jù)客戶對樣品的關注度及時調(diào)整樣品的位置,有時你的拳頭產(chǎn)品并非是客戶所需的,所以要根據(jù)客戶的需求進行調(diào)整。
03]樣本的設計。樣本的設計一定要精美,因為展位上的客戶較多,很多是先收集樣本回去慢慢研究。樣本是一種比較直觀的宣傳資料,設計樣本時可借鑒國外同行大公司樣本的模式,符合國際流行的式樣。
04]人員的培訓。展前要對參展人員進行培訓,對外宣傳要統(tǒng)一口徑,對可能發(fā)生的意外進行提前進行模擬。比如公司的年銷售額,員工數(shù)及產(chǎn)品報價等數(shù)據(jù)要統(tǒng)一說法。人員中以銷售人員為主,但要配備技術人員,以應付演示中可能出現(xiàn)的意外,或者一些很專業(yè)的問題由技術人員來解決比較合適。參展人員統(tǒng)一著裝,配有公司標識的胸牌。
05]對手的模底。專業(yè)性的展會會有很多同行參展,所以對競爭對手要做到知己知彼,方能百戰(zhàn)不殆。展前要對同行進行全方位的摸底,包括展位的位置,展位的設計,產(chǎn)品的價格等,你可以扮作客戶去刺探軍情,但要注意不要露出馬腳。
06]客戶的邀請。展位定下來后,其中很重要的一項工作就是遍發(fā)英雄帖,邀請客戶屆時參觀你的展位。邀請函要注明展會的名稱,時間,公司的展位號,參展人員及聯(lián)系方式,順便也可附帶一下最新推出的產(chǎn)品。邀請的時間一般在展會前一個月左右。這樣做的好處有很多,首先,你告訴客戶你參展了,是在傳遞你有實力參展的信息;其次,參展商由被動的等客戶變成主動請客戶,效果更加明顯;再者,面對面的溝通要比電話或郵件溝通要容易的多;再者就是節(jié)省了出國拜訪客戶的費用。
展中的注意事項
參展前的各項細致的準備是為展會做鋪墊的,參展中與客戶的交流至關重要。細節(jié)決定成敗,在參展過程度需要注意一些細節(jié)。
01]保持斗志。參展人員除統(tǒng)一著裝和佩帶公司標識的胸牌外,需特別注重自己的形象。每個人要站立迎賓,精神抖擻,良好的精神面貌體現(xiàn)了公司的活力和蓬勃向上的氛圍。參展人員不要在展會前隨意打鬧或吃喝,不要在展位前無所事事,看書讀報,給客戶不好的印象。
膽大心細。面對光顧展位的客戶,不要膽怯,要主動打招呼,觀迎進來參觀。只要能到你展位駐足一下,起碼他還是有一定的興趣,你就應主動表示歡迎。
02]與客戶合影留念。凡來展位的客戶,都和他們合個影,并在對方的名片上標明一下。通過合影,便于你記住客戶的模樣,屆時再將相片加工一下,寫出某年某月某日與某某在某某會展合影留念,會展后將相片以郵件發(fā)給客戶,會起到比較理想的效果。
如果客戶是老客戶,你需要掌握以下兩點信息。一是詢問客戶對以前使用的產(chǎn)品有何建議,二是詢問客戶將來需要什么樣的產(chǎn)品。對于新客戶,要了解對方是廠家還是經(jīng)銷商,做到心中有數(shù),總之要多掌握一些信息。
03]與同行交換客戶資源。這里指的同行,并非指同一種產(chǎn)品的企業(yè),而是指同一類產(chǎn)品的企業(yè)。比如汽車配件類展會,參展商所經(jīng)營的品種有很大的區(qū)別,有展覽車用音響的,有展覽車用燈具的,有展覽車用座椅的等等。此類的參展既是供應方,又是需求方,客戶也許會向你求購你所不生產(chǎn)的汽車配件,因為他們不一定比你更了解國內(nèi)市場。所以,主動拜訪一下這些同行,向他們推薦你的產(chǎn)品,將樣本留給他們幾份,也向他們索取樣本。起到資源互補共享的效果。
04]謹防探子。展會上經(jīng)常會碰到同行中的探子,他們扮作客戶來套你的價格和技術甚至客戶資料,所以要保持警惕。識別探子方法有幾種,一是到同行展位去轉(zhuǎn)轉(zhuǎn),初步認識一下參展的人員,這樣他們來你們展位刺探信息時你就會有點印象了。另外,從談話中可以感覺出對方是否為探子,他只詢問一些敏感性的問題,而非其它。
05]每天的工作總結(jié)。每天參展結(jié)束后,要對當天的客戶進行歸類整理,并將談話要點記錄下來。配合合影努力記住客戶的模樣和名字。另外,根據(jù)客戶談話中所提出的需求判斷今年的產(chǎn)品流行趨勢,展后和公司決策層討論新產(chǎn)品的開發(fā)及推廣。比如展會上展出的車載液晶電視最大尺寸為17寸,而許多客戶提出是否生產(chǎn)21寸的液晶電視,這是一個潛在的市場信號。如果你捷足先登,生產(chǎn)出21寸的液晶電視,那你今年的銷量定會不錯。
展后需要及時跟進
01]客戶分類。根據(jù)展會上與客戶談判的過程及結(jié)果,將客戶分為正式客戶,潛在客戶,無效客戶。這里的正式客戶是指老客戶,根據(jù)上面提出的兩點來開展工作即可。潛在客戶即指對你的產(chǎn)品有明確的訂購意向,只需進一步跟進,確定一些細節(jié)即可訂貨的客戶。無效客戶指僅在展會留下名片,沒有進行過交流,且對方僅是收集一些資料的客戶。將展會期間的客戶記錄進行梳理,與客戶對應起來,把自己的一些設想添加進去,以備下一步工作的開展。
聯(lián)系客戶。給每位客戶發(fā)郵件,注意不要群發(fā)。郵件中體現(xiàn)出上次展會的內(nèi)容。對重點客戶要重點聯(lián)系,先聯(lián)系重點客戶,分清主次。附件中添加展會時的合影。
02]回復客戶。郵件發(fā)出去以后,陸續(xù)會收到一些回復。對這些回復要認真閱讀,掌握客戶的真實的想法,針對客戶的回信內(nèi)容及時復信。如果客戶需要就某產(chǎn)品的報價,那就專門為客戶制作報價單。不要小看一份報價單,學問大著呢。1.報價單名字,很多人只是將報價單命名為“報價單”,其實這是比較膚淺和不負責任的做法?蛻魰J為你這是一個普通的發(fā)盤,所以價格也不足為信。我的作法是報價單+客戶名字+日期,如Quotation–Microsoft-18-7-2006,不要小看多加幾個字,客戶會認為你這是專門為他做的訂價單,對里面的價格也會認真對待。另外一個優(yōu)點是你能夠快捷地找到這份報價單。2.報價單的內(nèi)容及格式也十分重要,我自己的報價單是用EXCEL做的,SHEET1為報價單,SHEET2為客戶資料。報價單頂端左側(cè)為公司的LOGO,右側(cè)為公司名稱及聯(lián)系方式。報價單包括以下項目:產(chǎn)品名稱、圖片、單價、特征、規(guī)格及包裝方式等。底端為一些條款。
03]再次跟進。如果客戶對你的產(chǎn)品及價格比較滿意,你則要誘導他訂購你的產(chǎn)品了,比如問訂購的數(shù)量,時間,交易條件等,用這些來引導客戶進入正題。如果你發(fā)了郵件,客戶沒有反應,一個禮拜后再發(fā)一封與上次有所變化的郵件。如果客戶仍舊沒有回復,你則要考慮一下客戶是否對你的產(chǎn)品不感興趣。如果頻繁的發(fā)郵件會引起客戶的反感,不妨在接下來的第三封郵件加上一條,如果貴司不希望收到此封郵件,請回復說明。
展覽項目注意事項:
展覽會已經(jīng)不是簡單意義上的展示產(chǎn)品、推銷產(chǎn)品、購買商品的場所,F(xiàn)代展覽會已經(jīng)快速發(fā)展為交流和獲得信息的中心。參加展覽會是企業(yè)整個市場拓展工作的重要組成部分,應被列為全盤市場計劃之中。在確定了參展目的后,選擇核實的展覽會是關鍵。
01]報展程序:選擇某個展覽后,與主辦單位取得聯(lián)系,對方會傳真或郵寄給您報展文件。這些文件應包括展覽會介紹資料、參展申請表格、參展費用、有關服務、展館展位圖、參展人員手冊等。
填好參展表格、返回給大會主辦者、并得以確認之后,您還要將全部或者部分展位費作為定金匯至主辦者,這樣您的展位便得到最后的確定。
02]費用預算:參展費用包括展位費、展位裝飾裝修費、展品運輸費、機票火車長途車費、市內(nèi)交通費、食宿費、必要的設備租賃費、廣告宣傳費、資料印刷費、禮品制作費、會議室租賃費等。做參展經(jīng)費預算時,還要加上總費用的10%,作為不可預見費用的支出。
03] 展臺位置:展臺的位置由主辦者全盤規(guī)劃,按照產(chǎn)品和服務的內(nèi)容、行業(yè)、地區(qū)等因素安排展臺的位置,或者是以展位費的多少來區(qū)分位置的好壞。主辦者提供的展位圖上標出了哪些位置可供選擇?傊,越早將參展申請表格遞交給大會主辦者,越容易得到好的位置。
04]標準展臺:除國內(nèi)某些大型商品定貨會仍采用面積較小的展位外,通常展覽會的展位面積為9平方米(3米X3米),成為標準展臺。大會主辦負責標準展臺的搭建并提供展示所需要的基本設施,包括三面展墻,二個能固定在展墻上的射燈,一個展桌(長1米,寬50厘米,高80厘米),二把椅子,地毯,220V5A三項電源插座一個,以及刻寫眉板文字即貴公司的名稱。無特殊要求,眉板文字是您填寫在參展表格中的單位名稱。
展覽會的標準展位中,有一種特殊的位置--位于每行展位的頂端,是最多只有兩面展墻的展位,它有兩個邊甚至三個邊可以面對觀眾行走的通道,能更多接觸到參觀者。因此,如果您越早申請參展,您越有機會向大會主辦者尋求該種展位。
05]特裝修:超過四個或者四個以上的標準展位的面積時,您可以只預定光地面積,而自行策劃、特殊裝修。特裝修則可以根據(jù)公司產(chǎn)品特點、技術特點、市場定位、展覽期間的活動安排,做出別出心裁的獨特裝修。展位的裝修 大會提供標準展位的搭建,展墻、桌椅都采用的防火材料,在做特裝修時要特別注意,如果采用的是木結(jié)構的展架和裝飾物,應涂上防火材料。
06]家俱:大多數(shù)參展商會有這樣的感受,就是一個資料桌不夠用。大會組織者、展覽場館以及展覽服務公司,可以提供桌、椅、柜子、沙發(fā)等家俱的臨時租用服務。水、電、煤氣
如果您在展覽中要有大的用電量、使用上下水、煤氣、天然氣等,您一定要在參展申請表格中加以說明、特別強調(diào),在收取一定的費用后,大會主辦者會安排、并可以提供這些服務。
07]電話:您可以申請在展覽期間租用電話線(國內(nèi)長途DDD,和國際長途IDD),但要提前向主辦單位提出,以免除不必要的加急費用。
08]物品保管:展覽期間,大會組織者對展會提供安全保障,展覽館出入口設有保安,大件展品的出入館都要登記。但目前我國展館尚缺少貴重物品保險柜租用存放服務。展覽期間人了人往,難免零亂,所以小件展品和貴重物品等應自己妥善保管。如果是特裝修的展位,不要忽略了貯藏室的設計和搭建。貯藏室可以放置公司禮品、文件、和工作人員的衣服、隨身物品等。標準展位的參展工作人員則應隨身攜帶公文箱包,用于攜帶和臨時存放小件物品、錢財?shù)取?/div>
09]:包裝箱的存放:展覽開始之前,主辦者和展覽館管理者、展覽運輸服務公司會收走包裝紙箱、包裝木箱和材料,或者指定統(tǒng)一存放的倉庫,這是為展位整潔的需要,同時也是防火安全的要求。通常,展覽結(jié)束撤館時,包裝材料會退還或自行領走。
10]展品的運輸:大會主辦者會在'參展細則'里提供展品運輸?shù)奶嶝涁撠熑说男彰褪肇浀刂罚梢园创耍瑢⒄蛊诽崆斑\往展覽所在地。另一便捷的方式是委托運輸代理,運輸代理提供門到展位到門的服務。
11] 布展和撤展:大會組織者通常會給布展留出足夠的時間,大會展覽會的布展時間為3天以上,并且可以在正常工作時間之外加班施工。在大會最后一天,觀眾清場以后即可以開始撤展。
12]清潔服務:大會免費提供參觀者通道和其他公共場地的清潔衛(wèi)生,但展位內(nèi)的清潔通常由參展單位自行負責。
13]工作證:參展人員報導時,大會主辦者會提供參展工作證,一般一個標準展位提供2-3個工作證。工作證也是通行證,在整個布展、展覽和撤展期間有效。
14]入場券:大會主辦者視展位面積的多少分配給每個參展單位一定數(shù)量的展覽入場券甚至開幕式請柬,這給您提供了聯(lián)系客戶和關系單位的機會,您可以列出名單,將入場券和名片一起寄給這些嘉賓,邀請他們前來參觀和見面。
15]會刊:每個展覽會都要出版一期展覽會會刊或參展商名錄,可免費列入每個參展單位的名稱、地址、電話、聯(lián)系人、甚至產(chǎn)品介紹,這是展覽會的重要一環(huán)而不可忽視,它是展覽會的延續(xù)。那些在展覽會上沒有看到您們的參觀這他,那些沒有來參觀該展覽會的人們,都可以在會刊中找到您們的名字。如果有足夠的展覽和宣傳經(jīng)費,在會刊上刊登廣告,其效果當然更加明顯。
16]場地廣告:除會刊宣傳外,大會主辦者和展覽館還提供室內(nèi)室外的場地廣告,包括條幅、橫幅、旗幟、氣球等。對展覽館場地熟悉、有經(jīng)驗的參展單位的展覽策劃者會最早占領有利的位置。
17]技術講座:部分展覽會還同期舉辦技術講座和研討會,除大會特別要請的專題報告講座外,參展商也可以要求在期間舉辦一場或者多場講座。這是向各界來訪者推薦新產(chǎn)品和新服務的一種很好的形式,這些有備而來的參加者,費普通聽眾,而是專業(yè)人士,這是您發(fā)展用戶的良好機會。通常,在交納規(guī)定的費用后,大會主辦者提供會議室和基本的會議設備。特殊的會議設備,您可以預先甚至臨時租用。請繼續(xù)看下段文字。舉辦活動及租用會議設備
為了吸引觀眾,參展商可以在展位內(nèi)舉辦小型活動,如小型產(chǎn)品講座,技術講座,有獎活動,發(fā)送小紀念品,甚至新穎的文藝演出。總之,應在有限的時間、場地和經(jīng)費預算內(nèi)達到最好的宣傳效果。這些活動所需要的設備,包括上述會議、技術講座所需要的設備,如聲像設備的大屏幕電視、電視墻、音響、舞臺燈光、電視、錄像機、VCD、DVD等。
18]參展人員的選用:選用了合適的參展人員,便能得到更佳的參展效果、更好的銷售業(yè)績。參展人員應具備以下基本條件:對公司的產(chǎn)品和技術有較深入的專業(yè)知識;自信、適應能力強;性格外向,易于與各種人交談;有參展經(jīng)驗;身體健康,樂于出差。著裝 除日用消費品、食品的展銷活動、娛樂性展示活動和產(chǎn)品促銷活動的需要外,展覽會期間應穿著正式服裝。首先,在展位里您是公司的發(fā)言人,代表的是公司的形象,另一方面也是對參觀者的尊重。如果能配合展臺的搭建和公司顏色統(tǒng)一著裝,則效果會不同凡響。 19]食宿:如果您對展覽所在的城市不熟悉,您可以住宿在大會推薦的招待所、賓館和飯店。大會組織者推薦的住所通常是距離展館較近,來往展館交通方便并且價格適中。通常情況,大會會安排展覽期間的午餐供應。
20]展覽資料的準備:參加展覽會之前您要準備足夠的宣傳資料,包括名片、產(chǎn)品介紹、公司介紹、產(chǎn)品價格清單,其使用量往往會超過您的預料,所以要做好充分的準備工作。會后的聯(lián)系
展會期間,參觀者只是對您有了粗淺的認識,真正的生意往往會來自于會后。展覽會雖結(jié)束,生意則剛剛開始。所以切記兩點:一、展會期間的用戶訪談記錄;這是您的第一筆財富;二、會后資料的整理:用戶跟蹤聯(lián)系。抓住這兩條,成功就屬于您了。
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