杭州玫隆食品有限公司 姚孝祥李小梅王國慶
杭州萬泰認(rèn)證有限公司李風(fēng)度范欣柯
摘要:ERP(Enterprise Resources Planning)的管理思想是實現(xiàn)企業(yè)對(供應(yīng)商—自身—客戶)整個供應(yīng)鏈供需信息的有效管理,它借助信息化設(shè)備,快速、準(zhǔn)確地收集供應(yīng)鏈上各個環(huán)節(jié)的需求信息,并記錄各個環(huán)節(jié)上的操作數(shù)據(jù),形成強大的數(shù)據(jù)庫,方便查詢、統(tǒng)計一段時期內(nèi)的各種數(shù)據(jù),對未來需求做出預(yù)測。ERP目前被廣泛應(yīng)用于食品行業(yè),為食品安全管理體系的運行提供支持,從原料采購到分銷都要建立操作記錄,從而在食品發(fā)生問題時能查出問題的根源,采取針對性的措施解決問題,進(jìn)而建立關(guān)鍵控制點,預(yù)防類似事情再次發(fā)生。杭州玫隆食品有限公司目前在用的ERP系統(tǒng)-----一網(wǎng)烘焙,實現(xiàn)了從采購到銷售的一體化管理,詳細(xì)的記錄了各個環(huán)節(jié)上的操作數(shù)據(jù),方便、迅捷的報表查詢體系,能夠滿足HACCP體系中可追溯性的要求,使得HACCP中的可追溯性變得簡單、易行。
關(guān)鍵字:ERP、HACCP、可追溯性、一網(wǎng)烘焙
一、 HACCP體系可追溯性實際操作的難度
近幾年來,隨著食品安全事件的不斷曝光,食品安全成為全社會關(guān)注的焦點。為了讓消費者吃上放心的食品,現(xiàn)在各國都在食品企業(yè)推行HACCP(危害分析與關(guān)鍵控制點)體系。 HACCP體系是一個預(yù)防食品發(fā)生安全問題 ,監(jiān)測、控制食品危害的管理系統(tǒng)和工具 ,它被用來防止、減少、降低可能對食品安全造成的危害。食品企業(yè)要實現(xiàn)在問題發(fā)生后,迅速找出問題所在,及時采取補救措施,就必須建立最追蹤和溯源體系。
為了使產(chǎn)品具有可追溯性,在HACCP體系中,食品企業(yè)必須在各個關(guān)鍵點上進(jìn)行操作表單記錄,大量的表單將使可追溯性在實際操作中面臨以下困難:
1、手工記錄的表單容易損壞,不易長時間保存;
2、不同的人來記錄各個環(huán)節(jié)上的數(shù)據(jù),存在少記、漏記的現(xiàn)象;
3、手工表單分部門進(jìn)行存放,手工查找記錄非常困難;
4、人工進(jìn)行統(tǒng)計、分析數(shù)據(jù)容易產(chǎn)生錯誤;
5、查詢歷史記錄將耗費大量的時間。
如果某一個產(chǎn)品在分銷出去以后,發(fā)生安全問題,需要根據(jù)問題的輕重來采取處理措施,查詢手工表單記錄將耗費大量的時間,而且整個過程將會非常困難,這樣一來就會耽誤處理問題的最佳時機。ERP系統(tǒng)的實施,將會把大量的數(shù)據(jù)統(tǒng)計和分析工作教給電腦, ERP應(yīng)用在HACCP體系中可追溯上具有無可比擬的優(yōu)勢。
二、 ERP系統(tǒng)應(yīng)用到可追溯中的優(yōu)勢
隨著企業(yè)信息化的發(fā)展,越來越多的企業(yè)步入了信息化的征程,ERP系統(tǒng)也就成了企業(yè)信息化的首要選擇。ERP把企業(yè)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行整合、優(yōu)化進(jìn)而固化、各個環(huán)節(jié)操作進(jìn)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化,這樣各個環(huán)節(jié)上記錄的數(shù)據(jù)比較準(zhǔn)確、規(guī)范。把ERP系統(tǒng)應(yīng)用在HACCP體系中的可追溯性上,將有以下優(yōu)勢:
1、電子化的表單不容易損壞,方便備份和長期保存;
2、電子化的表單實行標(biāo)準(zhǔn)化管理,少輸、漏輸信息都無法保存;
3、ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)存放在一個數(shù)據(jù)庫中,任何一臺連到數(shù)據(jù)庫的電腦都可以查到各個環(huán)節(jié)上的數(shù)據(jù);
4、用電腦進(jìn)行數(shù)據(jù)查詢,分析比較準(zhǔn)確;
5、電腦的快速定位,可以節(jié)省大量的間。
在食品安全問題上,時間是一個很關(guān)鍵的因素,追溯所用時間越短,對消費者造成的危害范圍就越小,從而給企業(yè)造成的損失也就越少。
三、 ERP在烘焙行業(yè)可追溯性方面的具體應(yīng)用
杭州玫隆食品有限公司從06年開始實施ERP系統(tǒng)——一網(wǎng)烘焙,從原料的選購、倉儲到產(chǎn)品加工生產(chǎn)直至最后的銷售,各個環(huán)節(jié)上的表單均在一網(wǎng)烘焙中完成。一網(wǎng)烘焙為每個產(chǎn)品、原料、供應(yīng)商、銷售商都建立完備的檔案,每種基礎(chǔ)資料都具有區(qū)別于其他物品的編碼,每個環(huán)節(jié)的單據(jù)都具有唯一的單據(jù)號。一旦任何一種產(chǎn)品出現(xiàn)問題,在系統(tǒng)中都能快速定位該產(chǎn)品相關(guān)的各種信息。一網(wǎng)烘焙在可追溯性上的應(yīng)用,主要通過以下幾方面實現(xiàn)的。
1、食品企業(yè)生產(chǎn)鏈
一種食品到消費者手中以前,一般要經(jīng)過以下幾個步驟:
2、一網(wǎng)烘焙在食品生產(chǎn)鏈上的應(yīng)用
2.1、供應(yīng)商檔案
合格供應(yīng)商評審表
所有原料的供應(yīng)商都要經(jīng)過評審,填寫《供應(yīng)商評審表》,評審小組認(rèn)定合格的供應(yīng)商,才在系統(tǒng)中建立供應(yīng)商檔案。供應(yīng)商檔案中記錄:供應(yīng)商編碼(唯一)、名稱、供應(yīng)原料,供應(yīng)商檔案由專人負(fù)責(zé)維護(hù)。原料沒有供應(yīng)商無法進(jìn)行入庫,這樣就從源頭上控制不合格原料進(jìn)入。
2.2、原料采購
一網(wǎng)烘焙原料檔案建立及采購處理流程
新進(jìn)原料審批單
新進(jìn)的原料均要進(jìn)行檢驗評審,填寫評審表(上圖所示),相關(guān)部門人員簽字確認(rèn)合格以后,才在一網(wǎng)烘焙中建立該原料的檔案,檔案信息包括:原料品名、編碼(唯一)、供應(yīng)商、單位、價格、貨位及具體的合格指標(biāo);A(chǔ)檔案是做任何單據(jù)的基礎(chǔ),基礎(chǔ)檔案不建立,任何單據(jù)都無法進(jìn)行,這樣就能對原料進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。
供應(yīng)商送來原料以后,倉庫人員首先進(jìn)行驗收,做《原料進(jìn)貨檢驗單》,該單據(jù)根據(jù)原料類別,設(shè)定必須的檢驗項目及一般檢驗項目,在記錄檢驗結(jié)果時,必須檢驗項目不填寫,檢驗單將無法保存。檢驗合格的產(chǎn)品做《采購收貨單》入庫到物流原料庫,《采購收貨單》需要引用《原進(jìn)貨檢驗單》,檢驗單上沒有的原料無法進(jìn)行入庫。這樣就從人為和系統(tǒng)對原料進(jìn)行雙重把關(guān),把不合格的原料擋在倉庫的大門外!恫少徥肇泦巍飞嫌涗浽系钠访、采購價格、進(jìn)貨數(shù)量、批次及入庫時間等信息。
原料是食品的最初形態(tài),原料的品質(zhì)的優(yōu)劣直接決定著產(chǎn)品質(zhì)量的好壞。源頭出現(xiàn)了問題,無論過程如何控制都于事無補,因此ERP系統(tǒng)為源頭控制加入了雙保險,盡可能的把一切潛在的安全隱患消滅在源頭上。
2.3、原料倉儲和配送
原料配送處理流程
原文下載:
《ERP在烘焙行業(yè)HACCP體系中可追溯性的應(yīng)用》在一網(wǎng)烘焙中,為物流中心建立一個總原料倉庫,每個生產(chǎn)部門有自己的原料倉庫,所有生產(chǎn)部門所需的原料由物流中心進(jìn)行統(tǒng)一配送。
倉庫實行貨位管理,每個原料存放的位置在原料屬性中設(shè)置,在系統(tǒng)中可以定期查看《貨位存貨報表》,根據(jù)貨位的使用情況進(jìn)行貨位的調(diào)整與分配,有利于提高貨位的使用率。
所有原料均實行批次管理,在一網(wǎng)烘焙中原料的批次包含兩個信息:一個是該原料的生產(chǎn)日期,一個是該原料進(jìn)入倉庫的日期,出庫遵照先進(jìn)先出的原則。在一網(wǎng)烘焙中進(jìn)行原料出庫單時,系統(tǒng)會自動加載該原料最先入庫的批次進(jìn)行出庫。一網(wǎng)烘焙還為倉庫設(shè)置物品到期警示功能,在物品保質(zhì)期的最后20天(天數(shù)可以自定義),系統(tǒng)會跳出窗口進(jìn)行警示,這樣就能及時處理這些原料,避免原料積壓甚至發(fā)生變質(zhì)。
生產(chǎn)部門計算一段時間所需的原料,在系統(tǒng)中做《領(lǐng)料申請單》,輸入申請原料的品名、數(shù)量及最遲到貨日期,物流中心接到單據(jù)后進(jìn)行發(fā)貨,做《物流配送單》。該單據(jù)引用生產(chǎn)部門的《領(lǐng)料申請單》,調(diào)整實際配送物品的名稱、數(shù)量及各個物品的批次信息。生產(chǎn)部門接到貨以后,進(jìn)行名稱和數(shù)量的驗收,驗收后做《物料入庫單》,該單據(jù)引用《物流配送單》,入庫人員可以修改收到的數(shù)量,不能修改原料的品名和批次信息,這樣就能保證原料在不同倉庫進(jìn)、出時,批次不亂。
2.4、加工、生產(chǎn)
一網(wǎng)烘焙生產(chǎn)處理流程
一網(wǎng)烘焙實施以銷定產(chǎn),成品沒有庫存。送貨人員根據(jù)配送網(wǎng)點的銷售情況,在一網(wǎng)烘焙中做《銷售訂單》,計劃接單人員對所有的訂單進(jìn)行匯整,便生成《生產(chǎn)計劃單》。根據(jù)《生產(chǎn)計劃單》上的產(chǎn)品名稱、訂貨數(shù)量及產(chǎn)品的標(biāo)準(zhǔn)配方,系統(tǒng)會自動生成一張《物料需求單》,班組人員根據(jù)此單進(jìn)行領(lǐng)料,倉庫人員引用該單生成《倉庫領(lǐng)料單》,記錄領(lǐng)料日期、原料品名、數(shù)量及批次信息。系統(tǒng)自動生成原料需求單,不但可以避免在領(lǐng)料的過程中,漏掉個別原料的情況還能促進(jìn)產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)化生產(chǎn)。
產(chǎn)品攪拌加工以后,錄入《生產(chǎn)加工單》,記錄原料從攪拌到烘烤各個環(huán)節(jié)上的數(shù)據(jù)記錄,整個生產(chǎn)過程都進(jìn)行品質(zhì)檢驗,并做《質(zhì)量跟蹤單》,記錄各項檢測指標(biāo)。檢測合格的產(chǎn)品進(jìn)行包裝,對包裝好的產(chǎn)品進(jìn)行成品檢驗,并記錄檢測結(jié)果,合格產(chǎn)品進(jìn)行入庫。過程檢驗和成品檢驗中不合格的產(chǎn)品均做次品處理,并填寫《次品處理單》,記錄導(dǎo)致次品的原因及處理結(jié)果。包裝好的產(chǎn)品做《生產(chǎn)入庫單》入庫到生產(chǎn)部成品庫,記錄入庫產(chǎn)品的品名和入庫數(shù)量,做好該單據(jù)以后,做《倉庫調(diào)撥單》,把當(dāng)日需要發(fā)貨的產(chǎn)品從生產(chǎn)部倉庫調(diào)入配銷部門倉庫,配銷部門進(jìn)行產(chǎn)品的分發(fā)及配送單據(jù)的錄入。
2.6、配送
一網(wǎng)烘焙配送處理流程
在一網(wǎng)烘焙系統(tǒng)中,為每個銷售商建立檔案,并按照地理位置劃分為不同的線路,每條線路由一個送貨員進(jìn)行產(chǎn)品配送,每個線路都有自己的線路倉庫。成品庫人員首先把實物根據(jù)訂貨數(shù)量發(fā)到各個線路,入庫到各個線路庫,并做《渠道發(fā)貨單》,在該單據(jù)上記錄發(fā)貨時間、線路名稱、產(chǎn)品編號、品名及發(fā)貨數(shù)量。送貨員把產(chǎn)品配送到各個銷售網(wǎng)點,并在系統(tǒng)中做《產(chǎn)品銷售單》,產(chǎn)品銷售單上記錄配送日期、銷售商名稱、所屬線路、產(chǎn)品編碼、名稱及數(shù)量。通過記錄成品發(fā)送到渠道及配送到銷售商的單據(jù)記錄,能夠在系統(tǒng)中很快的查出某一批次的產(chǎn)品,配送各個銷售商的記錄。
四、產(chǎn)品追溯及模擬召回
產(chǎn)品撤回追溯流程
作為食品生產(chǎn)企業(yè),除了從源頭上嚴(yán)把原料質(zhì)量關(guān),生產(chǎn)過程狠抓關(guān)鍵控制點,還要能快速對終端出現(xiàn)的問題作出反應(yīng)。在產(chǎn)品追溯的各個環(huán)節(jié)上,一網(wǎng)烘焙都有詳細(xì)的記錄,并且能把相關(guān)單據(jù)上的信息集成為報表,讓查詢更快、更方便。
在配送和成品發(fā)貨環(huán)節(jié),一網(wǎng)烘焙提供二維發(fā)貨報表,該報表統(tǒng)計某一天或某一段時間內(nèi)(時間可以自行選擇),所有產(chǎn)品或部分產(chǎn)品(產(chǎn)品可以選擇)分銷到各個渠道/網(wǎng)點的數(shù)量明細(xì)。
從配料到包裝整個生產(chǎn)過程,《產(chǎn)品加工單》記錄各個環(huán)節(jié)上的操作記錄,《質(zhì)量跟蹤單》記錄整個過程中的監(jiān)測結(jié)果及處理結(jié)果。
配料及領(lǐng)料環(huán)節(jié)ERP能夠提供物料領(lǐng)用報表,用來查詢某一班組/部門在某一時間領(lǐng)用物品的明細(xì),也可以統(tǒng)計某一物料在一段時間內(nèi)都被那些部門領(lǐng)用。原料采購和驗收環(huán)節(jié),ERP能夠提供原料進(jìn)貨明細(xì)報表,統(tǒng)計某一短時間內(nèi)某種原料采購數(shù)量、采購價格、供應(yīng)商、批次質(zhì)量檢驗結(jié)果。
2008年8月公司借助ERP系統(tǒng)進(jìn)行了產(chǎn)品召回的演習(xí),模擬接到不同銷售網(wǎng)點香辣肉松面包霉變的投訴,品控部門對霉變產(chǎn)品進(jìn)行檢測,發(fā)現(xiàn)是上面的裝飾肉松存在質(zhì)量問題。經(jīng)HACCP小組討論評估決定,召回生產(chǎn)日期為8月25號和26號的所有香辣肉松面包,并暫時生產(chǎn)該產(chǎn)品。經(jīng)查當(dāng)日的領(lǐng)料單,發(fā)現(xiàn)使用的是批次為20080803(20080723)的裝飾肉松原料所致,于是公司決定停用該批次肉松,并查詢該肉松從入庫以來配送哪些部門,立即通知這些部門停用該批次肉松。
公司有將近一千家的配銷網(wǎng)點,100多家的現(xiàn)烤門店分布在浙江、江蘇、上海、安徽等不同的區(qū)域,如果靠手工查詢的產(chǎn)品配送和原料配送記錄表,可想而知難度有多大,將耗費多長的時間。
如何迅速、有效、徹底的實現(xiàn)不安全產(chǎn)品的召回?借助于ERP的工具,這次模擬召回事件的追溯過程非常輕松。
首先查詢二位銷售商進(jìn)貨表,對配送出去的產(chǎn)品進(jìn)行追溯,時間選擇為:8月25到3月26,產(chǎn)品選擇香辣肉松面包,用了不到一分鐘時間,我們已經(jīng)查到該產(chǎn)品在各個網(wǎng)點的配送明細(xì)。
在倉庫領(lǐng)料單中,我們追溯出當(dāng)日使用的是批次為20080803(20080723)的裝飾肉松原料,由批次信息我們可以知道,該批次進(jìn)入物流倉庫時間為20080803(20080723),原料生產(chǎn)日期為2008-07-23。有了這些信息以后,我們查詢《物品出入庫報表》,倉庫選擇物流中心倉庫,因為所有原料都是從物流倉庫出庫的,時間范圍為:從入庫時間開始,截止到8月26日,單擊加載后我們就查詢出該批次原料從入庫以來,配送到各個部門的明細(xì)?梢酝ㄟ^原料的溯源,隔離封存該批次所有原料,并且向供方提出索賠要求。
通過這次演習(xí),我們感受到在索賠安全事故發(fā)生后與時間的賽跑中,ERP可謂功不可沒,也讓我們真正體會到了ERP應(yīng)用到HACCP體系追溯上的優(yōu)勢。
ERP是先進(jìn)企業(yè)管理思想與信息技術(shù)相結(jié)合的企業(yè)管理系統(tǒng),企業(yè)供應(yīng)鏈上各個環(huán)節(jié)信息采集及高度的信息集成,方便快捷的報表查詢是歷史記錄追溯性的保證。把ERP的可追溯性應(yīng)用到HACCP體系中,不僅可以在事前預(yù)防食品安全問題的發(fā)生,還可以在事后快速追溯問題的原因,并在第一時間采取針對性的措施,降低食品危害的發(fā)生,這樣就等于為食品質(zhì)量上了雙保險。信息化是未來企業(yè)發(fā)展的方向,HACCP體系是食品企業(yè)走向未來的必然選擇,把ERP可追溯性功能應(yīng)用到HACCP體系中,隨著企業(yè)的發(fā)展,兩種系統(tǒng)的不斷完善,二者功能的相互滲透會越來越深入,應(yīng)用上的相互融合會越來越完善,二者應(yīng)用上的結(jié)合將是食品企業(yè)未來發(fā)展的選擇!
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